Hva du skal se etter når du sjekker eller reviderer en finansiell modell

Hvis du har brukt Excel en stund, foretrekker du sannsynligvis å bygge dine egne regneark eller økonomiske modeller fra bunnen av. I et bedriftsmiljø får folk imidlertid sjelden denne muligheten. I stedet forventes de å overta en eksisterende modell som noen andre har bygget.

Kanskje du går inn i en rolle som du tar over fra noen andre, og det er en eksisterende finansiell rapporteringsmodell som du må oppdatere hver måned. Eller du har blitt bedt om å beregne salgsprovisjoner hvert kvartal basert på et uhyrlig regneark med 50 faner som du egentlig ikke liker utseendet til. Ikke bare arver du andres modeller sammen med inndata, forutsetninger og beregninger den opprinnelige modellereren har lagt inn, men du arver også modellbyggerens feil.

Hvis du skal ta ansvar for andres modell, må du være forberedt på å overta den og gjøre den til din egen. Du må være ansvarlig for hvordan denne modellen fungerer og være trygg på at den fungerer som den skal. Her er en sjekkliste over ting du bør se etter når du først arver andres økonomiske modell:

• Bli kjent med utseendet og følelsen. Se gjennom hvert ark for å se hvilke fargevalg som er brukt. Les gjennom all dokumentasjon. Finnes det en nøkkel for å se hvilke celler som er hvilke? Har modellereren differensiert mellom formler og hardkodede forutsetninger?
• Ta en god titt på formlene. Er de konsekvente? Inneholder de noen hardkodede verdier som ikke oppdateres automatisk og som derfor vil forårsake feil?
• Kjør en feilsjekk. Trykk på Feilkontroll-knappen i Formelrevisjon-delen av Formler-fanen på båndet for å se med et øyeblikk om det er noen Excel-feil på arket som kan forårsake problemer.
• Se etter lenker til eksterne filer. Eksterne koblinger kan være en gyldig del av arbeidsprosessen, men du må vite om denne filen får noen inndata fra eksterne arbeidsbøker for å sikre at ingen utilsiktet endrer ark eller filnavn, noe som forårsaker feil i modellen din. Finn eksterne lenker ved å trykke på Rediger lenker-knappen på Tilkoblinger-delen av Data-fanen på båndet.
• Se gjennom de navngitte områdene. Navngitte områder kan være nyttige i en finansiell modell, men de inneholder noen ganger feil på grunn av overflødige navn, så vel som eksterne lenker. Se gjennom de navngitte områdene i navnebehandlingen, som er i delen Definerte navn i kategorien Formler på båndet. Slett alle navngitte områder som inneholder feil eller som ikke brukes, og hvis de inneholder lenker til eksterne filer, legg merke til dem og sørg for at de er nødvendige.
• Sjekk automatiske beregninger. Formler skal beregnes automatisk, men noen ganger når en fil er veldig stor, eller en modellbygger liker å kontrollere endringene manuelt, har beregningen blitt satt til manuell i stedet for automatisk. Hvis du ser ordet Beregn i statuslinjen nederst til venstre, betyr dette at beregningen er satt til manuell, så du er sannsynligvis inne for en komplisert undersøkelse! Trykk på Beregningsalternativer-knappen i Beregning-delen av Formler-fanen på båndet for å bytte mellom manuell og automatisk arbeidsbokberegning.

I tillegg til disse trinnene, her er noen nyttige revisjonsverktøy i Excel du kan bruke til å sjekke, revidere, validere og om nødvendig korrigere en nedarvet modell slik at du kan være trygg på resultatene av din økonomiske modell:

• Inspiser arbeidsboken. Bli kjent med de skjulte funksjonene til modellen din og identifiser potensielt problematiske funksjoner som ellers kan være svært vanskelig å finne med dette lite kjente verktøyet. For å bruke den, åpne arbeidsboken, klikk på Fil-knappen på båndet; på Info-fanen klikker du på knappen Se etter problemer.
• F2: Hvis en formels kildeceller er på samme side, setter F2-snarveien cellen i redigeringsmodus, så denne snarveien er en god måte å se visuelt hvor kildedataene kommer fra.
• Spor presedenser/avhengige: Excel-revisjonsverktøy sporer relasjonene visuelt med sporingslinjepiler. Du kan få tilgang til disse verktøyene i Formelrevisjon-delen av Formler-fanen på båndet.
• Evaluer formel: Ta fra hverandre lange og komplekse formler ved å bruke verktøyet Evaluer formel, i Formelrevisjon-delen av Formler-fanen på båndet.
• Feilkontrollverktøy: Hvis du gjør en feil - eller det Excel mener er en feil - vil en grønn trekant vises i øvre venstre hjørne av cellen. Dette vil skje hvis du utelater tilstøtende celler, eller hvis du skriver inn en inndata som tekst, som ser ut til å være et tall.
• Overvåkningsvindu: Hvis du har utdataceller du vil holde øye med, vil dette verktøyet vise resultatet av spesifiserte celler i et eget vindu. Du finner dette verktøyet i Formelrevisjon-delen av Formler-fanen på båndet. Det er nyttig for å teste formler for å se virkningen av en endring i forutsetninger på en eller flere separate celler.
• Vis formler: For å se alle formlene på et øyeblikk i stedet for de resulterende verdiene, trykk på Vis formler-knappen i Formelrevisjon-delen av Formler-fanen på båndet (eller bruk Ctrl+`-snarveien). Vis formler er også en veldig rask og enkel måte å se om det finnes hardkodede verdier.