Hvordan designe en Excel 2016-arbeidsbok

Ikke alle Excel 2016-regneark kommer fra maler. Mange ganger må du lage ganske unike regneark som ikke er ment å fungere som standardmodeller som bestemte typer arbeidsbøker genereres fra. Faktisk kan de fleste regnearkene du lager i Excel, være av denne typen, spesielt hvis virksomheten din ikke er avhengig av bruk av høyt standardiserte regnskaper og skjemaer.

Planlegging av arbeidsboken din

Når du oppretter en ny arbeidsbok fra bunnen av, må du begynne med å vurdere utformingen og utformingen av dataene. Når du gjør denne mentale planleggingen, kan det være lurt å stille deg selv noen av følgende spørsmål:

• Krever oppsettet av regnearket bruk av datatabeller (med både kolonne- og radoverskrifter) eller lister (bare med kolonneoverskrifter)?

• Må disse datatabellene og listene legges ut på et enkelt regneark, eller kan de plasseres i samme relative posisjon på flere regneark i arbeidsboken (som sider i en bok)?

• Bruker datatabellene i regnearket samme type formler?

• Får noen av kolonnene i datalistene i regnearket input fra formelberegning, eller får de input fra andre lister (kalt oppslagstabeller ) i arbeidsboken?

• Vil noen av dataene i regnearket bli tegnet, og vil disse diagrammene vises i samme regneark (referert til som innebygde diagrammer ), eller vil de vises på separate regneark i arbeidsboken (kalt diagramark )?

• Kommer noen av dataene i regnearket fra regneark i separate arbeidsbokfiler?

• Hvor ofte vil dataene i regnearket bli oppdatert eller lagt til?

• Hvor mye data vil regnearket til slutt inneholde?

• Vil dataene i regnearket primært deles i trykt eller elektronisk form?

Alle disse spørsmålene er et forsøk på å få deg til å vurdere den grunnleggende hensikten og funksjonen til det nye regnearket før du begynner å bygge det, slik at du kan komme opp med et design som er både økonomisk og fullt funksjonelt.

Økonomi

Økonomi er en viktig faktor fordi når du åpner en arbeidsbok, blir alle dataene lastet inn i datamaskinens dynamiske minne (kjent som minne ). Dette utgjør kanskje ikke noen problemer hvis enheten du kjører Excel 2016 på er en av den nyeste generasjonen av PC-er med mer minne enn du kan tenke deg å bruke på en gang, men det kan utgjøre et stort problem hvis du kjører Excel på et lite Windows-nettbrett med minimum minne eller smarttelefon med begrenset minne eller del arbeidsbokfilen med noen hvis datamaskinen ikke er så godt utstyrt. Avhengig av hvor mye data du stapper inn i arbeidsboken, kan du til og med se Excel krype og krype jo mer du jobber med den.

For å beskytte mot dette problemet, sørg for at du ikke fyller datatabellene og listene i arbeidsboken med ekstra tomme "mellomrom"-celler. Hold tabellene så tett sammen som mulig på samme regneark (med ikke mer enn en enkelt tom kolonne eller rad som skilletegn, som du kan justere for å gjøre så brede eller høye du vil) eller - hvis designet tillater det - behold dem i samme region av påfølgende regneark.

Funksjonalitet

Sammen med økonomi, må du være oppmerksom på funksjonaliteten til regnearket. Dette betyr at du må ta hensyn til fremtidig vekst når du velger plassering av datatabeller, lister og diagrammer. Dette er spesielt viktig når det gjelder datalister fordi de har en tendens til å vokse lengre og lengre ettersom du fortsetter å legge til data, og krever flere og flere rader med de samme få kolonnene i regnearket. Dette betyr at du vanligvis bør vurdere alle radene i kolonnene som brukes i en dataliste som "uten grenser." Plasser faktisk alltid diagrammer og andre støttetabeller til høyre for listen i stedet for et sted under den sist brukte raden. På denne måten kan du fortsette å legge til data på listen din uten å måtte stoppe og først flytte et urelatert element ut av veien.

Denne romlige bekymringen er ikke den samme når du plasserer en datatabell som vil summere verdiene både nedover radene og på tvers av kolonnetabellen - for eksempel en salgstabell som summerer det månedlige salget ditt etter vare med formler som beregner månedlige totaler i den siste raden av tabellen og formlene som beregner varetotaler i siste kolonne. I denne tabellen trenger du ikke bekymre deg for å måtte flytte andre elementer, for eksempel innebygde diagrammer eller andre støttende eller urelaterte datatabeller, fordi du bruker Excels evne til å utvide radene og kolonnene i tabellen innenfra.

Når bordet utvider seg eller trekker seg sammen, beveger omkringliggende elementer seg i forhold til og med bordets utvidelse og sammentrekning. Du gjør denne typen redigering av tabellen fordi å sette inn nye tabellrader og -kolonner foran formlene sikrer at de kan inkluderes i totalberegningene. På denne måten fungerer raden og kolonnen med formler i datatabellen som en grense som flyter med utvidelsen eller sammentrekningen av dataene, men som holder alle andre elementer i sjakk.

Fullfør design av arbeidsboken

Etter at du mer eller mindre har planlagt hvor alt skal i det nye regnearket ditt, er du klar til å begynne å etablere de nye tabellene og listene. Her er noen generelle tips om hvordan du setter opp en ny datatabell som inkluderer enkle totalberegninger:

• Skriv inn tittelen på datatabellen i den første cellen, som danner venstre og øvre kant av tabellen.

• Skriv inn raden med kolonneoverskrifter i raden under denne cellen, og start i samme kolonne som cellen med tittelen på tabellen.

• Skriv inn radoverskriftene nedover i den første kolonnen i tabellen, og start i den første raden som vil inneholde data. (Dette etterlater en tom celle der kolonnen med radoverskrifter krysser raden med kolonneoverskrifter.)

• Konstruer den første formelen som summerer kolonner med (fortsatt tomme) celleoppføringer i den siste raden i tabellen, og kopier deretter formelen over alle resten av tabellkolonnene.

• Konstruer den første formelen som summerer radene med (fortsatt tomme) celleoppføringer i den siste kolonnen i tabellen, og kopier deretter formelen nedover resten av tabellradene.

• Formater cellene for å holde tabellverdiene og skriv dem deretter inn i cellene deres, eller skriv inn verdiene som skal beregnes og formater deretter cellene deres. (Dette er egentlig ditt valg.)

Når du setter opp en ny dataliste i et nytt regneark, skriv inn listenavnet i den første cellen i tabellen og skriv deretter inn raden med kolonneoverskrifter i raden nedenfor. Skriv deretter inn den første raden med data under de aktuelle kolonneoverskriftene.

Åpne nye tomme arbeidsbøker

Selv om du kan åpne en ny arbeidsbok fra Excel-skjermen i Backstage-visningen når du først starter programmet som du kan bruke til å bygge et nytt regneark fra bunnen av, vil du støte på anledninger når du trenger å åpne din egen tomme arbeidsbok fra regnearket. selve området. For eksempel, hvis du starter Excel ved å åpne en eksisterende arbeidsbok som må redigeres og deretter gå videre til å bygge et nytt regneark, må du åpne en tom arbeidsbok (som du kan gjøre før eller etter å lukke arbeidsboken som du startet Excel med ).

Den enkleste måten å åpne en tom arbeidsbok på er å trykke Ctrl+N. Excel svarer ved å åpne en ny arbeidsbok, som får et generisk boknavn med neste ubrukte nummer (bok2, hvis du åpnet Excel med en tom bok1). Du kan også gjøre det samme i Backstage-visningen ved å velge Fil → Ny og deretter klikke på miniatyrbildet for tomme arbeidsbok.

Så snart du åpner en tom arbeidsbok, gjør Excel dokumentvinduet aktivt. For deretter å gå tilbake til en annen arbeidsbok du har åpen (som du ville gjort hvis du ville kopiere og lime inn noen av dataene i et av de tomme regnearkene), klikker du på knappen på oppgavelinjen i Windows eller trykker Alt+Tab til filikonet. er valgt i dialogboksen som vises på midten av skjermen.

Hvis du noen gang åpner en tom arbeidsbok ved en feiltakelse, kan du bare lukke den med en gang ved å trykke Ctrl+W, velge Fil → Lukk, eller trykke Alt+FC. Excel lukker deretter dokumentvinduet og returnerer deg automatisk til arbeidsbokvinduet som opprinnelig var åpent da du feilaktig åpnet den tomme arbeidsboken.