Som standard når en e-postmelding kommer i Outlook 2016, skjer det en haug med ting. Du hører et sus; en liten konvolutt vises i systemstatusfeltet til venstre for Windows-klokken; og et popup-skrivebordsvarsel vises med avsenderens navn, meldingens emne og teksten til meldingen.
Litt av et fyrverkeri! Men hvis du mottar mange meldinger, kan disse e-postvarslene være distraherende.
I stedet for å bli varslet når en e-postmelding kommer, kan du bare bli varslet når meldinger kommer fra bestemte personer. Du kan bare bli varslet når Universets Mester eller en annen viktig person sender deg en e-postmelding. Meldingene vises i dialogboksen Nye e-postvarsler, der du kan velge en melding og klikke på Åpne element-knappen for å lese den.
For å bli varslet i Outlook 2016 når du får meldinger fra bestemte personer, start med å slå av alle e-postvarsler:
På Fil-fanen velger du Alternativer for å åpne dialogboksen Alternativer for Outlook.
Gå til kategorien Mail.
I området Meldingsankomst fjerner du merket for alle innstillinger (Spill av en lyd, Endre musepekeren kort, Vis et konvoluttikon på oppgavelinjen, Vis et skrivebordsvarsling).
Klikk OK for å lukke dialogboksen Outlook-alternativer.
Din neste oppgave er å lage en regel slik at e-postvarsler vises når du mottar meldinger fra en bestemt person. Følg disse trinnene for å fortelle Outlook 2016 at du vil vite når du får e-postmeldinger fra en viktig person:
Finn en melding fra den viktige personen og høyreklikk på den for å vise hurtigmenyen.
På hurtigmenyen velger du Regler → Opprett regel. Dialogboksen Opprett regel vises.
Sørg for at den første avmerkingsboksen er valgt. Den viser den viktige personens navn eller e-postadresse.
Fjern merket for Emne inneholder.
Merk av for Sendt til, og fortell Office 2016 på rullegardinmenyen om du vil bli varslet når den ankommende meldingen ble sendt til flere personer eller den ankommende meldingen ble sendt til deg alene:
-
For å bli varslet når meldingen ble sendt til flere personer, velg det første alternativet på menyen (avsenderens e-postadresse)
-
For å bli varslet når meldingen bare ble sendt til deg, velg Bare meg.
Velg Vis i New Item Alert-vinduet for å liste meldingene i dialogboksen New Mail Alerts når meldinger kommer.
Velg Spill av en valgt lyd for å høre en lyd når meldinger kommer.
Klikk OK for å lukke dialogboksen Opprett regel.
Gjenta disse trinnene for hver viktig person du kjenner.
For å endre eller slette en regel, inkludert en regel om nye e-postvarsler, går du til Hjem-fanen, klikker på Regler-knappen og velger Administrer regler og varsler på knappemenyen. Velg en regel i kategorien E-postregler i dialogboksen Regler og varsler, og endre eller slett den.