Hvis du allerede har opprettet et dokument som du vil sende på e-post, trenger du ikke å skrive dokumentet på nytt i en melding; bare send dokumentet som et vedlegg til en e-postmelding. Du kan legge ved alle typer filer – tekstbehandlingsdokumenter, regneark, presentasjoner fra programmer som PowerPoint og så videre. Du kan til og med sende bilder eller musikk. Alle typer filer kan sendes som et vedlegg.
Den enkleste måten å sende en fil fra et Microsoft Office-program (som Microsoft Word) er å åpne den filen i Office-programmet og deretter velge Fil –> Send til.
Du kan også sende et filvedlegg rett fra Outlook ved å følge disse trinnene:
1. Klikk på Mail-knappen i navigasjonsruten (eller trykk Ctrl+Shift+I).
Innboks-skjermen åpnes og viser den innkommende e-posten din.
2. Velg Fil –> Ny –> E-postmelding (eller trykk Ctrl+N).
Skjemaet Ny melding vises.
3. Klikk på Legg ved fil-knappen i Meldingsskjema-båndet.
Dialogboksen Sett inn fil vises. Det ser ut som dialogboksen du bruker for å åpne filer i de fleste Windows-programmer, og den fungerer som dialogboksen som åpner en fil også.
4. I listen over filer klikker du på navnet på filen du vil sende.
Et ikon vises i teksten som representerer filen du har lagt ved meldingen.
5. Klikk OK.
Meldingsskjemaet ditt inneholder nå et ikon som har samme navn som filen du valgte - som betyr at filen er vedlagt. Når du sender denne e-postmeldingen, sendes en kopi av filen du valgte til mottakeren.
6. Skriv inn meldingen (hvis du har en melding å sende).
Du har kanskje ikke en melding; kanskje du bare vil sende vedlegget. Hvis det du vil si er i vedlegget, er det greit, men husk at innholdet i et vedlegg ikke vises på mottakerens skjerm før han eller hun dobbeltklikker for å åpne vedlegget.
7. Klikk på Til-knappen i meldingsskjemaet.
Dialogboksen Velg navn vises.
8. Velg et navn fra adresseboken.
Hvis navnet på personen du vil sende meldingen til ikke er på listen, kan du klikke på Avbryt-knappen og gå tilbake til meldingsskjemaet. Deretter er det bare å skrive inn personens e-postadresse i tekstboksen Til.
9. Klikk på Til-knappen i dialogboksen Velg navn.
Navnet på den valgte personen vises i boksen Meldingsmottakere i dialogboksen Velg navn.
10. Klikk OK.
Navnet på den valgte personen er nå i Til-boksen i meldingen.
11. Klikk på Emne-tekstboksen og skriv inn et emne for meldingen.
Et emne er valgfritt, men hvis du vil at noen skal lese det du sender, hjelper det å inkludere et emne.
12. Klikk på Send-knappen.
Meldingen din og dens vedlegg sendes.
En annen måte å sende et vedlegg på er å finne filen på datamaskinen din ved å velge Start –> Dokumenter, høyreklikke på filen du vil legge ved, og velge Send til fra hurtigmenyen. Denne metoden lar deg sende nesten hva som helst til hvem som helst.