Hva IT-administratorer trenger å vite for å få buy-in for Microsoft Teams

Microsoft Teams er en kjerneteknologi i Microsoft 365 Business. Det er knutepunktet for teamarbeid for dagens arbeidsstyrke. For å begynne å forstå kraften til Microsoft Teams, tenk på at innen to år etter utgivelsen har det blitt tatt i bruk av mer enn 125 000 organisasjoner i 181 markeder på 29 språk med over 120 millioner aktive brukere. Antall selskaper som bruker Microsoft Teams fortsetter å vokse.

Gjør forretningssaken for Microsoft Teams

Hver organisasjon har beslutningstakere, og som IT-administrator er det opp til deg å kjenne til funksjonene til programvaren du presenterer . Her er det du trenger å vite om Microsoft Teams. Microsoft Teams kan nås fra en nettleser, en skrivebordsapplikasjon eller en mobilapp. Du kan gjennomføre en-til-en- eller gruppelyd- og videosamtaler, dele skjerm under nettkonferanser, planlegge møter, ta opp møter og bruke opptil 1 TB lagringsplass per bruker.

Som IT-administrator har du verktøy for å administrere tredjepartsapplikasjoner som kan integreres med Microsoft Teams. Rapporter er tilgjengelige for bruk, og du kan konfigurere innstillinger med retningslinjer som er spesifikke for organisasjonen din. For trygghets skyld har Microsoft Teams en 99,9 prosent økonomisk støttet servicenivåavtale oppetid fra Microsoft. Med andre ord har tjenesten en sjanse på 0,1 prosent (ikke 10 prosent) for å gå ned; hvis det skulle overstige det, ville Microsoft måtte kompensere sine abonnenter et visst beløp.

Så hva kan du gjøre med Microsoft Teams? I et nøtteskall:

• Kommuniser mer effektivt – internt og eksternt. Du kan chatte eller sende en direktemelding, ringe, arrangere en nettkonferanse eller dele filer. Teammedlemmer kan delta i private en-til-en-chatter eller ha gruppesamtaler som er vedvarende. (I en vedvarende chat kan et nytt teammedlem lese tidligere samtaler, noe som hjelper med onboarding.) Microsoft Teams har plass til ulike kommunikasjonsstiler og lar deg til og med inkludere emojier, memer og annen morsom grafikk. Hvis du har en liten bedrift som sysselsetter en yngre arbeidsstyrke, kan det være en fordel å gi dem et verktøy for å uttrykke denne kommunikasjonsstilen.
• Forenkle arbeidsflyten for ansatte og øke produktiviteten deres. Hvis du er i Microsoft Teams og chatter med en kollega og innser at dere begge må samarbeide om et dokument, trenger du ikke å forlate Microsoft Teams for å gå til OneDrive eller SharePoint for å finne filen, kjør Word for å åpne dokument, og begynn deretter å samarbeide. Office-apper som Word, PowerPoint, Excel og SharePoint er integrert i Microsoft Teams. Fra en chat-samtale kan du hoppe direkte inn i dokumentsamforfatter uten å forlate Microsoft Teams.

Få e-postadressen til en Microsoft Teams-kanal.

Microsoft Teams har innebygd integrasjon med Exchange Online slik at brukere kan videresende e-post fra Outlook-postboksen til en Microsoft Teams-kanal. Denne funksjonen er nyttig hvis du har en e-post som kan være verdifull for nåværende og fremtidige teammedlemmer. Hver kanal i en Microsoft Teams-hub har sin egen e-postadresse, som kan fås ved å klikke på ellipsen ved siden av kanalnavnet.

• Gi brukerne mulighet til å bli mer produktive. Ikke alle team jobber på samme måte, så hvorfor ikke la dem konfigurere arbeidsområdet sitt på en måte som fungerer for dem uten å involvere en IT-administrator? I Microsoft Teams kan du!

Teknologien kan tilpasses, slik at brukerne kan skreddersy arbeidsområdet sitt etter måten de jobber på. For eksempel, i en Microsoft Teams-hub kan brukere opprette kanaler for å ha en mer fokusert samtale om spesifikke emner. Brukere kan feste viktige filer på faner slik at andre raskt kan få tilgang til filen med ett klikk.

Spør Who-Bot om hjelp i Microsoft Teams.

Microsoft Teams bruker intelligensfunksjonene til Microsoft Graph slik at du kan øke produktiviteten i organisasjonen din. Tenk deg for eksempel at du trenger hjelp til å lage markedsføringsmateriell. Innen Microsoft Teams ber du Who-Bot om en liste over personer i organisasjonen din som har ekspertise innen markedsføring.

• Minimer datarisiko og hold deg i samsvar. Microsoft Teams drar nytte av sikkerhetsfunksjonene i bedriftsklassen i Microsoft 365. Data i Microsoft Teams er alltid kryptert, enten de ligger i lagring eller blir overført.

Som IT-administrator kan du gå til sikkerhets- og samsvarssenteret og angi et varsel eller søke i revisjonslogger for alle bruker- og administratoraktiviteter i Microsoft Teams. Fra Microsoft Teams kan du også utføre innholdssøk av alle data og eksportere dataene inn for å støtte overholdelse eller rettstvister.

Microsoft Teams brukergrensesnitt: En anmeldelse for IT-administratorer

Gjør deg klar til å utvide Microsoft Teams-vokabularet ditt med ord som kommandolinje, tabulatorer, bot, @omtaler og røde smell når du ruller ut Microsoft Teams. Deretter legger du til mainstream sosiale medier-snakk som emoji, klistremerker og Giphys.

Microsoft Teams brukergrensesnitt er konsekvent enten du bruker nettversjonen eller skrivebordsapplikasjonen. Nøkkelelementene i brukergrensesnittet er detaljert i følgende liste:

• Den app bar på venstre har ikoner for aktivitet, Chat, Lag, Møter, Filer, Mer Apps (vist som en ellipse), Get App (vist på web-versjonen for å laste ned desktop app), lagene Store, og tilbakemelding.
• Den Lag delen ved siden av app bar listene lagene og kanaler som den innloggede brukeren er medlem.
• Den Samtaler vinduet ved siden av delen vises Microsoft-lag alle samtaler i den valgte kanalen. Chatter kan inkludere visuelle indikatorer som @omtale, som indikerer at chatten spesifikt nevner en bruker, eller et rødt smell (!) for å indikere stor betydning.
• Den kommandolinjen , på toppen, blir brukt til spørre apps eller utføre et søk i team.
• The Conversation og filer kategoriene er funnet like under navnet på teamet og kanal. Samtale-fanen er der du finner chat eller direktemeldinger (IM). Filer-fanen viser filene i mappen for kanalen. +-tegnet lar en bruker legge til snarveier til innhold i Microsoft Teams.
• Den skriveboksen nederst til høyre, er der du skriver en melding å starte en samtale.

  Microsoft Teams brukergrensesnitt.

Sjekk her for å lære mer om fordeler og ulemper med Microsoft 365 Cloud .