Microsoft Office Project 2007 For LuckyTemplates Cheat Sheet

Microsoft Office Project 2007 hjelper deg med å holde prosjektene på rett spor, administrere ressursene dine og legge ut fremdriften din på nettet. Med Project 2007 kan du lage en prosjektplan, administrere dine menneskelige ressurser og stramme inn tidspunktet for et prosjekt når ting begynner å glippe. Som med alle programmer kan hurtigtaster og nyttige nettsider gjøre livet enklere.

Hvordan løse menneskelige ressurskonflikter med Microsoft Office Project 2007

Når et medlem av prosjektteamet er overallokert i ditt Microsoft Office Project 2007-prosjekt, kan du ta skritt for å løse problemet ved å bruke følgende forslag. Husk at omstendighetene rundt prosjektet avgjør om en bestemt løsning er gjennomførbar. Du kan for eksempel bare legge til ressurser hvis budsjettet ditt tillater det, og du kan øke en persons tilgjengelighet for prosjektet bare ved å sjekke med den personen – og sjefen hennes – for å være sikker på at det er i orden.

Prøv disse tipsene for å håndtere arbeidsmengden:

• Revider ressursens tilgjengelighet for prosjektet. Endre for eksempel personens tilgjengelighet fra 50 prosent til 100 prosent.

• Endre oppdrag for å ta teammedlemmet fra noen oppgaver i løpet av tidsrammen for konflikten.

• Flytt en oppgave som den overbelastede personen er tildelt til en senere dato, eller modifiser oppgavens avhengighetsforhold.

• Legg til en annen person til en oppgave som fører til at ressursen blir overbooket. Dette gjør at oppgaven kan fullføres raskere og frigjør primærpersonen tidligere.

• Erstatt den overallokerte personen med en annen på enkelte oppgaver. Prøv Ressurserstatningsveiviseren for å få hjelp med dette.

• Gjør endringer i ressursbasekalenderen for å la ressursen jobbe mer tid i løpet av en uke.

Hvordan lage en prosjektplan i Microsoft Office Project 2007

Du kan bruke prosjektveiledningen i Microsoft Office Project 2007 for å veilede deg gjennom å bygge et prosjekt. Men hvis du foretrekker å gjøre ting selv, følg denne praktiske sjekklisten for å hjelpe deg med å lage en prosjektplan:

• Skriv inn prosjektinformasjon (som startdato).

• Sett opp jobbkalenderen din.

• Lag oppgaver, skriv inn informasjon om varighet.

• Lag milepæler (oppgaver med null varighet) i prosjektet ditt.

• Organiser oppgavene dine i faser ved å bruke Projects disposisjonsstruktur.

• Etabler avhengigheter mellom oppgaver, legg til begrensninger hvis det er hensiktsmessig.

• Opprett ressurser, tilordne kostnad/sats og ressurskalenderinformasjon.

• Tilordne ressurser til oppgaver.

• Løs ressurskonflikter.

• Gjennomgå den totale varigheten og kostnadene for prosjektet, foreta justeringer om nødvendig.

• Sett en grunnlinje.

Når du har fullført disse oppgavene, er du klar til å starte prosjektet, spore fremdriften og rapportere fremdriften til ledelsen ved å bruke prosjektrapporter eller ved å skrive ut tidsplanen eller dele den på nettet.

Nyttige nettsteder for arbeid med Microsoft Office Project 2007

Når du administrerer prosjekter med Microsoft Office Project 2007, kan du alltid bruke et nyttig nettsted. Følgende liste inneholder lenker til noen nyttige prosjektledelsesorienterte nettsteder samt noen få nettsteder hvor du kan få tilgang til prosjektmaler eller tredjeparts tillegg for Project:

• Microsoft malgalleri

• Microsoft Enterprise Project Management Solutions

• allPM, International Institute for Learning, prosjektlederens hjemmeside

• American Society for the Advancement of Project Management

• International Project Management Association

• Project Management Institute

• ProjectManagement.com

Hvordan forkorte prosjekttiden med Microsoft Office Project 2007

Du anslår lengden på et prosjekt så godt du kan, men hvis Microsoft Office Project 2007-prosjektet tar lengre tid enn du forventet, kan du prøve følgende metoder for å stramme inn timingen:

• Endre avhengigheter slik at oppgaver kan starte tidligere, hvis mulig.

• Lag overlappende avhengigheter der det er hensiktsmessig.

• Reduser mengden slakk (men bli aldri kvitt alt!) på individuelle oppgaver.

• Legg til ressurser til innsatsdrevne oppgaver for å få dem ferdige tidligere.

• Vurder om prosjektet ditt kan klare seg uten visse oppgaver (for eksempel en ny Q&A-testfase eller en ledelsesgjennomgang av en pakkedesign).

• Outsource en fase av prosjektet ditt når interne menneskelige ressurser ikke kan fullføre det fordi de er opptatt med andre oppgaver.

Microsoft Office Project 2007 tastatursnarveier

Som all god programvare tilbyr Microsoft Office Project 2007 hurtigtaster for å hjelpe deg med å administrere prosjektene dine med færre tastetrykk. Snarveier du vil bruke hele tiden når du bygger og arbeider med en prosjektplan inkluderer de i følgende tabell: