Konvertering og deling av Office 2019-filer

Når du deler en elektronisk kopi av Office 2019-arbeidet ditt, for eksempel via e- postvedlegg, er det et problem hvis mottakeren din ikke har samme applikasjon for å se det. Hvis du for eksempel sender en PowerPoint-presentasjon til en venn som ikke har PowerPoint, kan det hende han ikke kan åpne den.

Det er to grunnleggende måter å unngå problemer med inkompatibilitet: Enten skaffer mottakeren et program som kan se filene, eller avsenderen (det er deg) kan lagre filen i et format som mottakeren allerede kan se.

Hvis du skal takle problemet fra mottakersiden, er den enkleste måten å få mottakeren til å bruke den gratis nettbaserte PowerPoint-applikasjonen . (En Microsoft-konto kreves, som er gratis.) Nettbaserte versjoner av Word, Excel, PowerPoint, Outlook og OneNote er alle tilgjengelige. De er ikke like fullverdige som originalene, men de fungerer godt for visning og enkle redigeringer. Hvis du går om løsningen fra avsendersiden, finn først ut hvilke filformater eller applikasjoner mottakeren din bruker, og finn deretter et samsvarende filformat som applikasjonen din vil lagre i. Du finner filformatene som er tilgjengelige for applikasjonen din via Lagre Som dialogboks, der du kan velge en annen filtype.

For tekstfiler er Rich Text Format (.rtf) et godt valg. Det er et nesten universelt format som nesten alle tekstbehandlingsprogram kan åpne, og Word-brukere lagrer vanligvis i det formatet når de ønsker å utveksle dokumenter med noen som bruker et veldig gammelt eller uklart tekstbehandlingsprogram som ikke støtter Word-filer. Bildet nedenfor viser at RTF er valgt som filformat i Microsoft Word.

Bytte til et annet filformat kan føre til tap av noe formatering. Noen funksjoner i Office 2019-applikasjoner fungerer bare når dokumenter er lagret i programmets opprinnelige format, for eksempel utfyllingsfelt, makroer, visse typer redigerbare illustrasjoner og formateringstemaer. Det er derfor folk flest ikke lagrer i andre formater med mindre det er nødvendig.

Hvis mottakeren ikke trenger å redigere dokumentet, kan det beste alternativet være å lagre det i et spesielt format designet for skrivebeskyttet deling av utformede sider: et sidebeskrivelsesspråk . På den måten ser mottakeren siden nøyaktig slik du hadde tenkt den, uten å måtte finne og laste ned en separat visningsprogram for den spesifikke filtypen.

Office 2019 støtter to hovedspråk for sidebeskrivelse:

• PDF: Et format laget av Adobe, mye brukt over hele Internett for å distribuere dokumenter. Den kommer ikke med Windows, men en leser for dette formatet – Adobe Reader – er gratis å laste ned Adobe . De fleste nettlesere vil også vise PDF-filer.
• XPS: Et format laget av Microsoft, støttet i Windows Vista og høyere. Alle som har Windows Vista eller nyere har allerede denne fremviseren tilgjengelig.

Du kan lagre i PDF- eller XPS-format direkte fra et program. Følg disse trinnene:

Velg Fil → Lagre som, og bla deretter til ønsket lagringssted.

I dialogboksen Lagre som velger du enten PDF- eller XPS-dokument fra listen Lagre som type.

Dialogboksen endres for å vise noen ekstra kontroller.

I stedet for å følge trinn 1-2, kan du velge Fil → Eksporter → Opprett PDF/XPS-dokument → Opprett PDF/XPS.

(Valgfritt) Endre filnavnet hvis ønskelig. Som standard er det samme navn som datafilen du jobber med.

Gjør et Optimaliser for-valg.

• For dokumenter som også kan skrives ut på papir, velg Standard (standard).
• Velg Minimumsstørrelse for dokumenter som bare deles online.

Klikk Lagre.

Den lagrede filen åpnes i det opprinnelige programmet, som enten er Adobe Reader (PDF-format) eller XPS Viewer eller Internet Explorer (XPS-format).