Hvordan bli ressursfull i Project 2013

Etter at du har opprettet og organisert oppgavene i prosjektet ditt, er neste trinn vanligvis å opprette ressursene. Før du oppretter ressurser i Project 2013, må du imidlertid forstå hvordan de påvirker prosjektet ditt.

Forstå ressurser

Først og fremst er en ressurs en ressurs som hjelper til med å gjennomføre et prosjekt, enten eiendelen er en person, et utstyr, et materiale eller en forsyning. Et aspekt ved å jobbe effektivt med ressurser er å administrere arbeidsflyten til enhver ressurs som har begrenset tidstilgjengelighet for prosjektet ditt. Når du oppretter ressurser, angir du tilgjengeligheten deres etter timer på dagen eller ukedagene.

For eksempel kan én person være tilgjengelig 50 prosent av tiden, eller 20 timer i standard 40-timers arbeidsuke, mens en annen kan være tilgjengelig på heltid (40 timer). Når du tilordner slike ressurser til prosjektet ditt, kan du bruke ulike visninger, rapporter og verktøy for å se om en ressurs er overbooket på noe tidspunkt i løpet av prosjektet.

Du kan også se om folk sitter og vrir på tommelen, når de kan være tilgjengelige for å hjelpe til med en annen oppgave. Du kan til og med redegjøre for ressurser som fungerer på flere prosjekter på tvers av organisasjonen din og sikre at de blir brukt effektivt.

Et annet aspekt ved å jobbe effektivt med ressurser er å forstå hvordan antallet ressurser du tildeler for å jobbe med en oppgave, påvirker varigheten av den oppgaven. Med andre ord, hvis du har en viss mengde arbeid å utføre, men få personer til å gjøre det arbeidet, tar en typisk oppgave lengre tid å fullføre enn om mange mennesker er tilgjengelige.

Oppgavetypen bestemmer om en oppgaves varighet endres basert på antall ressurser som er tilordnet den.

Til slutt legger ressurser kostnader til et prosjekt. For å ta hensyn til kostnader i prosjektet ditt – for eksempel en person som jobber mange timer med en oppgave, datamaskiner du må kjøpe, eller tjenester som krever avgifter – må du opprette ressurser og tilordne dem til én eller flere oppgaver.

Ressurstyper: Arbeid, materiell og kostnad

Når det gjelder ressursplanlegging, gjenkjenner Project bare disse tre typene ressurser:

• Arbeid: Denne personen, for eksempel en programmerer eller rørlegger, kan tildeles på nytt, men ikke utarmet. Arbeidsressurser er tildelt oppgaver for å utføre arbeidet.

• Materiale: Materiale har en enhetskostnad og bruker ikke arbeidstimer, men det kan bli oppbrukt. Eksempler på materialkostnader er stål, tre og bøker.

• Kostnad: Å bruke en kostnadsressurs gir deg fleksibiliteten til å spesifisere gjeldende kostnad, for eksempel reise eller frakt, hver gang du bruker ressursen.

Det kan være vanskelig å bestemme hvilken ressurstype som skal brukes når du legger til en ekstern leverandør eller utstyrsressurs til prosjektet. Hvis du vil unngå å legge til timer med arbeid til prosjektet når den ressursen brukes, ikke konfigurer ressursen som en arbeidsressurs. Bruk en kostnadsressurs eller fastkostnadsmetode i stedet.

Hvordan ressurser påvirker oppgavetiming

Under Project 2013s standardinnstillinger er innsatsdrevet planlegging slått av for både manuelt og automatisk planlagte oppgaver. Så uansett hvor mange arbeidsressurser du tildeler, forblir oppgavevarigheten den samme og Project hoper på flere timer med arbeid for oppgaven, for å gjenspeile mer innsats.

Men i noen tilfeller av en oppgavetype med fast enhet eller fast arbeid, bør tillegg eller fjerning av ressurser som er tilordnet oppgaven ha innvirkning på tiden det tar å fullføre oppgaven. I hovedsak kan den gamle maksimen "To hoder er bedre enn ett" endres til "To hoder er raskere enn ett."

Anta at én person blir tildelt Dig Ditch-oppgaven, som krever fire timers innsats. To personer som er tildelt Dig Ditch-oppgaven vil fullføre jobben på to timer fordi to timer jobbes av hver ressurs samtidig, noe som gir fire timers innsats på halve tiden.

For å få planlegging av en oppgave til å fungere på denne måten, må du først endre oppgaven til en automatisk planlagt oppgave ved å bruke Autoplanlegging-knappen i Tidsplan-gruppen på Oppgave-fanen. Deretter må du slå på innsatsdrevet planlegging ved å dobbeltklikke på oppgaven, klikke på Avansert-fanen i dialogboksen Oppgaveinformasjon, merke av for innsatsdrevet og deretter klikke OK-knappen.

Å tildele flere personer til oppgaver forkorter ikke alltid arbeidstiden forholdsmessig, selv om det er slik Project beregner det. Når du er flere, har du også flere møter, notater, duplisert innsats og konflikter, for eksempel. Hvis du legger til flere ressurser til en oppgave, bør du også vurdere å øke mengden innsats som kreves for å fullføre den oppgaven for å ta høyde for uunngåelig ineffektivitet i arbeidsgruppen.

Hvordan estimere ressursbehov

Du vet vanligvis hvor mange materielle ressurser det tar å fullføre en oppgave: I de fleste tilfeller kan du bruke en standardformel for å beregne antall pund, tonn, yards eller en annen mengde. Men hvordan vet du hvor mye innsats arbeidsressursene dine må investere for å fullføre oppgavene i prosjektet?

Inkluder en viss mengde ekstra materielle ressurser hvis du tror du vil trenge det for omarbeid eller skrot.

Som med mange aspekter av informasjon du legger inn i en prosjektplan, hviler å bestemme innsatsnivået i stor grad på din egen erfaring med lignende oppgaver og ressurser. Husk likevel disse forbeholdene:

• Ferdighet teller. En mindre dyktig eller mindre erfaren ressurs vil sannsynligvis bruke mer tid på å fullføre en oppgave. Eksperiment – ​​øk varigheten med 20 prosent for en mindre dyktig ressurs, for eksempel, eller reduser den med 20 prosent for en mer dyktig ressurs.

• Historien gjentar seg. Se på tidligere gjennomførte prosjekter og oppgaver. Hvis du har sporet folks tid, kan du sannsynligvis se hvor mye innsats som kreves for å fullføre ulike typer oppgaver på andre prosjekter og trekke paralleller til prosjektet ditt. Denne teknikken for å estimere innsatsvarighet ligner på analog estimering.

• Spør og du skal få. Be ressursene selv anslå hvor lang tid de tror en oppgave vil ta. Tross alt bør de som utfører arbeidet vite best hvor lang tid det tar.

Tillat reservetid i et prosjekt for å ta hensyn til uforutsette omstendigheter, for eksempel at ressursene er mindre dyktige enn du hadde planlagt. For å sikre at milepælsdatoene overholdes, legger mange til en oppgave kalt Beredskapsreserve i timeplanene sine rett før en milepælleveranse eller slutten av en fase.