Mange ganger vil du ønske å beskytte en Excel 2013-arbeidsbok som du har tenkt å dele på et nettverk. På den måten kan du tillate samtidig redigering av innholdet i arbeidsarkene (forutsatt at du ikke også beskytter individuelle ark), samtidig som du forhindrer andre enn deg i å fjerne endringssporingen (og dermed slette endringsloggloggen) .
Hvis arbeidsboken ikke er delt for øyeblikket, kan du både beskytte arbeidsboken og dele den ved å klikke på kommandoknappen Beskytt og del arbeidsbok på båndets gjennomgang-fane eller ved å trykke Alt+RO. Merk at hvis arbeidsboken allerede er delt, må du slutte å dele filen før du kan bruke denne kommandoen.
Når du klikker på kommandoknappen Beskytt og del arbeidsbok, åpner Excel dialogboksen Beskytt delt arbeidsbok. I denne dialogboksen merker du av for Deling med sporendringer for å aktivere fildeling og for å slå på endringssporing.
Så snart du merker av i denne avmerkingsboksen, gjør Excel tekstboksen Passord (valgfritt) tilgjengelig, der du kan angi et passord som må oppgis før du kan slutte å dele arbeidsboken.
Hvis du skriver inn et passord i denne tekstboksen (og du bør – ellers er det liten grunn til å bruke dette alternativet, fordi alle kan fjerne beskyttelsen fra den delte arbeidsboken og dermed stoppe fildelingen), viser Excel umiddelbart dialogboksen Bekreft passord , hvor du må gjengi passordet nøyaktig.
Når du gjør dette, viser Excel en varseldialogboks som informerer deg om at den nå vil lagre arbeidsboken, og når du klikker på Ja-knappen, lagrer programmet arbeidsboken som en delt fil og beskytter den mot å bli gjort eksklusiv uten passord.
Programmet legger også til en [Delt]-indikator til filnavnet øverst i Excel-programvinduet for å fortelle deg at arbeidsboken blir delt.
For å fjerne beskyttelsen fra den delte arbeidsboken og samtidig slutte å dele den, velger du kommandoknappen Unprotect Shared Workbook (som erstatter Beskytt deling-knappen) i Endringer-gruppen på Review-fanen på båndet.
Etter at du har skrevet inn passordet for å oppheve beskyttelsen av filen i dialogboksen Unprotect Sharing og klikke OK, viser Excel en varseldialogboks som informerer deg om at handlingen din er i ferd med å fjerne filen fra delt bruk og slette loggfilen for endringshistorikk.
Hvis du klikker Ja, forhindrer du at brukere som for øyeblikket redigerer arbeidsboken lagrer endringene sine. Hvis du er sikker på at ingen andre bruker arbeidsboken, kan du fortsette og fjerne fildelingen ved å klikke på Ja-knappen.