Hovedforskjellen mellom Office Web Apps og Microsoft Office-programvaren er at du kjører en Office Web App gjennom et nettleservindu. Slik fungerer det: Ved å bruke nettleseren din går du til et nettsted, starter nettapplikasjonen, åpner en fil og setter i gang. Filer du jobber med blir, som selve webapplikasjonen, lagret på Internett, ikke på datamaskinen din. Alle oppgaver gjøres gjennom en nettleser.
Å ha filene dine lagret på Internett betyr at du kan jobbe med filer uansett hvor du kan koble til Internett. Du trenger ikke å være på kontoret eller hjemme eller til og med bære den bærbare datamaskinen med deg. Hvis du kan komme deg på nett, kan du komme deg på jobb. Lagring av filer på Internett gir en annen stor fordel: Du kan dele og samarbeide om filer med andre.