I en stor dataliste kan det ta hele dagen å prøve å finne en bestemt post ved å flytte fra post til post i Excel 2013 - eller til og med flytte ti poster om gangen med rullefeltet. I stedet for å kaste bort tid på å søke manuelt etter en post, kan du bruke Kriterier-knappen i dataskjemaet for å slå den opp.
Når du klikker på knappen Kriterier, sletter Excel alle feltoppføringene i dataskjemaet (og erstatter postnummeret med ordet Kriterier ) slik at du kan angi kriteriene du skal søke etter i de tomme tekstboksene.
Anta for eksempel at du må redigere Sherry Caulfields overskuddsdelingsstatus. Dessverre inkluderer ikke papirene hennes ID-nummer. Alt du vet er at hun jobber på Boston-kontoret og staver etternavnet sitt med en C i stedet for en K .
For å finne posten hennes kan du bruke informasjonen du har til å begrense søket til alle postene der etternavnet begynner med bokstaven C og feltet Sted inneholder Boston .
For å begrense søket på denne måten, åpne dataskjemaet for Ansattdatadatabasen, klikk på Kriterier-knappen og skriv deretter C* i tekstboksen for Etternavn-feltet. Skriv også inn Boston i tekstboksen for Location-feltet.
Når du legger inn søkekriterier for poster i de tomme tekstboksene i dataskjemaet, kan du bruke ? (for enkelt) og * (for flere) jokertegn.
Klikk nå på Finn neste-knappen. Excel viser i dataformen den første posten i databasen der etternavnet begynner med bokstaven C og Location-feltet inneholder Boston. Den første posten i denne datalisten som oppfyller disse kriteriene er for William Cobb. For å finne Sherrys post, klikk på Finn neste-knappen igjen. Sherry Caulfields rekord dukker deretter opp.
Etter å ha funnet Caulfields post, kan du deretter redigere overskuddsdelingsstatusen hennes fra Nei til Ja i tekstboksen for feltet Profittdeling. Når du klikker på Lukk-knappen, registrerer Excel hennes nye overskuddsdelingsstatus i datalisten.
Når du bruker knappen Kriterier i dataskjemaet for å finne poster, kan du inkludere følgende operatorer i søkekriteriene du angir for å finne en bestemt post i databasen:
Operatør |
Betydning |
= |
Lik |
> |
Større enn |
>= |
Større enn eller lik |
< |
Mindre enn |
<= |
Mindre enn eller lik |
<> |
Ikke lik |
For for eksempel å vise bare de postene der en ansatts lønn er større enn eller lik $50 000, skriv inn >=50000 i tekstboksen for Lønn-feltet og klikk deretter på Finn neste-knappen.
Når du spesifiserer søkekriterier som passer til en rekke poster, må du kanskje klikke på Finn neste eller Finn forrige-knappen flere ganger for å finne posten du ønsker. Hvis ingen post passer til søkekriteriene du angir, piper datamaskinen til deg når du klikker på disse knappene.
For å endre søkekriteriene må du først slette dataskjemaet ved å klikke på Kriterier-knappen igjen og deretter klikke på Fjern-knappen.
For å bytte tilbake til gjeldende post uten å bruke søkekriteriene du angir, klikk på Skjema-knappen. (Denne knappen erstatter Kriterier-knappen så snart du klikker på Kriterier-knappen.)