Hvis datalisten ikke allerede eksisterer, kan du velge å opprette den i en Word-tabell eller i Excel, og deretter legge den ved hoveddokumentet. Det er imidlertid en annen måte å lage en dataliste på som er litt enklere (eller i det minste litt mer idiotsikker), spesielt hvis listen du planlegger å lage inneholder folks navn og adresser:
Med hoveddokumentet åpent, klikk på Velg mottakere i kategorien Utsendelser.
Klikk på Skriv inn en ny liste.
Velg å skrive inn en ny liste.
Skriv inn navnet og adressen, trykk på Tab for å gå til neste felt (kolonne).
Du trenger ikke å fylle ut alle feltene for hver person; bare gjør de som gjelder sammenslåingen du skal utføre, for eksempel navn og postadresse.
Klikk på Ny oppføring og skriv deretter inn en annen persons informasjon på neste rad.
Gjenta trinn 3 til alle postene er lagt inn.
Klikk OK. Dialogboksen Lagre adresseliste åpnes.
Velg å skrive inn en ny oppføring.
Skriv inn et navn for listen i Filnavn-boksen.
Naviger til et annet lagringssted hvis ønskelig. Standardplasseringen er Mine datakilder i den personlige mappen Dokumenter.
Klikk Lagre.
Angi et datafilnavn og plassering.
Hvis du senere trenger å redigere den filen, velg Utsendelser→Rediger mottakerliste. Den lagrede filen er i Microsoft Access-databaseformat, så du kan også åpne og redigere den med Microsoft Access.