Mange organisasjoner som bruker Microsoft Project 2019 administrerer mange prosjekter samtidig. Noen ganger er et prosjekt det eneste prosjektet av sin type i en bedrift, for eksempel å organisere en kontorflytting. Andre prosjekter, for eksempel et bygningsprosjekt i et arkitektfirma, skjer samtidig med flere andre lignende prosjekter og trekker på mange av de samme ressursene, som arkitekter og tegnere.
Når en organisasjon engasjerer seg i prosjekter av lignende karakter på samme tid, kan det å trekke fra en sentralisert ressurspool spare tid fordi den ikke trenger å lage ressurser som allerede eksisterer. Sporing av ressurser på tvers av prosjekter kan også være nyttig.
Du kan bruke en annen tidsbesparende prosjektfunksjon for å hente eksisterende ressurser fra en firmaadressebok eller fra din egen adressebok i Outlook.
Både individuelle ressurser og generiske ressurser kan opprettes i et tomt prosjekt som en ressurspool og lagres på et tilgjengelig sted på bedriftens nettverk. Deretter kan enhver prosjektleder tildele disse ressursene til sine egne prosjekter. Disse prosjektene blir da referert til som delefilerfordi de deler ressurser fra ressurspoolen. Hvis du for eksempel har en gruppe vedlikeholdspersoner som alle i produksjonsbedriften tilordner til prosjekter, kan du opprette en prosjektfil med navnet Ressurspooler og angi alle ressursene som skal deles i ressursarkvisningen. Eller lag ressurspoolfilen kalt CEO og la alle som administrerer prosjekter som krever administrerende direktørs involvering og tilordne ham fra det sentrale stedet. Bruk deretter ressursdelingsverktøyene i Project for å tilordne disse ressursene til oppgaver innenfor planen din.
Når noen bruker ressurstilordninger fra en delingsfil, lagres denne informasjonen også i ressurspoolfilen. Deretter kan hvem som helst bruke den filen til å se på ressursallokeringer på tvers av alle prosjekter i organisasjonen.
Hvis du bruker Project i hele bedriften din, kan du ha en ressurspool, et sentralisert oppbevaringssted for vanlige ressurser som lar prosjektledere tildele disse ressursene til de ulike prosjektene sine. Ved å bruke en ressurspool kan du danne deg en mer realistisk ide om hvor travle ressurser er på tvers av alle prosjekter til enhver tid.
Ikke forveksle ressurspooler med bedriftsressurser, som krever at du konfigurerer Project Professional, Project Server og Microsoft Office Project Web App. En ressurspool er ganske enkelt en prosjektfil som bare inneholder en liste over ressurser i ressursarkvisningen og er lagret på en delt nettverksstasjon for arbeidsgruppen din eller på bedriftens server. Alle med tilgang til ressurspoolfilen kan tilordne ressursene den inneholder til prosjekter. En ressurspool sparer alle bryet med å måtte opprette disse ressursene gjentatte ganger i sine individuelle prosjekter.
Følg denne prosedyren for å få tilgang til en ressurs som er tilgjengelig for hele organisasjonen din:
Åpne ressurspoolfilen og åpne deretter filen som skal være delingsfilen.
Arbeid i delefilen, velg Ressurs → Ressurspool → Del ressurser.
Dialogboksen Del ressurser vises.
Spesifiser ressursene for prosjektet.
Hvis du vil spesifisere at et prosjekt kun skal bruke sine egne ressurser (standardinnstillingen), velg alternativet Bruk egne ressurser. Hvis du vil dele ressurser, velger du alternativet Bruk ressurser og velger deretter et prosjekt fra Fra-listen.
Spesifiser hva Project skal gjøre når en konfliktinnstilling for ressurs, for eksempel ressursbasekalenderen, eksisterer.
Hvis prosjektets innstilling vil ha forrang, velg alternativet Deler har forrang. Hvis du vil at bassenginnstillingen skal styre, velger du Pool har forrang.
Klikk på OK-knappen for å fullføre prosessen.
Alle ressurser i den angitte ressurspoolen legges til ditt eget prosjekts ressursliste, klare til å bli tildelt oppgaver.
Etter at du har lagt til en delt ressurs i prosjektet ditt, kan du oppdatere informasjon om delte ressurser, i tilfelle personen som vedlikeholder de delte ressursene har gjort en endring, for eksempel å øke ressursens rate per time. For å gjøre dette, velg Ressurs → Ressursdeling → Oppdater ressurspool.
Hvis du kombinerer separate prosjekter til ett hovedprosjekt når som helst, lar Project deg ha dupliserte ressurser. Hvis du kobler sammen de kombinerte prosjektene og deretter sletter en duplikatressurs i hovedprosjektet, slettes den også i delprosjektet. En bedre praksis er å la alle de separate prosjektene dele ressurser fra en ressurspool, slik at det ikke finnes dupliserte ressurser når du oppretter hovedprosjektfilen.
Å trekke ressurser fra ressurspooler sparer deg for tid fordi du ikke trenger å gjenskape disse ressursene gjentatte ganger. Du kan imidlertid lure på om du bør spore ressursens tid i ressurspoolfilen for å se om ressursen er overbooket. De fleste prosjekter i den virkelige verden bruker ressurser som ikke bare er dedikert til et enkelt prosjekt. Nye brukere av Project blir ofte forvirret fordi nesten alle som jobber med prosjektene deres bruker tid på annet arbeid, fra generell kommunikasjon med kolleger og kunder til innsats investert i andre prosjekter. Bør disse nybegynnerne bygge ressurspooler for å ta hensyn til tid delt mellom flere prosjekter samtidig?
Generelt sett er det kaos å prøve å spore hvert minutt av hver ressurss dag for å se om ressursene jobber 100 prosent eller 50 prosent på oppgavene dine eller deles mellom flere prosjekter. Still deg selv dette spørsmålet: Når denne ressursen jobber med en oppgave i prosjektet ditt, vil han da sette hele sitt fokus på den oppgaven? I så fall trenger du kanskje ikke tulle med å spore delte ressurser på tvers av mange prosjekter. Spesielt på kortere oppgaver fungerer det vanligvis bra å motstå trangen til å mikrostyre innsatsen til ressursene dine utenfor ditt eget prosjekt. Hvis du derimot har ressurser som bare jobber halvparten av tiden eller deler tiden mellom to prosjekter rutinemessig, bør du vurdere å bruke delte ressursverktøy for å holde styr på disse ressursene på tvers av prosjekter.
Project lar deg spare deg selv for tiden brukt på å legge inn ressursinformasjon ved å la deg hente ressurser fra Outlook.
For å hente ressurser fra Outlook, må du ha det spesifisert som ditt standard e-postprogram: Åpne Outlook, og når du blir spurt om du vil at det skal være ditt standardprogram, si ja.
Når du setter inn én eller flere Outlook-ressurser i prosjektet, legges de til i prosjektlisten din, ved å bruke ressursnavnet og e-postadressen slik de finnes i Outlook-adresseboken. Standard forbokstav og arbeidstype er også forhåndstildelt. Deretter kan du legge til alle detaljer du ønsker i ressursen.
For å sette inn ressurser fra Outlook-adresseboken, vis ressursarkvisningen og følg disse trinnene:
Gå til ressursfanen på båndet. Klikk på Legg til ressurser i gruppen Sett inn, og klikk deretter på Adressebok.
Dialogboksen Velg ressurser vises.
Klikk på navnet på en ressurs i navnelisten.
Klikk på Legg til for å plassere det valgte navnet i ressurslisten.
Gjenta trinn 2 og 3 for å legge til alle ressursnavnene du vil importere til prosjektet.
Når du er ferdig, klikker du på OK-knappen.
Navnene vises nå i prosjektressurslisten, klare for deg å tilordne dem til oppgaver.
For mer informasjon om hvordan du administrerer Microsoft Project-ressursene dine, se Hvordan administrere ressurser i Microsoft Project 2019 .
Hvordan blokkere Microsoft Word fra å åpne filer i skrivebeskyttet modus på Windows Microsoft Word åpner filer i skrivebeskyttet modus, noe som gjør det umulig å redigere dem? Ikke bekymre deg, metodene er nedenfor
Slik fikser du feil ved utskrift av feil Microsoft Word-dokumenter Feil ved utskrift av Word-dokumenter med endrede fonter, rotete avsnitt, manglende tekst eller tapt innhold er ganske vanlig. Men ikke gjør det
Hvis du har brukt pennen eller merkepennen til å tegne på PowerPoint-lysbildene dine under en presentasjon, kan du lagre tegningene til neste presentasjon eller slette dem, slik at du neste gang du viser dem starter med rene PowerPoint-lysbilder. Følg disse instruksjonene for å slette penn- og merkepenntegninger: Slette linje én på […]
Stilbiblioteket inneholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og bilder som brukes av forhåndsdefinerte mastersider, sideoppsett og kontroller i SharePoint 2010. For å finne CSS-filer i stilbiblioteket til et publiseringsnettsted: Velg Site Actions→ View Alt innhold på nettstedet. Innholdet på nettstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Ikke overveld publikum med gigantiske tall. I Microsoft Excel kan du forbedre lesbarheten til dashbordene og rapportene dine ved å formatere tallene dine slik at de vises i tusenvis eller millioner.
Lær hvordan du bruker SharePoints sosiale nettverksverktøy som lar enkeltpersoner og grupper kommunisere, samarbeide, dele og koble til.
Julianske datoer brukes ofte i produksjonsmiljøer som et tidsstempel og hurtigreferanse for et batchnummer. Denne typen datokoding lar forhandlere, forbrukere og serviceagenter identifisere når et produkt ble laget, og dermed alderen på produktet. Julianske datoer brukes også i programmering, militæret og astronomi. Forskjellig […]
Du kan lage en nettapp i Access 2016. Så hva er en nettapp egentlig? Vel, nettet betyr at det er online, og appen er bare en forkortelse for "applikasjon". En Custom Web App er en online databaseapplikasjon som du får tilgang til fra skyen ved hjelp av en nettleser. Du bygger og vedlikeholder nettappen i skrivebordsversjonen […]
De fleste sidene i SharePoint 2010 viser en liste over navigasjonskoblinger på hurtigstartlinjen langs venstre side av siden. Hurtigstartlinjen viser koblinger til innhold på nettstedet som lister, biblioteker, nettsteder og publiseringssider. Hurtigstartlinjen inneholder to svært viktige lenker: Linken for alt nettstedinnhold: […]
For enkle problemer finner Solver i Excel vanligvis raskt de optimale Solver-variabelverdiene for objektivfunksjonen. Men i noen tilfeller har Solver problemer med å finne Solver-variabelverdiene som optimerer objektivfunksjonen. I disse tilfellene viser Solver vanligvis en melding eller en feilmelding som beskriver eller diskuterer problemet som […]
