Hva du trenger å vite om feil for finansiell modellering i Excel

Muligheten for feil i en finansiell modell er den viktigste tingen som holder en finansmodeller våken om natten. Som modellbygger må du ha en sunn respekt for regneark og deres mottakelighet for feil.

Tenk deg at du jobber med et spennende nytt prosjekt. Du har gitt en finansiell modell som brukes til et prosjekt eller nøkkelfunksjon i virksomheten din. Det ser fantastisk ut. Folk blir tent; penger blir brukt. Men uker eller måneder inn i prosjektet stemmer ikke tallene plutselig. Hvorfor er prosjektet så langt over budsjettet?

Ved gjennomgang innser du plutselig at det har vært en feil i de opprinnelige beregningene dine. Jøss! Din troverdighet og tillit til arbeidet ditt blir stilt spørsmål ved, noe som fører til noen ubehagelige øyeblikk under møter (for ikke å nevne, bekymring for fremtiden din i selskapet).

European Spreadsheets Risks Interest Group (EuSpRiG) arrangerer en veletablert årlig konferanse for å presentere den siste forskningen og funnene om emnet. Det er mange veldokumenterte tilfeller av høyprofilerte Excel-modelltabber. Noen av disse er dokumentert av EuSpRiG . Gitt de fleste bedrifters motvilje mot å snakke om sine feil, fører antallet og hyppigheten av historiene dokumentert av EuSpRiG mange til å tro at feil i regneark er en vanlig forekomst i de fleste organisasjoner.

Hvilken form kan disse feilene ha? Generelt kan modelleringsfeil grupperes i tre brede kategorier: formelfeil, antakelser eller inndatafeil og logiske feil.

Formelfeil i din økonomiske modell

Formelfeil er de enkleste feilene å gjøre og relativt enkle å oppdage, men de er fryktelig pinlige når de blir oppdaget. Denne typen "mekaniske" feil er også de enkleste å unngå ved selvkontroll og retting.

En vanlig formelfeil er ganske enkelt å plukke opp feil celle i formelen - for eksempel å koble til celle B98, som inneholder 6, i stedet for celle B97, som inneholder 0,6. Denne feilen kan i utgangspunktet virke ganske liten, men la oss si at den opprinnelige investeringen din var $100 000. Gjennom modelleringen din regner du ut at det er 60 prosent fortjenestemargin, men på grunn av denne feilen spår du $600.000 fortjeneste i stedet for $60.000. Oops!

Forutsetninger eller inndatafeil i din økonomiske modell

Modellens formler kan beregnes perfekt, men antakelser i økonomiske modeller er et lærebok tilfelle av "søppel inn, søppel ut." Hvis forutsetningene du har brukt som input er feil, vil modellen også være feil.

Når det gjelder inndatafeil er det to hovedtyper å vurdere:

• Datainndata: Feil ved inndata kan lett oppstå hvis du oppdaterer driftskostnadene, for eksempel fra uke til uke. Hvis disse kostnadene ikke er koblet riktig eller oppdateres regelmessig, kan du få et ufullstendig eller unøyaktig bilde av prosessen. Noen ganger kan det å koble denne informasjonen til en separat, automatisk generert fil og bruke noen av de nye moderne Excel-verktøyene som Get & Transform (tidligere kalt Power Query) automatisere og fremskynde denne prosessen. Sørg også for å bekrefte hvem som er ansvarlig for å oppdatere regnearket, og sørg for at eventuelle endringer i prosessen eller oppdateringsplanen ikke påvirker modellen din.
• Brukerinndata: Brukerinndatafeil oppstår oftere når du er mindre kjent med produktet eller prosjektet du modellerer. For eksempel, når det kommer til lønnskostnadene til et program, kan du ta hensyn til fordelene som en ansatt vil motta og anta at det vil være 5 prosent av lønnen hennes, som er en ganske standard antakelse over hele linjen. Men fordi du er ny i organisasjonen, kan det hende du unnlater å ta hensyn til andre faktorer som påvirker den ansattes fordeler, for eksempel en økning i kostnadene ved å levere det tannlege- og medisinske programmet som selskapet er stolt av. Plutselig øker dette kostnadene til 12,5 prosent av lønnen, og fullstendig blåser ut alle personalkostnadene du har beregnet så nøye.

Hvis du gjør antagelser, må du registrere dem, vurdere dem og legge dem nøye ut i modellen din. Det er også en god idé å bekrefte disse innspillene med de viktigste interessentene.

Det gamle ordtaket "For mange kokker ødelegger buljongen" gjelder absolutt for å bygge en økonomisk modell. Med mindre du har et strengt, samarbeidende sett med standarder som vil sikre at modellen er lagt ut og forutsetninger legges inn konsekvent, vil du oppnå det beste resultatet ved å ha bare én modellbygger som jobber med å bygge modellen.

Når det gjelder bruk av modellen, bør imidlertid hvem som helst kunne bruke en godt bygget modell. Hvis du er bekymret for at folk roter til beregningene dine eller skriver inn feil, sørg for at instruksjonene og dokumentasjonen forklarer hvordan du bruker modellen. Bruk også datavalidering eller cellebeskyttelse på modellen for å begrense endringer brukeren kan gjøre.

Logiske feil i din økonomiske modell

Feil i modellens logikk er sannsynligvis de vanskeligste å få øye på, fordi du kan få antakelsene, inndataene og formlene til å fungere perfekt, men logikken og metodikken – måten modellen er bygget på – kan fortsatt være feil. Du må fange opp logikken og sørge for at byggherrens tilnærming er tydelig. Ellers, hvis du mister nøkkelpersonen som bygde modellen, kan det oppstå forvirring.

For eksempel viser denne modellen prosentandelen av investorens midler som er utlånt. Prosentandelen er beregnet ved å dele investeringssaldoen (nåværende investering pluss nyinvestering) med porteføljesaldo (nåværende lån pluss nye lån minus utløpte lån).

Beregning av investeringsporteføljeforhold.

Vent to sekunder. Beregner du det basert på antall utlånte lån eller den kumulative saldoen? Du kan se hvordan måten forholdet er beregnet på kan skape forvirring for de som ikke er kjent med denne modellen. Det er viktig å dokumentere hvordan du regner det ut. Du kan også lett forveksle månedlige beløp med kumulativ saldo; du kan se at dette er tydelig dokumentert i kolonne B.