Du bør bruke kommandoen Forhåndsvisningsresultater i Word 2013 for å sikre at det endelige, sammenslåtte dokumentet ser bra ut og ikke krever endringer før det offisielt slås sammen. Slik fungerer ting:
I kategorien Utsendelser, i gruppen Forhåndsvis resultater, klikker du på kommandoknappen Forhåndsvis resultater.
Feltene i hoveddokumentet forsvinner! De erstattes av informasjon fra den første posten i mottakerlisten. Det du ser på skjermen er hvordan det første tilpassede utskriftsflettingsdokumentet vises. Forhåpentligvis ser alt spiffy ut.
Når ting ikke ser spiffy ut, klikker du på knappen Forhåndsvis resultater igjen og redigerer deretter hoveddokumentet. Begynne på nytt. Ellers…
Les postene.
Gjennomgå alle sammenslåtte dokumenter for å sikre at alt ser riktig ut. Bruk post-surfingsknappene i gruppen Forhåndsvis resultater for å gå fremover eller bakover gjennom postene. Se etter disse problemene:
-
Formateringsfeil, for eksempel tekst som åpenbart ser limt inn eller ikke er en del av den omkringliggende teksten
-
Tegnsettingsfeil og manglende komma eller punktum
-
Mangler mellomrom mellom eller rundt felt
-
Doble felt eller uønskede felt, som skjer når du tror at du har slettet et felt, men ikke har gjort det
-
Vanskelige tekstoppsett, merkelige linjeskift eller marger forårsaket av manglende eller lange felt
For å fikse noen bu-boos, må du gå ut av forhåndsvisningsmodus og deretter gå tilbake og redigere hovedsiden på nytt
Klikk på kommandoknappen Forhåndsvisning av resultater igjen for å gå ut av forhåndsvisningsmodus.
Du er nå klar til å utføre sammenslåingen.