Kontinuerlig læring fra Microsoft Project 2019-prosjekter

Ikke tenk på Microsoft Project 2019 som bare en gigantisk elektronisk gjøremålsliste; snarere er det et sofistikert verktøy som brukes til å administrere prosjekter. Og det logiske biproduktet av denne ledelsen er en fantastisk skattekiste av informasjon du kan bruke til å bli en mer dyktig prosjektbruker – og dermed en mer kompetent prosjektleder .

Etter at du har sendt det siste notatet knyttet til prosjektet og akseptert den siste kudosen eller kritikken fra sjefen din, ta deg tid til å se over Microsoft Project-planleggingen en gang til.

Gjennomgå prosjektet

Du vil ikke forstå alle aspekter av prosjektledelse under ditt første, andre eller tredje prosjekt. Men du vil bli mer komfortabel med ferdighetene dine. På samme måte vil du ikke forstå alle nyanser av Microsoft Project-planlegging på ditt første prosjekt. Du vil ikke engang avdekke alle funksjonene til Project på ditt andre prosjekt. Men gradvis, etter hvert som du mestrer inn- og utkantene ved å administrere prosjekter og bruke Project, vil du mer effektivt bruke ferdigheter i prosjektledelse og lettere absorbere informasjonen som Project genererer – og du vil raskere forstå hvordan det kan hjelpe deg med å unngå feil på fremtidige prosjekter.

Gå gjennom hvert prosjekt på slutten av hver fase og på slutten av prosjektet for å se hva du gjorde riktig og hva du gjorde galt. Så kan du bruke det du oppdager til å forbedre ferdighetene dine på neste prosjekt.

Det er en god idé å gjøre en gjennomgang på slutten av hver fase av livssyklusen, hvis det oppstår en stor risiko eller et problem, eller hvis en uforutsett betydelig endring finner sted.

Lær av dine feil

Du vet hva de sier: Hvis du ikke studerer historie, er du dømt til å gjenta det. Og å gjenta en feil er det siste du vil gjøre når du administrerer et prosjekt.

Vurder disse strategiene når du vurderer prosjektet ditt:

• Sammenlign den opprinnelige grunnlinjeplanen med den endelige faktiske aktiviteten, som vist. Selv om du opprettet midlertidige planer eller grunnplaner for å justere for drastiske endringer, se på det bredeste gapet mellom det du forventet skulle skje i den opprinnelige planen og det som skjedde. Denne strategien kan være den beste måten å se områder der du har en tendens til å undervurdere mest eller hvor endringer i prosjektets omfang forårsaket dramatiske endringer.
• Se gjennom notatene du har gjort om oppgaver for å minne deg selv på endringer eller problemer som dukket opp. Sett inn kolonnen som heter Notes i Gantt Chart-arket og les alle notatene i én omgang.
• Legg merke til hvilke ressurser som ikke leverte som lovet; hvis du klarer dem, gi dem konstruktive tilbakemeldinger. Hvis du ikke administrerer ressurser, hold notater om arbeidshastigheten og kvaliteten deres for å hjelpe deg med fremtidige oppdrag. Legg også merke til hvilke eksterne leverandører som ikke presterte som forventet (og flytt dem til bunnen av kontraktslisten).
• Vurder din egen kommunikasjon i lagrede e-poster eller notater. Finn ut om du ga teamet nok informasjon til å prestere effektivt, og om du informerte ledelsen om prosjektproblemer i tide.
• Vurder tilbakemeldinger fra sjefen din, kundene dine og andre interessenter. Bestem om noen overordnede begrensninger, for eksempel prosjektbudsjettet eller leveranser, endret seg dramatisk i løpet av prosjektet. Spør om sluttbrukerne var fornøyd med hastigheten du fullførte prosjektet og leverte det endelige produktet med. Spør om teamets ytelse fra deres perspektiv og om de vil stole på at du leder et annet lignende prosjekt.

Grunnlinje og faktiske tall.

Debrief teamet

Ingen prosjekter er provinsen til en enkelt person. Selv om ingen andre har rørt prosjektplanen, ga teamet ditt fortsatt innspill til planen via timene med aktivitet de rapporterte og informasjonen de ga deg i løpet av prosjektet.

Følg disse forslagene for å avgrense kommunikasjonsprosessen:

• Spør teammedlemmer om suksessen med faktisk aktivitetsrapportering. Sendte du e-post, planla notater eller brukte Project Web App-verktøyene, for eksempel TimeSheet, for å samle ressursinformasjon? Vurderte du å dra nytte av alle fordelene ved nettsamarbeid? Bør du gjøre det på neste prosjekt?
• Finn ut om teamet ditt vurderer kommunikasjonen din som hyppig og grundig. Delte du med ressurser for lite informasjon om prosjektet, eller oversvømmet du dem med for mye? Sendte du enkle rapporter om spesifikke aspekter ved prosjektet eller sendte du hele (tyngre) prosjektfiler? Følte ledergruppen at din rapportering om prosjektet var tilstrekkelig for deres behov? Bør du lære å dra bedre nytte av annen programvare, som Excel og Visio, som du får tilgang til via Visual Reports?

Sammenlign versjoner av et prosjekt

Prosjektledere foretrekker noen ganger å lagre nye versjoner av prosjektplaner i stedet for å jobbe med midlertidige planer. Denne tilnærmingen kan fungere, men den gjør det ikke mulig å fange opp prosjekthistorikken i en enkelt prosjektfil. Uansett – Projects Sammenlign versjoner-funksjon lar deg se forskjellene mellom to prosjektplanfiler. Disse filene kan enten være to forskjellige versjoner av planen for et enkelt prosjekt eller filer for to separate prosjekter som tilfeldigvis er like.

Du kan bruke denne metoden til å enten gjennomgå hendelser fra et fullført prosjekt eller sammenligne lignende nye prosjekter mens du bygger dem. Den ferdige sammenligningsrapporten viser prosjektforskjellene grafisk og gir en forklaring for å identifisere rapportfunksjoner.

Følg disse trinnene for å sammenligne to filer i Project:

Åpne filen du vil sammenligne.
Den aktive filen anses som gjeldende prosjekt.

Fra Rapport-fanen klikker du på Sammenlign prosjekter-knappen i Prosjektgruppen.
Dialogboksen Sammenlign prosjektversjoner vises, som vist.

Sammenligning av prosjektversjoner.

Hvis filen som skal sammenlignes ikke vises i rullegardinlisten merket Sammenlign gjeldende prosjekt (filnavn) med denne forrige versjonen, klikker du på Bla gjennom-knappen for å søke etter og velge riktig fil.
Filen du velger regnes som det forrige prosjektet.

For å sammenligne andre tabeller enn standardtabellene som vises, velg de aktuelle tabellene fra rullegardinlisten Oppgavetabell og Ressurstabell.

Klikk på OK-knappen.

Hvis du ser en melding som indikerer at du har for mange kolonner å sammenligne, klikker du OK for å fortsette.
Project kjører sammenligningen og viser sammenligningsrapporten, som vist. Sammenligningsrapporten vises i den øvre ruten, og de enkelte prosjektfilene vises i de to nedre rutene. Forklaringen til venstre beskriver symbolene i kolonnen Indikatorer i rapporten.

Sammenligning av prosjekter.

Klikk Ressurssammenligning i Vis-gruppen i kategorien Sammenlign prosjekter.
Sammenligningsrapport-ruten endres for å vise ressursinformasjon.

Klikk på Lukk sammenligning (X)-knappen i ruten Forklaring for sammenligningsrapport for å lukke ruten.
Klikk på Lagre-knappen på hurtigtilgangsverktøylinjen og navngi filen slik at neste gang du vil se denne sammenligningsrapporten, vil prosjektene og feltene allerede være satt opp.

Bygg på suksess med Microsoft Project

Selv om menneskets natur ofte får folk til å fokusere unødvendig på manglene som følger av et prosjekt, er faktum at du sannsynligvis har gjort mange ting bra. Før du begynner å planlegge et nytt prosjekt, ønsker du å lagre de positive aspektene et sted som du enkelt kan finne senere.

Lag en mal

Et alternativ for å lagre informasjon fra ditt nåværende prosjekt er å lage en mal, som ganske enkelt er en fil du lagrer som inneholder innstillingene du vil replikere. Når du åpner en mal, kan du lagre den som et prosjektdokument med et nytt navn og alle de innstillingene som allerede er innebygd.

Prosjekt inneholder egne maler for vanlige typer prosjekter, men du kan lagre ethvert prosjekt som en mal. Hvis du ofte gjentar det samme settet med oppgaver i et prosjekt – som folk i mange bransjer gjør – spar deg selv for tid til å gjenskape alle disse oppgavene.

Maler kan inneholde, i tillegg til alle oppgaver i prosjektet, noen eller alle disse typer informasjon for disse oppgavene:

• All informasjon for hver grunnlinje
• Faktiske verdier
• Priser for alle ressurser
• Faste kostnader

Du kan lagre all denne informasjonen eller bare utvalgte elementer. Hvis du for eksempel oppretter mange faste kostnader (som utstyr) og ressurser med tilhørende satser (og du bruker dem i de fleste prosjekter), kan du lagre en mal med kun faste kostnader og ressurssatser.

Følg disse trinnene for å lagre en fil som en mal:

Åpne filen du vil lagre, og velg deretter Fil → Lagre som.

I Lagre og synkroniser-ruten velger du hvor du vil lagre malen.
Du kan lagre den i SharePoint, på datamaskinen din, i skyen eller et annet sted du legger til.

Naviger til der du vil lagre malen.
Dialogboksen Lagre som vises, som vist.

Lagre en fil som en mal.

Fra rullegardinlisten Lagre som type velger du Prosjektmal (*.mpt).
Vær oppmerksom på at denne filtypen ikke vises med mindre du har satt Windows til å vise filutvidelser.

Klikk på Lagre-knappen.
Du vil bli bedt om å velge typen data du vil fjerne fra malen, for eksempel verdier for all grunnlinje, faktiske verdier og så videre. Merk av i boksene du vil lagre i malen, og klikk på Lagre.
Microsoft lagrer maler i den sentrale mappen kalt Maler.

Mestre Microsoft Project Organizer

Den fantastiske fleksible naturen til Project lar deg tilpasse mange innstillinger som tabeller, filtre, visninger og rapporter. Du kan for eksempel opprette separate tabeller med data som skal vises i visninger som inneholder arkruter. Du kan også opprette separate filtre, rapporter og kalendere. Hvis du har noen form for liv, vil du kanskje ikke bruke kvelder på å gjenskape alle disse elementene på neste prosjekt. Bruk i stedet Organizer til å kopiere dem til andre prosjektfiler.

Du kan bruke Organizer til å kopiere informasjon fra én fil til en annen fil. Det er ni faner som hjelper deg med å organisere informasjonen du kan kopiere:

• Visninger
• Rapporter
• Moduler
• Tabeller
• Filtre
• Kalendere
• Kart
• Enger
• Grupper

Hvis du vil gjøre et egendefinert element som du har opprettet i gjeldende fil tilgjengelig for bruk i alle prosjektplanfiler, bruker du Organizer til å kopiere elementet til den globale malen Global.mpt. Selv om noen elementer blir kopiert til arrangøren som standard, skader det aldri å sikre at viktige elementer lagres der.

Følg disse trinnene for å bruke Organizer:

Åpne prosjektet du vil kopiere elementer fra og prosjektet du vil kopiere elementer til.

I filen du vil kopiere til, velg Fil → Info.
Backstage-visning åpnes, og viser de generelle filvalgene.

Klikk på Organiser global mal-knappen.
Organizer-dialogboksen vises, som vist.

Organiser-dialogboksen.

Klikk på fanen for typen informasjon du vil kopiere.

I venstre kolonne klikker du på linjen du vil kopiere fra.
Som standard velger Project Global.mpt-malen for listen til venstre og filen du åpner Organizer fra for listen til høyre. Hvis du vil kopiere elementer fra en annen åpen fil i stedet, velger du den ved å klikke på rullegardinlisten under fillisten til høyre. (Avhengig av kategorien du viser, kan rullegardinlisten hete Visninger tilgjengelig i, Grupper tilgjengelig i, Rapporter tilgjengelig i, og så videre.)

Klikk på Kopier-knappen.
Elementet vises i listen til høyre.

(Valgfritt) For å gi nytt navn til et egendefinert element du har opprettet,
(a) Klikk på det i listen til høyre og klikk deretter på Gi nytt navn.
(b) Skriv inn et nytt navn i dialogboksen Gi nytt navn som vises, og klikk deretter på OK-knappen.

For å kopiere flere elementer på samme fane, gjenta trinn 5 og 6.

For å kopiere et element til en annen fane, gjenta trinn 4–8.

Når du er ferdig med å kopiere elementer fra en fil til en annen, klikker du på Lukk (X)-knappen.

Ikke gi nytt navn til standardelementer i arrangøren. Gi nytt navn til dem kan forårsake feil og funksjonsfeil, for eksempel manglende evne til å vise en bestemt visning.