Du kan bruke betinget formatering for å forbedre rapportene og dashbordene dine i Excel. Formateringsscenarioene under kategorien Regler for markering av celler, vist i denne figuren, lar deg markere de cellene hvis verdier oppfyller en bestemt betingelse.
Det du må huske på med disse scenariene er at de fungerer veldig som en IF … THEN … ELSE-setning. Det vil si at hvis betingelsen er oppfylt, formateres cellen og hvis betingelsen ikke oppfylles, forblir cellen urørt.
Scenariene under kategorien Highlight Cells Rules er ganske selvforklarende. Her er en oversikt over hvert scenario:
-
Større enn: Dette scenariet lar deg betinget formatere en celle hvis verdi er større enn et spesifisert beløp. For eksempel kan du fortelle Excel å formatere de cellene som inneholder en verdi større enn 50.
-
Mindre enn: Dette scenariet lar deg betinget formatere en celle hvis verdi er mindre enn et spesifisert beløp. For eksempel kan du fortelle Excel å formatere de cellene som inneholder en verdi mindre enn 100.
-
Mellom: Dette scenariet lar deg betinget formatere en celle hvis verdi er mellom to gitte beløp. For eksempel kan du fortelle Excel å formatere de cellene som inneholder en verdi mellom 50 og 100.
-
Lik: Dette scenariet lar deg betinget formatere en celle hvis verdi er lik et gitt beløp. For eksempel kan du fortelle Excel å formatere de cellene som inneholder en verdi som er nøyaktig 50.
-
Tekst som inneholder: Dette scenariet lar deg betinget formatere en celle hvis innhold inneholder en hvilken som helst form for en gitt tekst du angir som et kriterium. For eksempel kan du fortelle Excel å formatere de cellene som inneholder teksten "Nord".
-
En dato som forekommer: Dette scenariet lar deg betinget formatere en celle hvis innhold inneholder en dato som inntreffer i en spesifisert periode i forhold til dagens dato. For eksempel i går, forrige uke, siste måned, neste måned, neste uke og så videre.
-
Dupliserte verdier: Dette scenariet lar deg betinget formatere både dupliserte verdier og unike verdier i et gitt celleområde. Denne regelen ble utviklet mer for dataopprydding enn dashboarding, slik at du raskt kan identifisere enten duplikater eller unike verdier i datasettet ditt.
Bruk et øyeblikk på å gå gjennom et eksempel på hvordan du bruker et av disse scenariene. I dette enkle eksemplet markerer du alle verdier som er større enn en viss mengde.
Start med å velge celleområdet du må bruke betinget formatering på.
Velg Større enn-scenariet som finnes under kategorien Regler for utheving av celler vist i følgende figur.
Dette åpner dialogboksen vist i denne figuren. I denne dialogboksen er ideen å definere en verdi som vil utløse den betingede formateringen.
Skriv inn verdien (400 i dette eksemplet) eller referer til en celle som inneholder utløserverdien. Også i denne dialogboksen bruker du rullegardinboksen for å spesifisere formatet du vil bruke.
Klikk på OK-knappen.
Umiddelbart bruker Excel formateringsregelen på de valgte cellene, som vist i denne figuren.
Fordelen med en betinget formateringsregel er at Excel automatisk revurderer regelen hver gang en celle endres (forutsatt at cellen har en betinget formateringsregel brukt på seg). For eksempel, hvis du skulle endre noen av de lave verdiene til 450, vil formateringen for den verdien automatisk endres fordi alle cellene i datasettet har formateringen brukt på seg.