Grunnlinjen i Excel-salgsprognoser

En grunnlinje i salgsprognoser er en serie observasjoner – mer til poenget i denne boken, en inntektsstrøm – som du bruker til å lage en prognose. Det er tre typiske prognoser, avhengig av hvordan grunnlinjen ser ut:

• Hvis grunnlinjen har holdt seg stødig, vil din beste prognose sannsynligvis være nær gjennomsnittet av alle salgsbeløpene i grunnlinjen.
• Hvis basislinjen har vært stigende, vil prognosen din sannsynligvis være høyere enn det siste salgsbeløpet.
• Hvis basislinjen har vært fallende, vil prognosen din sannsynligvis være lavere enn det siste salgsbeløpet.

Merk: Disse svake ordene er sannsynlige og er sannsynligvis der fordi når det er et sesongmessig aspekt ved salget som ennå ikke vises i grunnlinjen din, kan neste sesong starte på samme tidspunkt som prognosen din og snu det du ellers ville forventet .

Hvorfor er en grunnlinje viktig? Fordi det hever prognosen over statusen til en gjetning. Når du bruker en grunnlinje, innser du at – fraværende spesialkunnskap som det faktum at prisen per enhet er i ferd med å endre seg drastisk – din beste guide til hva som skjer videre er ofte det som skjedde før.

Det er et annet vesleord: ofte. Du vil ha mange muligheter til å bruke én variabel, for eksempel summen av salgsanslag fra individuelle salgsrepresentanter, for å forutsi variabelen du virkelig er interessert i, salgsinntekter. I så fall kan du få en mer nøyaktig prognose ved å bruke Excel til å finne formelen som relaterer de to variablene, og deretter bruke den formelen til å anslå neste verdi av salgsinntekter.

Avhengig av styrken til forholdet mellom de to variablene, kan denne formelen være en bedre veiledning enn å se utelukkende til basislinjen i salgshistorikken. Det er likevel en grunnlinje: I dette tilfellet består grunnlinjen av to eller flere variabler, ikke bare én.

Kartlegge grunnlinjen

Øyet er en flott guide til hva som skjer i grunnlinjen din. Du kan dra nytte av det ved å lage et diagram som viser grunnlinjen. Det er et par muligheter:

• Hvis du lager prognosen din utelukkende på grunnlag av tidligere salgsinntekter, er et godt valg et linjediagram, som det som vises her. Du kan se at inntektene er flate over tid, selv om de hopper rundt noen. Grunnlinjens mønster i diagrammet er en pekepinn på typen prognose som skal brukes: I figuren kan denne typen være eksponentiell utjevning.

Linjediagrammet er ideelt for bare én variabel, for eksempel salgsinntekter.

• Hvis du bruker en annen variabel - for eksempel summen av salgsestimatene gitt av individuelle selgere - vil du sannsynligvis bruke et XY (Scatter)-diagram, som det som vises her. Legg merke til at de faktiske tallene følger ganske godt opp mot summen av de individuelle estimatene, noe som kan overbevise deg om å bruke regresjonstilnærmingen for å forutsi neste periode, spesielt fordi du kan få tak i det neste estimatet fra salgsstyrken du kan forutse.

I dette tilfellet eksisterer det en positiv sammenheng mellom summen av individuelle estimater og de faktiske resultatene.

Hvis du skal basere din neste prognose på informasjon fra individuelle selgere, ikke gjør prognoseperiodene for korte. Hvis du gjør det, vil du få representantene til å bruke mer tid på å lage estimater enn å gjøre salg, noe som betyr at provisjonene deres synker, og det neste du vet at de jobber for konkurrentene dine – og du kan skylle prognosen din ned i toalettet.

Ser etter trender

Trender er viktige i salgsprognoser. For det første er det avgjørende å vite om det er en trend i baseline for å vite mer om hva som skjer i produktlinjen. For en annen, tilstedeværelsen av en trend forteller deg noen ganger at du må gjøre mer forberedelse. Hvis du for eksempel har bestemt deg for å bruke eksponentiell utjevning, vil du kanskje fjerne trenden først.

Hvis du ser på grunnlinjen vist i kolonne A i følgende figur, vil det ikke ta deg lang tid å konkludere med at det er en oppadgående trend i salgsinntektene. Men hvis du bruker den lille innsatsen som trengs for å kartlegge grunnlinjen, ser du ikke bare trenden umiddelbart, men du får en god intuitiv idé om hvor salget er på vei og hvor raskt de kommer dit.

Du kan enten avskrekke denne serien og bruke enkel eksponentiell utjevning, eller forutsi salgsinntekter ved å bruke periodenummeret som prediktor.

Vær forsiktig når du ser en trend som den som vises. Hvis dette er ukentlige resultater, kan det bare være den første delen av et sesongmønster (eller en syklus) som er i ferd med å gå ned igjen. Legg merke til at de siste syv periodene ser ut som om resultatene kan være klare til å gjøre nettopp det.