SharePoint har noen måter å hjelpe deg med å implementere og håndheve retningslinjer for innholdsstyring for å definere hva som skal publiseres og under hvilke forhold, hvor mange revisjoner som beholdes og hvordan de sikres og spores. Avhengig av kompleksiteten i godkjenningsprosessen din, kan du bruke standardalternativet for innholdsgodkjenning, eller du kan lage en mer sofistikert – og tilpasset – godkjenningsarbeidsflyt.
Innholdsgodkjenning er godkjenningslys i SharePoint; det er en publiseringsfunksjon som du slår på eller av på appnivå, og den har bare en håndfull konfigurasjonsinnstillinger. Innholdsgodkjenning – også kalt moderering – inkluderer ikke vareruting eller varsler, og det letter ikke anmeldelser og kommentarer.
Innholdsgodkjenning sikrer bare at utkast og nytt opplastet innhold ikke publiseres til SharePoint-appen din før noen med autoritet sier at det er greit. Innholdsgodkjenningsprosessen kontrollerer hvem som kan se disse dokumentene til de er godkjent.
Innholdsgodkjenning kan også spesifisere om elementer må sjekkes ut før de kan redigeres. Og innholdsgodkjenning kan skjule utkast til dokumenter fra alle unntatt elementforfatteren og de brukerne med godkjenningstillatelser på SharePoint-appen.
Dette er et subtilt skille, men å spesifisere at bare elementforfatteren og brukere med godkjenningsrettigheter kan se elementer, betyr at forfatteren kan sjekke inn et element uten å utsette det for synet av andre lesere eller redaktører før det er formelt publisert og godkjent.