Hvordan estimere innsats og varighet i prosjekt 2013

Å utvikle nøyaktige estimater – enten det gjelder ressurser, varighet eller kostnader – er en av de mest utfordrende og omstridte delene av å administrere et prosjekt. Du bør forstå naturen til estimering og forskjellen mellom innsatsen som trengs for å utføre arbeidet og varigheten, som indikerer antall nødvendige arbeidsperioder (aktivitetsvarighet) i Prosjekt 2013.

Flere teknikker er tilgjengelige for å hjelpe deg med å utvikle estimater, avhengig av arbeidets art. Du kan starte med å se på forskjellen mellom innsats og varighet og deretter på ferdighetene du trenger for å utvikle nøyaktige estimater.

Innsats er antall arbeidsenheter som kreves for å fullføre en oppgave. Innsats uttrykkes vanligvis som personaltimer, personaldager eller personaluker.

Varighet er det totale antallet arbeidsperioder (ikke inkludert ferier eller andre perioder uten arbeid) som kreves for å fullføre en oppgave. Varighet uttrykkes vanligvis som arbeidsdager eller arbeidsuker.

Noen ganger ser det ut til at folk anslår varighetene ved å rive dem ut av luften eller konsultere en Magic 8 Ball. Estimering er utvilsomt en kunst og en vitenskap.

Kunsten stammer fra ekspertvurderingen som teammedlemmer og estimatorer bringer til prosessen. Deres erfaring og visdom fra tidligere prosjekter er uvurderlig når det gjelder å utvikle estimater, bestemme den beste estimeringsmetoden og evaluere estimatene (eller antakelsene bak dem) for å vurdere deres gyldighet. I tillegg til det kunstferdige bidraget fra eksperter, teammedlemmer og estimatorer, omfatter en rekke metoder vitenskapen om estimering.

Analog estimering er den vanligste metoden for estimering. De nevnte ekspertene utfører normalt denne formen for estimering. I sin mest grunnleggende form sammenligner denne metoden tidligere prosjekter med det nåværende prosjektet, bestemmer deres likhetsområder og forskjellsområder, og utvikler deretter et estimat tilsvarende.

En mer robust applikasjon bestemmer varighetsdriverne og analyserer forholdet mellom tidligere lignende prosjekter med det nåværende prosjektet. Varighetsdrivere kan inkludere størrelse, kompleksitet, risiko, antall ressurser, vekt eller andre aspekter ved prosjektet som påvirker varigheten.

Hvis du vil bruke analog estimering effektivt, må prosjektene dine være like faktisk, ikke bare like i utseende. En programvareoppgradering kan høres ut som en som ikke er kjent med programvare, men det er store forskjeller i hva en programvareoppgradering innebærer, så én programvareoppgradering er ikke nødvendigvis lik andre.

Parametrisk estimering bruker en matematisk modell for å bestemme prosjektets varighet. Selv om ikke alt arbeid kan estimeres med denne metoden, er det raskt og enkelt: Multipliser mengden arbeid med antall timer som kreves for å utføre det.

For eksempel, hvis en maler kan male 100 kvadratfot i timen og du har 6000 kvadratmeter å male, kan du anta 60 timers innsats. Hvis tre personer maler (60 ÷ 3), bør oppgaven ta 20 timer, eller tilsvarende 2,5 dager.

Når mye usikkerhet, risiko eller ukjente faktorer omgir en aktivitet eller en arbeidspakke, kan du bruke trepunktsestimat for å produsere en rekkevidde og en forventet varighet. I denne metoden samler du inn tre estimater basert på disse typene scenarier:

• Beste tilfelle: I dette optimistiske (representert med bokstaven O ) scenario er alle nødvendige ressurser tilgjengelige, ingenting går galt, og alt fungerer som det skal første gang.

• Mest sannsynlig: Realitetene i prosjektets levetid tas med i estimatet, for eksempel den utvidede utilgjengeligheten til en ressurs, et arbeidsavbrudd eller en feil som forårsaker forsinkelse. Dette er den m ost-sannsynlig (eller M) scenario.

• Worst case: Denne p essimistic (P) Anslaget foruts ufaglærte ressurser eller utilstrekkelige ressurser, mye omarbeiding, og forsinkelser.

Den enkleste måten å utvikle forventet varighet på er å summere de tre estimatene og dele på 3. Denne teknikken er imidlertid ikke den mest nøyaktige fordi den forutsetter – urealistisk – en lik sannsynlighet for at det beste tilfellet, mest sannsynlig og de verste tilfellene ville oppstå.

I virkeligheten har det mest sannsynlige estimatet større sjanse for å inntreffe enn enten best-case- eller worst-case-scenarioene. Vek derfor det mest sannsynlige scenariet og bestem det vektede gjennomsnittet.