Legge til et nytt navn i Outlook-kontaktmappen

En Outlook-kontaktmappe er bare så god og så grundig som informasjonen om kontakter du legger inn i den. For å plassere noen på kontaktlisten, åpne Kontakter-mappen og start med å gjøre ett av følgende:

• Klikk på Ny-knappen.

• Trykk Ctrl+N (i vinduet Kontaktmappe) eller Ctrl+Shift+C.

• Velg Fil –> Ny –> Kontakt.

Du ser kontaktskjemaet. På dette skjemaet kan du finne steder for å skrive inn omtrent alt du trenger å vite om en person (bortsett fra hans eller hennes kjærlighetsliv og hemmelige laster). Skriv inn all informasjonen du ønsker å registrere, og ha disse kjørereglene i tankene mens du går:

• Fulle navn, adresser og så videre: Selv om du kan bli fristet til å skrive inn adresser, telefonnumre, navn og så videre i tekstboksene, ikke gjør det! Klikk på Fullt navn-knappen på Generelt-fanen, for eksempel for å skrive inn et navn. Klikk på Bedrift- eller Hjem-knappen for å angi en adresse i dialogboksen Sjekk adresse. Ved å klikke på knappene og legge inn data i dialogbokser, lar du Outlook skille ut komponentdelene av navn, adresser og telefonnumre. Som sådan kan Outlook bruke navn og adresser som en kilde for masseutsendelser og masseutsendelser.

• Når du legger inn informasjon om et selskap, ikke en person, lar du feltet Fullt navn stå tomt og skriver inn selskapets navn i feltet Firma.

• Informasjon som er viktig for deg: Hvis skjemaet ikke ser ut til å ha et sted for å legge inn en bestemt type informasjon, kan du prøve å klikke på en trekantknapp og velge en ny informasjonskategori fra hurtigmenyen. Klikk på trekantknappen ved siden av Business-knappen og velg Hjem, for eksempel hvis du vil angi en hjemmeadresse i stedet for en bedriftsadresse.

• Fil som: Åpne rullegardinmenyen Fil som og velg et alternativ for å arkivere kontakten i Kontakter-mappen. Outlook kan arkivere kontakter alfabetisk etter etternavn, fornavn, firmanavn eller kombinasjoner av de tre. Velg alternativet som best beskriver hvordan du forventer å finne kontakten i Kontakter-mappen.

• Postadresser: Hvis du beholder mer enn én adresse for en kontakt, viser du adressen du vil sende e-post til og merker av for Dette er postadressen. På denne måten, i en masseutsendelse, får du brev sendt til de riktige adressene.

• E-postadresser: Du kan angi tre e-postadresser for hver kontakt. (Klikk på trekantknappen og velg E-post 2 eller E-post 3 for å angi en andre eller tredje adresse.)

• I tekstboksen Vis som viser Outlook deg hvordan Til:-linjen med e-postmeldinger vil se ut når du sender e-post til en kontakt. Som standard viser Til:-linjen kontaktens navn etterfulgt av hans eller hennes e-postadresse i parentes. Du kan imidlertid skrive inn hva du vil i tekstboksen Vis som, og hvis det å skrive inn noe annet kan hjelpe deg med å skille mellom e-postadresser, skriv inn noe annet. Skriv for eksempel inn Lydia — Personlig slik at du kan se når du sender e-post til Lydias personlige adresse, i motsetning til forretningsadressen hennes.

• Bilder: For å sette et digitalt bilde på et kontaktskjema, klikk på knappen Legg til kontaktbilde og velg et bilde i dialogboksen Legg til kontaktbilde og klikk OK.

Husk å skrive noen ord på fanen Generelt for å beskrive hvordan og hvor du møtte kontakten. Når tiden er inne for å luke ut kontakter i mappelisten for kontakter, kan det å lese beskrivelsene hjelpe deg med å avgjøre hvem som blir luket og hvem som ikke gjør det.

Når du er ferdig med å legge inn informasjon, klikker du på Lagre og lukk-knappen. Hvis du har det travelt med å legge inn kontaktinformasjon, klikker du på Lagre og Ny-knappen. Ved å klikke på denne knappen åpnes et tomt skjema slik at du kan registrere informasjon om en annen kontakt.