Når du har en ekstern datatilkobling, kan du bruke tilkoblingsegenskapene til å peke til en annen databasetabell eller spørring. Du kan til og med skrive dine egne SQL-setninger. SQL (Structured Query Language) er språket som relasjonsdatabasesystemer (som Microsoft Access) bruker til å utføre ulike oppgaver. Du kan sende instruksjoner rett fra Excel ved å bruke SQL-setninger. Dette kan gi deg mer kontroll over dataene du trekker inn i Excel-modellen din.
Selv om en detaljert diskusjon av SQL ikke er mulig, la oss gå litt utenfor komfortsonen vår og redigere den eksterne datatilkoblingen ved å bruke en enkel SQL-setning for å hente inn et annet sett med data.
Gå til fanen Data på båndet og velg Tilkoblinger. Dette aktiverer dialogboksen Workbook Connections vist her.
Velg Egenskaper-knappen for tilkoblingen du vil endre.
Velg tilkoblingen du vil redigere, og klikk deretter på Egenskaper-knappen.
Dialogboksen Tilkoblingsegenskaper åpnes. Her kan du klikke på Definisjon-fanen.
I kategorien Definisjoner velger du SQL-kommandotypen og skriver inn SQL-setningen.
Endre kommandotype-egenskapen til SQL og skriv deretter inn SQL-setningen. I dette tilfellet kan du skrive inn:
VELG * FRA [Sales_By_Employee]
WHERE ([Market] = 'Tulsa') Denne setningen forteller Excel å hente inn alle poster fra Sales_By_Employee-tabellen der Market er lik Tulsa.
Klikk OK for å bekrefte endringene og lukke dialogboksen Tilkoblingsegenskaper.
Excel utløser umiddelbart en oppdatering av den eksterne tilkoblingen din, og henter inn de nye dataene dine.