Microsoft Office Excel 2007 lar deg lagre arbeidsbokfilene direkte i PDF-filformatet (Portable Document File) utviklet av Adobe Systems Incorporated. Dette formatet gjør det mulig for folk å åpne og skrive ut Excel-regnearkene dine (dokumenter fra utallige andre applikasjoner) selv om de ikke har Excel på datamaskinene sine. Alt de må ha installert for å åpne og skrive ut PDF-kopien av arbeidsbokfilen er den gratis Adobe Reader-programvaren, som kan lastes ned fra Adobes nettsted .
Før du kan lagre filer i PDF-filformatet, må du laste ned og installere programmet Lagre som PDF eller XPS Add-in fra Microsofts nettsted. Følg disse trinnene:
Åpne Excel Help-vinduet og søk deretter etter PDF og XPS i søketekstboksen.
Klikk på koblingen Aktiver støtte for andre filformater, for eksempel PDF og XPS i Excel-hjelpevinduet.
Finn og klikk på koblingen Microsoft Lagre som PDF eller XPS-tillegg for 2007 Microsoft Office-programmer.
Nettleservinduet åpnes og viser riktig tilleggsside på nettstedet til Microsoft Download Center.
Følg instruksjonene på nettet for å laste ned og installere dette tilleggsprogrammet.
Når du er ferdig med å laste ned og installere tilleggsprogrammet, følger du disse trinnene for å lagre en arbeidsbok som en PDF-fil:
Klikk på Office-knappen, pek på kommandoen Lagre som, og klikk på PDF- eller XPS-alternativet på fortsettelsesmenyen.
Dialogboksen Publiser som PDF eller XPS vises.
Rediger filnavnet og/eller mappeplasseringen (om nødvendig) og klikk på Publiser-knappen.
Excel lagrer arbeidsboken i en PDF-fil og åpner den automatisk i Adobe Reader.
Hvis du oppretter en Excel 2007-arbeidsbok som inneholder nye funksjoner som ikke støttes i tidligere versjoner av Excel, i stedet for å lagre arbeidsboken som en Excel 97–2003 .xls-fil, og dermed mister alle Excel 2007-forbedringene, bør du vurdere å lagre den som en PDF-fil slik at medarbeidere som bruker eldre Excel-versjoner fortsatt kan få tilgang til dataene i all sin prakt via Adobe Reader.