I Excel er det ikke vanskelig å bruke rapport og dashbord om hverandre. Faktisk blir grensen mellom rapporter og dashbord ofte grumsete. Det er nyttig å rense luften og forstå kjerneegenskapene til det som anses å være rapporter og instrumentbord.
Definere rapporter i Excel
Rapporten er trolig den vanligste bruken av business intelligence. En rapport kan beskrives som et dokument som inneholder data som brukes til lesing eller visning. Det kan være så enkelt som en datatabell eller så komplekst som en subtotalt visning med interaktive drill-downs, lik Excels Subtotal- eller Pivot Table-funksjonalitet.
Hovedegenskapen til en rapport er at den ikke fører en leser til en forhåndsdefinert konklusjon. Selv om rapporter kan inkludere analyser, aggregeringer og til og med diagrammer, lar rapporter ofte sluttbrukerne bruke sin egen vurdering og analyse på dataene.
For å tydeliggjøre dette konseptet viser denne figuren et eksempel på en rapport. Denne rapporten viser nasjonalparkens overnattingsstatistikk etter periode. Selv om disse dataene kan være nyttige, er det klart at denne rapporten ikke styrer leseren mot noen forhåndsdefinerte vurderinger eller analyser; det er ganske enkelt å presentere de aggregerte dataene.
Rapporter presenterer data for visning, men leder ikke leserne til konklusjoner.
Definere dashbord i Excel
Et dashbord er et visuelt grensesnitt som gir øyeblikkelig oversikt over nøkkeltiltak som er relevante for et bestemt mål eller forretningsprosess. Dashboards har tre hovedattributter:
-
Dashboards er vanligvis grafiske, og gir visualiseringer som hjelper til med å fokusere oppmerksomheten på viktige trender, sammenligninger og unntak.
-
Dashboards viser ofte bare data som er relevante for målet med dashbordet.
-
Fordi dashbord er utformet med et spesifikt formål eller mål, inneholder de i seg selv forhåndsdefinerte konklusjoner som avlaster sluttbrukeren fra å utføre sin egen analyse.
Den neste figuren illustrerer et dashbord som bruker de samme dataene som vist tidligere. Dette dashbordet viser nøkkelinformasjon om nasjonalparkens statistikk over nattbesøkende. Som du kan se, har denne presentasjonen alle hovedattributtene som definerer et dashbord.
Dashboards gir et raskt overblikk over nøkkeltiltak som er relevante for et bestemt mål eller forretningsprosess.
For det første er det en visuell skjerm som lar deg raskt gjenkjenne den generelle trenden i statistikken for besøkende over natten. For det andre kan du se at ikke alle detaljerte data vises her – du ser bare nøkkelinformasjonen som er relevant for å støtte målet med dette dashbordet, som i dette tilfellet vil være å få litt innsikt i hvilke parker som trenger noen ekstra ressurser for å øke besøkstallene. Til slutt, i kraft av sitt mål, presenterer dette dashbordet deg effektivt med analyser og konklusjoner om trenden for besøkende over natten.