Hva er SharePoint?

SharePoint er Microsofts fremste samarbeidsservermiljø, og tilbyr verktøy for å dele dokumenter og data på tvers av ulike organisasjoner innenfor et selskaps nettverk. SharePoint er vanligvis distribuert på et selskaps nettverk som en serie intranettsider, og lar ulike avdelinger kontrollere sin egen sikkerhet, arbeidsgrupper, dokumenter og data.

Som med alle andre nettsteder, er et SharePoint-nettsted - eller en individuell side på nettstedet - tilgjengelig ved hjelp av en URL som brukeren kan få tilgang til ved hjelp av en standard nettleser.

SharePoint brukes oftest til lagring av versjonskontrollerte dokumenter, som Word-dokumenter og Excel-regneark. I mange miljøer brukes e-post for å sende dokumenter frem og tilbake mellom brukere. Potensialet for å blande ulike versjoner av samme dokument er betydelig. Lagring av flere kopier av det samme dokumentet tar også opp mye diskplass. Siden SharePoint gir én enkelt kilde for lagring, visning og oppdatering av dokumenter, er mange av disse problemene eliminert.

Og fordi SharePoint enkelt håndterer praktisk talt alle typer dokumenter, brukes det ofte til å konsolidere og lagre ulike typer dokumentasjon (for eksempel prosjekttegninger, videoer, skjemaer, fotografier og arbeidsbøker) som kreves for store prosjekter der flere team må samarbeide .

Microsoft valgte SharePoint som plattformen for Excel-publisering på grunn av de betydelige funksjonene innebygd i SharePoint, inkludert disse:

• Sikkerhet: SharePoint støtter brukere og brukergrupper. Brukere og grupper kan gis eller nektes tilgang til ulike deler av et SharePoint-nettsted, og utpekte brukere kan få tillatelse til å legge til, slette eller endre nettstedet.
• Versjonsstyring: SharePoint opprettholder automatisk en versjonshistorikk for objekter og data. Endringer kan rulles tilbake til en tidligere tilstand praktisk talt når som helst. Muligheten til å rulle tilbake endringer kan gis til individuelle brukere, og DBA-støtte er ikke nødvendig.
• Papirkurv: Slettede data og objekter holdes i en "papirkurv" slik at de kan gjenopprettes om nødvendig. SharePoint støtter en Angre-funksjon for sine data.
• Varsler: Brukere og grupper kan bli varslet via e-post når et bestemt dokument i SharePoint legges til, slettes eller endres. Når de får de riktige tillatelsene, kan brukere administrere sine egne varsler.
• Sluttbrukervedlikehold: SharePoint-nettsteder er ment å vedlikeholdes av brukerne deres, uten innblanding fra IT-avdelinger. Selv om SharePoint-sider ikke er like fleksible som vanlige nettsider, kan en SharePoint-utvikler legge til eller fjerne funksjoner fra sider; endre fonter, overskrifter, farger og andre attributter til sider; lage undersider og lister; og utføre mange andre vedlikeholds- og forbedringsoppgaver.
• Andre funksjoner: Hvert SharePoint-nettsted inkluderer en rekke funksjoner, for eksempel en kalender, en oppgaveliste og kunngjøringer som brukere kan slå av eller fjerne.

De fleste IT-organisasjoner har allerede implementert et SharePoint-miljø, så organisasjonen din har sannsynligvis allerede SharePoint kjørende på nettverket. Ingen ensom bruker kan bare starte opp et SharePoint-nettsted. Hvis du er interessert i å bruke SharePoint, kontakt IT-avdelingen din for å spørre om å få tilgang til et SharePoint-nettsted.