I Word 2007 kan du lagre filene dine i PDF- eller XPS-format. PDF, eller Portable Document Format, utviklet av Adobe og brukt med det vanlige Acrobat Reader-programmet, er kanskje det mest vanlige komplekse filformatet som finnes.
PDF-dokumenter er overalt, og Acrobat Reader er gratis, noe som gir en fantastisk kombinasjon. Ved å lagre dokumentet ditt som en PDF-fil, sikrer du at folk over hele verden kan lese det – komplett med hvilken som helst formatering og grafikk – akkurat slik du vil at det skal se ut.
Microsoft har også utviklet et fildelingsformat som kalles XPS, for XML Paper Specification. Som PDF er det et filformat som alle kan lese, selv om det er ganske nytt og mest sannsynlig aldri vil bli så populært som PDF.
Den beste måten å lagre et dokument i PDF-formatet på er å stikke ned de hardt opptjente pengene og kjøpe Adobe Acrobat Writer-programmet. Writer, i motsetning til Reader, brukes til å lage PDF-filer. Du skriver ganske enkelt ut dokumentet til Acrobat Writer-programmet: Trykk Ctrl+P og velg Acrobat Writer fra listen over skrivere.
Din versjon av Word kan ha PDF og XPS som filformater på Save As-dialogboksens Save As Type-rullegardinliste. I så fall, flott. Hvis ikke, kan du kontakte Microsoft for å få en tilleggspakke for Word 2007, en som inkluderer muligheten til å lagre dokumenter i PDF- og XPS-filformatene. Websidelenken som skal brukes finner du i Word hjelpesystem: Søk etter PDF eller XPS og velg søkeresultatet med tittelen Aktiver støtte for andre filformater eller noe lignende.