De fleste dumper dokumentene sine i en mappe i Dokumenter-mappen. Lagre for mange dokumenter i denne mappen, men du vil finne at det er nesten umulig å finne noe. For å gjøre det enklere å hente filer, er det lurt å lagre ulike data i forskjellige mapper, for eksempel å lagre skatterelatert informasjon i en spesiell selvangivelsesmappe eller fakturaer i en spesiell 2017-faktura-mappe.
Overlatt til sine egne enheter, selvfølgelig, vil Office 2016 muntert lagre alle filene dine i Dokumenter-mappen, så du må fortelle Office 2016 hvor du vil at den skal lagre filer.
I tillegg til å definere en standardmappe for å lagre filer, kan du også definere et standard filformat for Office 2016-programmene dine. Dette kan være spesielt nyttig hvis du trenger å dele filer med andre, for eksempel folk som fortsatt sitter fast med en eldre versjon av Microsoft Office (97/2000/XP/2003).
Til slutt, for å beskytte dataene dine (så mye som mulig) mot uunngåelige datakrasj og harddiskfeil, inkluderer Office 2016-programmer en spesiell AutoRecover-funksjon, som lagrer en midlertidig kopi av filen din med faste intervaller, for eksempel hvert tiende minutt. På den måten, hvis strømmen går, mister du bare de endringene du har gjort de siste ti minuttene og ikke alle endringene. Access tilbyr imidlertid ikke en automatisk gjenopprettingsfunksjon fordi den automatisk lagrer eventuelle endringer i dataene dine uansett.
Følg disse trinnene for å tilpasse plasseringen, formatet og autogjenopprettingsfunksjonen til et Office 2013-program:
Last inn Office 2016-programmet du vil tilpasse (som Word eller PowerPoint).
Klikk på Fil-fanen.
Klikk på Alternativer.
En dialogboks med alternativer vises.
Klikk Lagre i venstre rute.
Dialogboksen Alternativer viser ulike lagringsalternativer.
(Valgfritt) Klikk i listeboksen Lagre filer i dette formatet og velg et filformat, for eksempel 97 – 2003-formatet, for å lagre filer som er kompatible med tidligere versjoner av Office.
(Valgfritt) Klikk i tekstboksen Standard lokal filplassering og skriv inn stasjonen og mappen du vil definere som standardmappen. (Eller klikk på Bla gjennom-knappen og velg deretter en mappe.)
(Valgfritt) Merk av for Lagre autogjenopprettingsinformasjon hver, klikk i tekstboksen for minutter, og skriv inn en verdi eller klikk på pil opp/ned for å definere en verdi, for eksempel 7 minutter.
Klikk OK.