Ledelsesguruer forteller oss stadig om viktigheten av godt teamarbeid og beslutningstaking. Men hvordan får du et team til å ta en beslutning når du ikke finner de fleste av teammedlemmene mesteparten av tiden? Du kan bruke Microsoft Outlook 2019 som et beslutningsverktøy hvis du benytter deg av Outlook-stemmeknappene.
Stemmegivning er en spesiell funksjon i Outlook-e-post som legger til knapper i en e-postmelding som sendes til en gruppe mennesker. Når de får meldingen og hvis de også bruker Outlook, kan mottakerne klikke på en knapp for å indikere svaret. Outlook registrerer automatisk svarene slik at du kan se hvilken vei vinden blåser på kontoret ditt.
For å legge til stemmeknapper i en e-postmelding du lager, følg disse trinnene mens du oppretter meldingen:
1. Fra Mail-modulen klikker du på Ny e-post på Hjem-fanen for å begynne å lage en ny melding.
Et nytt meldingsskjema åpnes.
2. Klikk på Alternativer-fanen på båndet og klikk deretter på knappen Bruk stemmeknapper.
En liste over foreslåtte stemmeknapper vises. De foreslåtte valgene inkluderer følgende:
- Godkjenne; Avslå
- Ja Nei
- Ja Nei Kanskje
- Tilpasset
Hvis du velger Egendefinert, åpnes dialogboksen Egenskaper. Skriv inn dine egne valg i tekstboksen Bruk stemmeknapper. Følg mønsteret til de foreslåtte valgene; bare skille alternativene med semikolon. Hvis du vil be folk om å stemme på lunsjmenyen, kan du for eksempel inkludere en rekke valg, for eksempel Pizza;burgere;salat . Ikke bruk mellomrom etter semikolon.
3. Klikk på settet med stemmeknapper du vil bruke.
Meldingen Du har lagt til stemmeknapper i denne meldingen vises nå øverst i meldingen. Hvis du imidlertid legger til dine egne tilpassede valg, må du klikke på Lukk-knappen i dialogboksen Egenskaper når du er ferdig for å gå tilbake til meldingen.
4. Klikk på Send-knappen.
Og der er du! Demokrati i aksjon! Er ikke det inspirerende? Når mottakerne får meldingen din, kan de klikke på knappen de ønsker, som vist her, og zoome inn preferansene deres til deg.
Avgi din stemme fra listen over stemmeknapper.
Når svarene kommer, vil du se hvem som valgte hva ved å se på et svars emne. Meldinger fra personer som valgte Godkjenn starter for eksempel med ordet Godkjenn; avvisningsmeldinger starter med ordet Avvis.
Du kan også få en fullstendig oppsummering av stemmen din ved å sjekke fanen Sporing på kopien av meldingen i mappen Sendte elementer. For å gjøre det, følg disse trinnene:
1. Klikk på ikonet Sendte elementer i mappelisten.
Listen over sendte meldinger vises.
2. Dobbeltklikk på meldingen du sendte for stemmer.
Meldingen du valgte åpnes.
3. Klikk på sporingsknappen.
Du ser personene du har bedt om å stemme og hvordan de stemte. Et banner øverst på sporingssiden viser stemmene.