Hva er Microsoft SharePoint: A Brief Tour

SharePoint i Microsofts skybaserte løsning for samarbeid. Microsoft SharePoint er et godt eksempel på hvor langt vi har kommet med å bruke teknologi for å forbedre teamarbeid og kommunikasjon. I 1971 sendte dataingeniør Ray Tomlinson den første e-posten mellom to datamaskiner satt side om side. På spørsmål om hva som fikk ham til å utvikle en slik banebrytende teknologi, var Tomlinsons svar, "mest fordi det virket som en fin idé."

Mer enn 40 år senere, og over 269 milliarder e-poster sendt og mottatt per dag bare i 2017, er det grunn til å oppgradere den fine ideen. I dagens verden, hvor informasjonsarbeidere ikke lenger sitter ved siden av hverandre, men spredt over flere geografier og tidssoner, er e-post rett og slett ikke nok til å sikre sanntidssamarbeid, selvbetjent informasjonsinnsamling og robust kunnskapshåndteringsløsning.

Mens e-post vil fortsette å dekke behovene til én-til-én kommunikasjon og kalender, fungerer SharePoint Online som plattformen for teamfokuserte og prosjektfokuserte samarbeidsbehov . Intranettfunksjonene i SharePoint leverer samarbeidsevner på en måte som utnytter den kollektive kunnskapen til menneskene i organisasjonen for ikke bare å informere og engasjere ansatte, men også for å transformere forretningsprosesser.

Omvisning i SharePoint-landskapet

SharePoint Online forbinder menneskene på arbeidsplassen din med en intelligent innholdsadministrasjonsløsning som driver produktiviteten samtidig som dataene dine er sikre. Det er en skybasert løsning som er en av tjenestene i Office 365. Under SharePoint-paraplyen ligger også SharePoint Server, som er en løsning som ligner på SharePoint Online, men det krever kjøp og vedlikehold av servermaskinvare, installasjon av programvaren, oppbevaring av programvare eller operativsystemet oppdatert, og ansette folk til å administrere teknologien og feilsøke problemer. I SharePoint Online håndteres disse oppgavene av Microsoft.

Bli kjent med SharePoint-personene

Mens SharePoint gir en plattform for alle i organisasjonen å dele og jobbe sammen, er det fire typer personas som bruker, samhandler med og drar nytte av SharePoint.

• Sluttbrukere: Hvis du går inn på organisasjonens portal eller intranett på SharePoint for å lese kunngjøringer eller noen form for kommunikasjon, er du sluttbruker. Det samme gjelder hvis prosjektteamet ditt bruker SharePoint for samarbeid.
• Administratorer: Etter hvert som du blir kjent med funksjonene og funksjonene til SharePoint, kan du bli en super sluttbruker og ta på deg administrasjonsansvar, for eksempel følgende:
  • Nettstedsamlingsadministrator: Denne rollen er ansvarlig for en hel sidesamling, som kan ha mange SharePoint-nettsteder. En nettstedsamlingsadministrator kan kontrollere hvilke funksjoner som er tilgjengelige for nettstedsamlingen, inkludert arbeidsflyter, tilpasset merkevarebygging og søkeinnstillinger.
  • Nettstedseier: Når du oppretter et nytt nettsted fra Nettsteder-siden, blir du automatisk nettstedets eier. Som nettstedeier kan du klargjøre undernettsteder, administrere tillatelser for nettstedet, endre utseendet og følelsen, og aktivere eller deaktivere nettstedsfunksjoner i henhold til hva som er tilgjengelig fra nettstedsamlingen, og mer.

• IT-fagfolk: SharePoint har innebygde funksjoner som imøtekommer profesjonelle i en IT-avdeling eller IT-konsulenter som betjener kundenes behov. Vanligvis administrerer disse IT-ekspertene SharePoint Online for å sikre at teknologien oppfyller forretningsbehov. De kan fungere som system- eller SharePoint-administrator med tilgang til SharePoint Admin Center i Office 365 hvor de konfigurerer SharePoint-innstillinger, som f.eks.
  • Aktivering/deaktivering av Yammer som løsningen for sosialt samarbeid for bedrifter
  • Tillater ekstern deling av SharePoint-nettsteder
  • Konfigurere retningslinjer for samsvar og forebygging av datatap
  • Gjenoppretter slettede nettsteder

• Utviklere: Dette er de tekniske personene som lager applikasjoner og tilpasninger for å utvide SharePoint-funksjonaliteten utover det Microsoft tilbyr. SharePoint har rike funksjoner for de hundretusenvis av utviklere som er fokusert på denne plattformen. Det er til og med en markedsplass for disse utviklerne å publisere og selge appene og løsningene sine: SharePoint Store.

Lander på SharePoint Online-hjemmesiden

SharePoint Online lar deg dele kunnskap , innhold, apper og rike, interaktive nyheter til et bredt publikum i organisasjonen din. I hjertet av evnen til å informere og engasjere ansatte er den grunnleggende teknologien som leverer vakre, moderne og mobilvennlige nettsteder og sider.

SharePoint Online-hjemmesiden gir deg en rask liste over alle nettstedene du tilhører og følger i venstre rute. Den midterste ruten viser en liste i kortstil over de siste nyhetene i organisasjonen din hentet fra alle nettstedene du har tilgang til, samt en liste over nettstedene du ofte besøker.

SharePoint Online-hjemmesiden.

Følg disse trinnene for å få tilgang til SharePoint Online-hjemmesiden:

Logg på Office 365 .

Klikk på appstarteren (ikonet som ser ut som en vaffel i øverste venstre hjørne).

Klikk SharePoint fra listen over fliser.

Vær forsiktig med hva du deler på SharePoint!

SharePoint-nettsteder og deres innhold kan deles med brukere utenfor organisasjonen din gjennom en funksjon som kalles ekstern deling. Som standard er ekstern deling aktivert i SharePoint Online. Dette betyr at alle nettsteder som er opprettet fra Nettsteder-siden kan deles med eksterne brukere. Office 365 Global Admin kan deaktivere denne funksjonen globalt for hele SharePoint Online-miljøet eller aktivere/deaktivere en individuell nettstedsamling.

Ekstern deling er nyttig når du vil at personer du jobber med som ikke har en Office 365-lisens (referert til som eksterne brukere ) i organisasjonen din skal samarbeide med deg. Hvis du for eksempel kjører en markedsføringskampanje og jobber med et annonsebyrå, vil du kanskje gi kontaktene dine i annonsebyrået tilgang til prosjektnettstedet ditt i SharePoint slik at du kan være medforfatter av dokumenter.

Ekstern deling kan også utgjøre et potensial for datalekkasje, så vær forsiktig med hva du deler!