I Office 365 kan du være medforfatter på dokumenter i Word, PowerPoint og OneNote eller en samling dokumenter med andre samtidig. Hvis du bruker Excel Web App (ikke skrivebordsversjonen), kan du også utføre sanntids coauthoring med andre. Denne funksjonen er muliggjort ved bruk av SharePoint Online-teknologier.
For Word og PowerPoint, aktiver sporing av både større og mindre versjoner i dokumentbiblioteket før du starter medforfatterskap. Ved å gjøre dette kan du beholde en historikk for dokumentet mens det går gjennom redigeringsfasen, rulle tilbake til en eldre versjon om nødvendig, og angi milepæler som er nådd i samarbeidsprosessen ved å merke dokumentet som en hovedversjon.
Ideelt sett for OneNote-notatbøker bør du bare aktivere hovedversjoner fordi for mange mindre versjoner kan forårsake synkroniseringsfeil som kan føre til tapte data. Den eneste ulempen med det er imidlertid at du må opprette et eget dokumentbibliotek for OneNote-notatbøkene dine.
Som et alternativ kan du begrense antall lagrede versjoner for å forhindre feil. Ta hensyn til bedriftens behov for å avgjøre om både større og mindre versjoner for OneNote-notatblokker må slås på.
Når du slår på versjonskontroll for et dokumentbibliotek, har du muligheten til å aktivere funksjonen Krev utsjekking. Hvis du velger Ja under Krev at dokumenter skal sjekkes ut før de redigeres?, sier du i utgangspunktet at ingen andre kan redigere dokumentet mens du har det sjekket ut.
Andre brukere kan fortsatt se en skrivebeskyttet kopi av dokumentet, men de vil ikke kunne gjøre endringer i det og lagre det tilbake i dokumentbiblioteket. Fordi dette er i motsetning til hva du ønsker å oppnå når du er medforfatter dokumenter, ikke aktiver denne funksjonen.
Som standard har ikke SharePoint-biblioteker dette slått på. Likevel har du fortsatt muligheten til å sjekke ut et dokument fra biblioteket, og når du gjør det, vil ingen andre kunne jobbe med dokumentet mens du har det sjekket ut.
Excel Web App 2010 er en nettskyversjon av skrivebordsapplikasjonen som kan vises fra en nettleser i høy kvalitet, noe som resulterer i et visuelt kjent utseende som skrivebordsmotstykket. Teknologien for matematiske beregninger er den samme i web-appen som for desktop-appen.
Derfor, uavhengig av om du skrev inn formelen i regnearket fra nettappen eller skrivebordsklienten, kan du få de samme resultatene.
Medforfatter i Excel Web App er som magi. Du ser redigeringer gjort av medforfatteren din automatisk på magisk vis dukker opp på skjermen din så snart medforfatteren flytter til en annen celle. Du kan se hvem som redigerer regnearket ved å klikke på statuslinjen for medforfatter i nedre høyre hjørne av skjermen.