Hvordan subtotalere data i Excel 2013

Du kan bruke Excels Subtotals-funksjon til å subtotalere data i en sortert liste. For å subtotale en dataliste, sorterer du først listen på feltet du vil ha subtotalen for, og deretter utpeker du feltet som inneholder verdiene du vil summere – disse trenger ikke være de samme feltene i datalisten.

Når du bruker funksjonen Deltotaler, er du ikke begrenset til å ha verdiene i det angitte feltet lagt sammen med SUM-funksjonen. Du kan i stedet la Excel returnere antall oppføringer med COUNT-funksjonen, gjennomsnittet av oppføringene med AVERAGE-funksjonen, den høyeste oppføringen med MAXIMUM-funksjonen, den laveste oppføringen med MINIMUM-funksjonen, eller til og med produktet av oppføringene med PRODUKT funksjon.

For å subtotalere lønningene innenfor hver avdeling i min eksempelliste med ansattdata, sorterer du først listen i A-til-Å-rekkefølge på Avdeling-kolonnen fordi Excel skal opprette en ny delsum ved hver endring i avdelingsoppføringene i listen (Regnskap, administrasjon, ingeniørfag og så videre).

Excel tillater ikke at du subtotaler en dataliste formatert som en tabell. Før du kan bruke kommandoknappen Subtotal, må du først konvertere tabellen til et normalt celleområde. For å gjøre dette, klikk på en celle i tabellen og klikk deretter på Design-fanen på Tabellverktøy-kontekstfanen på båndet.

Til slutt klikker du på kommandoknappen Konverter til område i Verktøy-gruppen etterfulgt av Ja-knappen i varseldialogboksen og ber deg bekrefte denne handlingen. Excel fjerner deretter filterknappene fra kolonnene øverst på datalisten mens den opprinnelige tabellformateringen fortsatt beholdes.

Følgende figur illustrerer hvor enkelt det er å bruke Subtotals-funksjonen for å få totaler i en dataliste. Eksempel på ansattdatalisten sorteres først etter Avdeling-feltet i stigende rekkefølge og deretter etter Lønn-feltet i synkende rekkefølge (størst til minste) og konverterte datalisten til et område.

Klikk deretter på Subtotal-kommandoknappen på båndets Data-fane for å åpne Subtotal-dialogboksen.

Her velges Avd-feltet som feltet delsummene skal beregnes for i rullegardinlisten Ved hver endring i, Sum som funksjonen som skal brukes i rullegardinlisten Bruk funksjon, og avkrysningen Lønn. boksen som feltet hvis verdier skal summeres i listeboksen Legg til delsum til.

Følgende figur viser resultatene oppnådd etter å ha klikket OK i dialogboksen Subtotal. Her ser du bunnen av datalisten som viser lønnssubtotalene for avdelingene Administrasjon, Engineering, Human Resources og Information Services sammen med totalsummen av lønnene for alle avdelingene.

Totalsummen vises nederst på datalisten fordi avkrysningsboksen Sammendrag under data er valgt i dialogboksen Delsum – hvis du ikke vil ha en totalsum, fjerner du haken fra denne avmerkingsboksen.

Som du kan se, når du bruker Subtotals-kommandoen, skisserer Excel dataene samtidig som den legger til radene med avdelingslønnssummene og totalsummen. Dette betyr at du kan kollapse datalisten til bare dens avdelingssubtotalrader eller til og med bare totaltotalraden ved å skjule omrisset ned til andre eller første nivå.

(Husk at du kan veksle mellom å vise og skjule kontursymbolene i venstre kant av datalisten ved å trykke Ctrl+8.)

I en stor dataliste vil du kanskje at Excel skal sette inn sideskift (ofte referert til som break s ) hver gang data endres i feltet som listen subtotaleres på (det vil si feltet som er angitt i rullegardinlisten Ved hver endring i -ned liste).

For å gjøre dette, merker du ganske enkelt av for Sideskift mellom grupper i dialogboksen Subtotal for å sette en hake i den før du klikker OK for å summere listen.