Når du bruker et databaseprogram som Access 2010, kan du ikke bare begynne å legge inn data. I stedet må du lage et relasjonsdatabasedesign, dele informasjonen din inn i en eller flere tabeller, som hver består av felt (som er som kolonnene i et regneark). Tabeller kobles sammen ved hjelp av relasjonelle sammenføyninger, der et felt i en tabell samsvarer med (relaterer til) et felt i en annen. Her er den generelle ideen.
Identifiser dataene dine .
Lag en liste over mulige felt (informasjonsdeler), inkludert tekst, numerisk, dato, sant/usant og andre typer data.
Eliminer overflødige felt.
Ikke lagre den samme informasjonen på mer enn ett sted. Hvis du kan beregne ett felt fra et annet, lagrer du bare ett. (For eksempel, lagre fødselsdato eller alder, men ikke begge deler.)
Organiser feltene i tabeller.
Grupper feltene dine i henhold til det de beskriver, slik at hver gruppe blir en tabell. For eksempel kan en ordreregistreringsdatabase for en butikk ha én tabell for kunder, én for produkter og én for bestillinger.
Legg til tabeller for koder og forkortelser.
Planlegg å inkludere en tabell med statsnavn og tobokstavskoder, og en tabell annenhver kode eller forkortelse du planlegger å bruke i databasen. Du vil bruke disse tabellene til å lage rullegardinlister over verdier du kan velge mellom når du legger inn poster.
Velg en primærnøkkel for hver tabell.
Primærnøkkelen er feltet som unikt identifiserer hver post i tabellen. Du kan gi Access beskjed om å tildele et unikt ID-nummer til hver post ved å bruke et AutoNumber-felt.
Koble sammen tabellene.
Se hvilke tabeller som inneholder felt som samsvarer med felt i andre tabeller. I en ordreregistreringsdatabase må ordretabellen inneholde et felt for å identifisere kunden som har lagt inn bestillingen – et felt som samsvarer med primærnøkkelfeltet i Kunder-tabellen. De fleste relasjoner er én-til-mange, der én post i én tabell kan matche mer enn én (eller ingen) poster i en annen tabell.