Gruppering i Outlook 2007 lager hauger med lignende elementer som du kan åpne eller lukke. Du kan bare se på de gruppene som interesserer deg og ignorere alle de andre gruppene. For eksempel, ved skattetid grupperer du sjekkene dine; du lager en haug av sjekkene for medisinske utgifter, en annen haug med sjekker for veldedige fradrag, og så videre. Deretter kan du legge sammen beløpene du brukte i hver kategori og legge inn disse tallene i selvangivelsen.
Gruppere visninger med noen få museklikk
Den raskeste måten å gruppere elementer på er å høyreklikke på overskriften til kolonnen du vil gruppere etter, og deretter velge Grupper etter dette feltet. Gruppe etter-boksen vises automatisk, og navnet på feltet du valgte vises automatisk i Gruppe etter-boksen. Er ikke det glatt?
Gruppere visninger med dra-og-slipp
Den neste enkleste måten å gruppere elementer på er å åpne Gruppe etter-boksen og dra en kolonneoverskrift inn i den.
Følg disse trinnene for å gruppere elementer ved å dra og slippe en kolonneoverskrift:
1. Åpne Avansert verktøylinje ved å velge Vis –> Verktøylinjer –> Avansert.
Den avanserte verktøylinjen viser Group By Box-knappen, vanligvis den tredje knappen fra høyre. Grupper etter boks-knappen inneholder et ikon som ser ut som en boks med noen linjer i.
2. Klikk på Grupper etter boks-knappen på verktøylinjen Avansert.
Tabellen faller litt ned, og en boks vises over bordet, som proklamerer Dra en kolonneoverskrift hit for å gruppere etter den kolonnen.
3. Dra overskriften til kolonnen som inneholder dataene du vil gruppere etter, til boksen Grupper etter.
Du kan dra flere felt opp til Grupper etter-boksen for å opprette grupper basert på mer enn én kolonne.
Bruke dialogboksen Grupper etter
Du kan også bruke dialogboksen Grupper etter for å gruppere oppføringen.
Følg disse trinnene for å gruppere listen din:
1. Velg Vis –> Gjeldende visning –> Tilpass gjeldende visning.
Dialogboksen Tilpass visning vises. Hvis du ser ordene Tilpass gjeldende visning i navigasjonsruten, kan du også klikke på disse ordene for å åpne dialogboksen Vis sammendrag.
2. Klikk på Grupper etter-knappen.
Dialogboksen Grupper etter vises.
3. Velg det første feltet du vil gruppere visningen etter.
Listen har flere felt enn det som vises i tabellen. Hvis du velger å gruppere etter et felt som ikke vises i tabellen din, kan du merke av for Vis felt i visning.
Det kan også være lurt å velge om du vil at gruppene dine skal sorteres i stigende eller synkende rekkefølge.
4. Velg eventuelle andre felt som du vil gruppere visningen etter.
Hvis du grupperer etter for mange kolonner, gjør du listen vanskeligere enn enklere å bruke.
5. Klikk OK.
Du kan gruppere listen din etter så mange felt du vil bruke til formålet.