Før du oppretter ressurser i Microsoft Project 2019, må du forstå hvordan de påvirker prosjektet ditt. Først og fremst er en ressurs en ressurs som hjelper til med å gjennomføre et prosjekt, enten eiendelen er en person, et utstyr, et materiale eller en forsyning. Et aspekt ved å jobbe effektivt med ressurser er å administrere arbeidsflyten til enhver ressurs som har begrenset tidstilgjengelighet for prosjektet ditt. Når du oppretter ressurser, angir du tilgjengeligheten deres etter timer på dagen eller ukedagene.
For eksempel kan én person være tilgjengelig 50 prosent av tiden, eller 20 timer i standard 40-timers arbeidsuke, mens en annen kan være tilgjengelig på heltid (40 timer). Når du tilordner slike ressurser til prosjektet ditt, kan du bruke ulike visninger, rapporter og verktøy for å se om en ressurs er overbooket på noe tidspunkt i løpet av prosjektet. Du kan også se når folk sitter rundt og vrir på tommelen, eller når de kan være tilgjengelige for å hjelpe til med en annen oppgave. Du kan til og med gjøre rede for ressurser som fungerer på flere prosjekter på tvers av organisasjonen din og sikre at de blir brukt effektivt.
Et annet aspekt ved å jobbe effektivt med ressurser er å forstå hvordan antallet ressurser du tildeler for å jobbe med en oppgave, påvirker varigheten av den oppgaven. Med andre ord, hvis du har en viss mengde arbeid å utføre, men få personer til å gjøre det arbeidet, tar en typisk oppgave lengre tid å fullføre enn om mange mennesker er tilgjengelige.
Oppgavetypen bestemmer om en oppgaves varighet endres basert på antall ressurser som er tilordnet den. Husk: Oppgavetypen kan være faste enheter, fast varighet eller fast arbeid.
Til slutt legger ressurser kostnader til et prosjekt. For å ta hensyn til kostnader i prosjektet ditt – for eksempel en person som jobber mange timer med en oppgave, datamaskiner du må kjøpe, eller tjenester som krever avgifter – må du opprette ressurser og tilordne dem til én eller flere oppgaver.
Når det gjelder ressursplanlegging, gjenkjenner Project bare disse tre typene ressurser:
Det kan være vanskelig å bestemme hvilken ressurstype som skal brukes når du legger til en ekstern leverandør eller utstyrsressurs til prosjektet. Hvis du vil unngå å legge til timer med arbeid til prosjektet når den ressursen brukes, ikke konfigurer ressursen som en arbeidsressurs. Bruk en kostnadsressurs eller fastkostnadsmetode i stedet.
Under Project 2019s standardinnstillinger er innsatsdrevet planlegging slått av for både manuelt og automatisk planlagte oppgaver. Så uansett hvor mange arbeidsressurser du tildeler, forblir oppgavens varighet den samme og Project hoper på flere timer med arbeid for oppgaven, for å gjenspeile mer innsats.
Men i noen tilfeller av en oppgavetype med fast enhet eller fast arbeid, bør tillegg eller fjerning av ressurser som er tilordnet oppgaven ha innvirkning på tiden det tar å fullføre oppgaven. I hovedsak kan den gamle maksimen "To hoder er bedre enn ett" endres til "To hoder er raskere enn ett."
Å tildele flere personer til oppgaver forkorter ikke alltid arbeidstiden forholdsmessig, selv om det er slik Project beregner det. Når du er flere, har du også flere møter, notater, duplisert innsats og konflikter, for eksempel. Hvis du legger til flere ressurser til en oppgave, bør du også vurdere å øke mengden innsats som kreves for å fullføre den oppgaven for å ta høyde for uunngåelig ineffektivitet i arbeidsgruppen.
Du vet vanligvis hvor mange materielle ressurser det tar å fullføre en oppgave: I de fleste tilfeller kan du bruke en standardformel for å beregne antall pund, tonn, yards eller en annen mengde. Men hvordan vet du hvor mye innsats arbeidsressursene dine må investere for å fullføre oppgavene i prosjektet?
Inkluder en viss mengde ekstra materielle ressurser hvis du tror du vil trenge det for omarbeid eller skrot.
Som med mange aspekter av informasjon du legger inn i en prosjektplan, hviler bestemmelsen av innsatsnivået i stor grad på din egen erfaring med lignende oppgaver og ressurser. Husk likevel disse forbeholdene:
Tillat reservetid i et prosjekt for å ta hensyn til uforutsette omstendigheter, for eksempel at ressursene er mindre dyktige enn du hadde planlagt. For å sikre at milepældatoene overholdes, legger mange til en oppgave som heter Beredskapsreserve eller Buffer i timeplanene sine rett før en milepælleveranse eller slutten av en fase.
Akkurat som noen fyller ut fødselsattesten hver gang en baby blir født, fylles et skjema ut hver gang en ressurs i Project blir født (det vil si opprettet ). På Ressursinformasjon-skjemaet angir du informasjon som ressursnavnet, tilgjengeligheten og prisen per time eller kostnad per bruk. Du kan også legge inn valgfri informasjon, for eksempel gruppen (bedriftsarbeidsgruppen) som ressursen tilhører eller ressursens e-postadresse.
Du kan opprette en ressurs som en enkelt person eller enhet, en generisk ressurs (for eksempel et ferdighetssett uten noen tildelt person, for eksempel assistent eller ingeniør), eller til og med en gruppe med flere ressurser som fungerer sammen. Mange ganger i de tidlige stadiene av prosjektplanlegging, vet du bare ressursferdigheten du trenger, for senere å bli erstattet av en navngitt person som har både tid og kvalifikasjoner til å fullføre oppgaven.
På det enkleste nivået opprettes en ressurs som en enkelt enhet - en bestemt person eller et møterom eller et utstyr. Du oppretter ressursen ved å skrive inn informasjon i dialogboksen Ressursinformasjon.
Når du oppretter en ressurs, må du som et minimum skrive inn ressursnavnet, men du kan også legge til så mye informasjon du vil. Noen mennesker foretrekker å opprette alle ressursene først og legge til kontakt- og kostnadsinformasjon senere.
Følg disse trinnene for å opprette en ressurs ved å bruke dialogboksen Ressursinformasjon:
Klikk nederst på Gantt-diagram-knappen på Oppgave-fanen i Vis-gruppen på båndet, og klikk på Ressursark.
På det tidspunktet endres visningen til ressursarkvisning.
Dobbeltklikk på en tom celle i kolonnen Ressursnavn.
Dialogboksen Ressursinformasjon vises, som vist.
Skriv inn et navn i tekstboksen Ressursnavn.
Klikk på nedoverpilen i Type-boksen (til høyre) for å velge Arbeid, Materiale eller Kostnad.
Innstillingene som er tilgjengelige for deg varierer litt, avhengig av hvilket alternativ du velger. For eksempel har en materialressurs verken alternativet e-post eller påloggingskonto, og en arbeidsressurs eller kostnadsressurs har ingen alternativ for materialetikett.
For en materialressurs, skriv inn en beskrivelse av enhetene i Materialetikett-feltet.
Du kan for eksempel angi pund for en melressurs eller tonn for en stålressurs.
I Initials-feltet skriver du inn en forkortelse eller initialer for ressursen.
Hvis du ikke skriver inn noe, settes den første bokstaven i ressursnavnet inn når du lagrer ressursen.
Fortsett å angi all informasjon du vil inkludere om ressursen.
Denne informasjonen kan inkludere en e-postadresse, gruppetype (for eksempel en avdeling, avdeling eller arbeidsgruppe), bestillingstype (foreslått eller forpliktet) eller kode (for eksempel en kostnadssenterkode).
Hvis du skriver inn informasjon i Gruppe-feltet, kan du bruke funksjonene Filter, Sorter og Grupper etter for å se på sett med ressurser.
Klikk OK-knappen for å lagre den nye ressursen.
Disse fire fanene kan inneholde et vell av informasjon om enhver ressurs.
For å legge inn informasjon om flere ressurser om gangen, vis Ressursark-visningen og skriv inn informasjon i kolonnene. Du kan til og med lime inn ressurser som er kopiert fra en annen kilde (for eksempel et Excel-regneark) i denne visningen.
I planleggingsstadiene av et prosjekt opplever du ofte at ikke alle ressursene er samlet. Selv langt inne i prosjektet, noen ganger vet du ikke hvilken ressurs du skal bruke; du vet bare at du trenger en ressurs med et visst ferdighetssett for å fullføre kommende oppgaver. I dette tilfellet bør du vurdere å opprette visse ressurser som generiske ressurser.
For å lage en generisk ressurs, gi den et navn som beskriver dens ferdigheter, for eksempel ingeniør, sikkerhetspersonell eller til og med møteplass (i stedet for en spesifikk ressurs kalt konferanserom B). Pass deretter på å merke av for Generisk i dialogboksen Ressursinformasjon, som vist her. Det finnes ingen formel for å bruke den Generiske innstillingen til å beregne tidsplanen på nytt basert på ressurstilgjengelighet. Imidlertid finner mange mennesker denne innstillingen nyttig når de bruker rullende bølgeplanlegging eller når de ikke er ansvarlige for spesifikke ressurstildelinger (for eksempel å tildele en vikar til en oppgave når et vikarbyrå vil velge den spesifikke arbeideren).
Konsolidert ressurs.
Du kan erstatte et generisk ressursnavn med navnet på ressursen som er lagt til prosjektet ditt. Hvis du for eksempel legger inn sikkerhetspersonell som en ressurs, kan du erstatte den med Jim Taylor , navnet på sikkerhetseksperten som skal gjøre jobben. For å bytte, gå til Ressursarkvisning og klikk på cellen for ressursen i Ressursnavn-kolonnen, skriv inn det nye navnet og trykk Enter. Ikke bekymre deg hvis du allerede har tildelt den generiske ressursen til oppgaver i prosjektet. Prosjekt oppdaterer alle oppdrag med det nye navnet.
Mange Project 2019-funksjoner håndterer ressurser – spesielt ved å hjelpe deg med å oppdage ressursoverallokering. Overallokering er en beregning, basert på ressursens kalender og tilgjengelighet, som indikerer at for mye arbeid er tildelt basert på tilgjengelighet.
Tenk på Monica Mendez, en ingeniør som jobber en standard åttetimersdag basert på kalenderen hennes. Monica blir tildelt oppgaven Skriv sluttrapport med 50 prosent av tilgjengeligheten og til oppgaven Lag designspesifikasjoner – som skjer samtidig med rapportoppgaven – med 100 prosent av tilgjengeligheten. Monica jobber nå med 150 prosent av tilgjengeligheten, eller 12 timer per dag. Stakkars Monica er overbooket. Vær forsiktig - hun kan til og med slutte i prosjektet.
En ressurs er tilordnet en oppgave med 100 prosent tilgjengelighet (eller enheter) som standard, men du kan endre den innstillingen hvis du vet at en ressurs vil bli tildelt flere oppgaver og bare kan bruke en begrenset tid på hver enkelt.
Estimering og innstilling av tilgjengelighet
Tilgjengelighet er lettere å anslå for noen ressurser enn for andre. En leder vil neppe bruke en hel dag til en enkelt oppgave, fordi han må forholde seg til alle de ansatte som rapporterer til ham og også signere fullmakter, delta på møter om ulike prosjekter og for eksempel utvikle budsjetter. En produksjonsarbeiders tilgjengelighet kan være enklere å knytte til én enkelt oppgave: Hvis én produksjonsjobb bruker tre dager på linjen og én person jobber på linjen hele tiden, er det mer nøyaktig å si at hun jobber med den oppgaven fullt ut. tid.
En feil gjort av Project-nybegynnere er å overtenke tilgjengelighet. Selvfølgelig er det ingen som bruker åtte timer hver dag på en enkelt oppgave i et prosjekt. Ansatte bruker deler av arbeidsdagene på å lese e-post, chatte med kolleger og svare på telefonsamtaler om problemer som ikke er relatert til prosjektene deres. En ressurs kan bruke syv timer på en oppgave den ene dagen og bare tre timer den neste. Ikke heng deg opp i en daglig ressursplan når du estimerer tilgjengelighet. Hvis den ansatte fokuserer på den i løpet av en oppgaves levetid, er 100 prosent tilgjengelighet en passende innstilling. Hvis den personen jobber bare fem dager med en ti-dagers oppgave, er det imidlertid 50 prosent tilgjengelighet, enten hun jobber fire timer per dag i ti dager eller fem hele dager når som helst.
Enheter (tilgjengelighet)-innstillingen hjelper deg med å oppdage overbookingen av en ressurs som kan jobbe med flere oppgaver samtidig i en prosjektplan.
Følg disse trinnene for å angi standard ressursenheter for å spesifisere tilgjengelighet:
Vis ressursarkvisningen.
Klikk på Maks-kolonnen for ressursen.
Skriv inn et tall som representerer prosentandelen av tiden ressursen er tilgjengelig for å jobbe med prosjektet.
Skriv for eksempel 33 for en ressurs som er tilgjengelig en tredjedel av tiden eller 400 for en ressurs som kan gi fire heltidsansatte. (Oppføringer større enn 100 prosent representerer ressurser som gir en gruppe eller et team til å håndtere oppdrag.) Den vanligste oppføringen (standard) er 100 for en enkelt ressurs som jobber heltid med oppdrag i prosjektet.
Trykk Enter eller Tab.
Oppføringen er fullført.
Merk at dette bare fungerer for ressurser hvis type er satt til Arbeid.
Når en Microsoft Project-ressurs kommer og går
I tillegg til å være tilgjengelig for et prosjekt bare en viss prosentandel av tiden (f.eks. 50 prosent av prosjektets hele varighet), kan en ressurs være tilgjengelig i bare en viss tidsperiode (kanskje april–juni) i løpet av levetiden til prosjektet. prosjekt — vanligvis når du bruker en ressurs som er lånt fra en annen avdeling eller når du jobber med en frilanser som presser inn prosjektet ditt sammen med andre. En annen mulig ressurs er en som er tilgjengelig på halvtid de første dagene av prosjektet og deretter på heltid for resten. I dette tilfellet angir du en datoperiode i kolonnene Tilgjengelig fra og Tilgjengelig til i området Ressurstilgjengelighet i dialogboksen Ressursinformasjon, som vist, for å spesifisere varierende tilgjengelighet.
Tidsperioder og tilgjengelighetsenheter.
Følg disse trinnene for å angi en begrenset periode der en ressurs er tilgjengelig for å jobbe med prosjektet ditt:
Vis ressursarkvisningen.
Dobbeltklikk på en ressurs.
Kategorien Generelt i dialogboksen Ressursinformasjon vises.
Bruk kolonnene Tilgjengelig fra og Tilgjengelig til (i området Ressurstilgjengelighet) for å spesifisere tilgjengelighetsperioden.
I Enheter-kolonnen i samme rad klikker du enten på pilene for å øke eller redusere tilgjengeligheten i trinn på 50 prosent, eller skrive inn et tall.
Trykk Enter for å fullføre oppføringen.
Gjenta trinn 3 og 4 for å spesifisere ytterligere perioder med tilgjengelighet på påfølgende rader i området Ressurstilgjengelighet.
Klikk på OK-knappen for å lagre endringene.
Hvordan blokkere Microsoft Word fra å åpne filer i skrivebeskyttet modus på Windows Microsoft Word åpner filer i skrivebeskyttet modus, noe som gjør det umulig å redigere dem? Ikke bekymre deg, metodene er nedenfor
Slik fikser du feil ved utskrift av feil Microsoft Word-dokumenter Feil ved utskrift av Word-dokumenter med endrede fonter, rotete avsnitt, manglende tekst eller tapt innhold er ganske vanlig. Men ikke gjør det
Hvis du har brukt pennen eller merkepennen til å tegne på PowerPoint-lysbildene dine under en presentasjon, kan du lagre tegningene til neste presentasjon eller slette dem, slik at du neste gang du viser dem starter med rene PowerPoint-lysbilder. Følg disse instruksjonene for å slette penn- og merkepenntegninger: Slette linje én på […]
Stilbiblioteket inneholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og bilder som brukes av forhåndsdefinerte mastersider, sideoppsett og kontroller i SharePoint 2010. For å finne CSS-filer i stilbiblioteket til et publiseringsnettsted: Velg Site Actions→ View Alt innhold på nettstedet. Innholdet på nettstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Ikke overveld publikum med gigantiske tall. I Microsoft Excel kan du forbedre lesbarheten til dashbordene og rapportene dine ved å formatere tallene dine slik at de vises i tusenvis eller millioner.
Lær hvordan du bruker SharePoints sosiale nettverksverktøy som lar enkeltpersoner og grupper kommunisere, samarbeide, dele og koble til.
Julianske datoer brukes ofte i produksjonsmiljøer som et tidsstempel og hurtigreferanse for et batchnummer. Denne typen datokoding lar forhandlere, forbrukere og serviceagenter identifisere når et produkt ble laget, og dermed alderen på produktet. Julianske datoer brukes også i programmering, militæret og astronomi. Forskjellig […]
Du kan lage en nettapp i Access 2016. Så hva er en nettapp egentlig? Vel, nettet betyr at det er online, og appen er bare en forkortelse for "applikasjon". En Custom Web App er en online databaseapplikasjon som du får tilgang til fra skyen ved hjelp av en nettleser. Du bygger og vedlikeholder nettappen i skrivebordsversjonen […]
De fleste sidene i SharePoint 2010 viser en liste over navigasjonskoblinger på hurtigstartlinjen langs venstre side av siden. Hurtigstartlinjen viser koblinger til innhold på nettstedet som lister, biblioteker, nettsteder og publiseringssider. Hurtigstartlinjen inneholder to svært viktige lenker: Linken for alt nettstedinnhold: […]
For enkle problemer finner Solver i Excel vanligvis raskt de optimale Solver-variabelverdiene for objektivfunksjonen. Men i noen tilfeller har Solver problemer med å finne Solver-variabelverdiene som optimerer objektivfunksjonen. I disse tilfellene viser Solver vanligvis en melding eller en feilmelding som beskriver eller diskuterer problemet som […]
