Holde journaler med Outlook 2007 Journal

Journalen i Outlook 2007 kan være enormt nyttig, enten du velger å bruke den regelmessig eller sjelden. Du trenger ikke begrense deg til å registrere dokumenter eller Outlook-elementer. Du kan holde styr på samtaler, kundehenvendelser eller andre transaksjoner der kronologi er viktig. Hvis du angir journalen for automatiske oppføringer, kan du ignorere den til du trenger å se hva den har registrert. Du kan også spille romskipskaptein og spille inn alt du gjør.

Noen ganger, når du vil finne et dokument eller en oversikt over en samtale, husker du ikke hva du kalte dokumentet eller hvor du lagret det, men du husker når du opprettet eller mottok elementet. I den situasjonen kan du gå til Journalen og sjekke datoen du husker å ha håndtert varen og finne det du trenger å vite.

Lage journaloppføringer ved å ikke gjøre noe

Hva er den enkleste måten å skrive inn i journalen? Gjør ingenting. Etter at den er slått på, registrerer journalen automatisk alle dokumenter du oppretter, redigerer eller skriver ut i et Microsoft Office-program. Journalen sporer også automatisk e-postmeldinger, møteforespørsler og svar, og oppgaveforespørsler og svar.

Det er en hake: Du må fortelle Outlook at du vil ha automatisk journalopptak slått på. (Ok, så du trenger å gjøre noe.) Heldigvis, hvis du ikke har aktivert Journal automatiske opptaksfunksjonen, Outlook spør deg om du vil slå av funksjonen på hver gang du klikker Journal ikonet.

Følg disse trinnene for å slå på journalens automatiske opptaksfunksjon:

1. Velg Verktøy –> Alternativer.

Dialogboksen Alternativer vises.

2. Klikk på knappen Journalalternativer.

Dialogboksen Journalalternativer vises, med avmerkingsbokser for alle typer aktiviteter du kan registrere automatisk – og navnene på alle personene du automatisk kan registrere transaksjoner for, for eksempel e-post.

3. Klikk på avmerkingsboksen for elementer og filer du vil registrere automatisk og for kontakter du vil ha informasjon om.

Listen over personer i For disse kontaktene-boksen er den samme som listen over personer i kontaktlisten.

Når du legger til navn i kontaktlisten i kontaktmodulen, er ikke disse navnene angitt for automatisk registrering i journalen. Hvis du vil at journalen skal holde styr på dem, har du to måter å fortelle det på:

• Kryss av navnet/navnene i dialogboksen Journalalternativer.

• Åpne kontaktposten, klikk på Journal-fanen, og merk av for Automatisk registrering av journaloppføringer for disse kontaktene.

4. Klikk OK.

Journalen begynner automatisk å registrere elementene og filene du valgte for kontaktene du navnga.

Registrere et Outlook-element i journalen manuelt

Hvis du ikke vil rote journalen ved å registrere alt automatisk, kan du legge inn valgte elementer manuelt – bare dra dem til journalikonet. For eksempel vil du kanskje ikke registrere hver transaksjon med en potensiell kunde før du er sikker på at du gjør forretninger med den kunden. Du kan dra relevante e-postmeldinger til journalen og beholde en oversikt over seriøse henvendelser. Når du faktisk begynner å gjøre forretninger med en ny klient, kan du sette opp automatisk opptak.

Følg disse trinnene for å registrere elementer manuelt i journalen:

1. Velg Gå –> Mappeliste (eller trykk Ctrl+6).

Mappelisten, som inkluderer et lite ikon for journalen, vises i den øvre halvdelen av navigasjonsruten.

2. Dra elementet du vil ta opp (for eksempel en e-postmelding) til journalikonet i mappelisten.

Journalregistreringsskjemaet vises. Nederst i skjemaet ser du et ikon som representerer elementet du spiller inn, sammen med elementets navn.

3. Fyll inn informasjonen du ønsker å registrere.

Du trenger ikke ta opp noe. Tekstboksen nederst på skjermen gir deg plass til å notere deg selv, hvis du ønsker å bruke den.

4. Klikk Lagre og lukk.

Elementet du registrerte legges inn i Journalen.