Du kan lagre Word-dokumentet i PDF- eller XPS-format. Disse er begge sidelayoutformater, og filer i dette formatet er laget for å vise sider nøyaktig slik de vil skrives ut. De er ikke laget for å være enkle å redigere. Du kan for eksempel lagre en kontrakt i dette formatet, eller en utskriftsklar brosjyre.
PDF står for Sidebeskrivelsesformat. Det er et veldig populært format av Adobe. Alle med gratisapplikasjonen Adobe Reader kan lese PDF-filer. XPS er Microsoft-ekvivalenten; den har lignende funksjoner og egenskaper, og kan åpnes ved å bruke XPS Reader-applikasjonen som følger med Windows Vista og nyere.
Klikk Fil → Eksporter.
Klikk på Opprett PDF/XPS-dokument.
Klikk på Opprett PDF/XPS. Dialogboksen Publiser som PDF eller XPS åpnes.
Lagre et dokument som en PDF- eller XPS-fil.
Endre filnavnet i Filnavn-boksen hvis ønskelig.
Åpne rullegardinlisten Lagre som type og velg PDF- eller XPS-dokument etter ønske.
I Optimaliser for-delen klikker du på Standard eller Minimum størrelse.
I trinn 5 bruker du Standard i de fleste tilfeller. Minimum Size reduserer oppløsningen til filen ettersom den reduserer størrelsen. Den mindre størrelsen kan være nyttig når du sender et dokument via e-post, forutsatt at dokumentets kvalitet (oppløsning) ikke er viktig.
Etter trinn 6 kan du klikke på Alternativer-knappen for en dialogboks som inneholder enda flere alternativer for den resulterende PDF- eller XPS-filen.
Merk eller fjern merket for Åpne fil etter publisering etter ønske. Hvis merket, åpner dette alternativet PDF- eller XPS-filen i et passende leserprogram, utenfor Word, etter at du har lagret.
Klikk på Publiser.
Angi lagringsalternativer for PDF- eller XPS-filen.