Selv om du ikke organiserer møter og sender invitasjoner i Outlook 2013, kan du bli invitert til møter nå og da, så det er lurt å vite hvordan du svarer på en møteforespørsel hvis du får en. ("Høvelig" er et godt konsept å begynne med.)
Når du har blitt invitert til et møte, får du en spesiell e-postmelding som tilbyr disse knappene:
-
Godta: Outlook legger automatisk møtet til timeplanen din og oppretter en ny e-postmelding til personen som organiserte møtet, og forteller denne personen din avgjørelse.
-
Foreløpig: Møtet legges automatisk til i timeplanen din. En ny e-postmelding går til personen som organiserte møtet.
-
Avslå: Klarer du ikke det? Hvis du klikker på Avslå, sender Outlook en melding til møtearrangøren for å formidle de dårlige nyhetene. Det er en god form å legge til en forretningsgrunn for å forklare hvorfor du går glipp av et møte - "Beklager, jeg har en frist," i stedet for "Jeg må vaske jordvarken min" eller "Beklager, jeg planlegger å være tilregnelig den dagen."
-
Foreslå nytt tidspunkt: Hvis møtearrangøren valgte et ubeleilig tidspunkt, kan du foreslå et annet ved å klikke Foreslå nytt tidspunkt. Outlook gir deg to måter å foreslå et nytt tidspunkt på: Velg Avslå og klikk deretter Foreslå nytt tidspunkt hvis det opprinnelige tidspunktet ganske enkelt er umulig; velg Tentativ og klikk deretter Foreslå nytt tidspunkt hvis du ikke er sikker på om den foreslåtte tiden vil fungere og du vil foreslå et alternativ.
-
Svar: Siden møteinvitasjonen kommer som en e-post, kan du klikke på Svar for å svare med en e-postmelding uten å forplikte deg på en eller annen måte til det planlagte møtet.
-
Kalender: Outlook viser hele kalenderen din i et eget vindu slik at du kan få et større bilde av hvordan timeplanen din ser ut.
Du kan velge Rediger svar før sending hvis du vil inkludere en forklaring til meldingen, eller bare velg Send svaret nå for å levere meldingen.
Når du får en møteinvitasjon, har meldingen en forhåndsvisning av kalenderen din for dato og klokkeslett for møtet – noe som gir deg et raskt øyeblikksbilde av tilgjengeligheten din. Denne forhåndsvisningen er bare en liten del av timeplanen din, og vises omtrent en time før møtet starter og omtrent en time etter møtets starttidspunkt.
Hvis møtet er planlagt til mer enn to timer, kan du bla ned for å se mer av timeplanen din – og hvis møtet er planlagt til å vare lenger enn to timer, kan det også være lurt å pakke en lunsj.