Hvor mange ganger har dette skjedd? Du mottar en møteforespørsel, men tiden fungerer ikke for deg. Du ringer møtearrangøren på telefonen for å diskutere et nytt møtetidspunkt, for så å bruke den neste halvtimen på å høre om hans siste ferie til Fiji. (Å, visst, det er hyggelig å høre at han hadde det hyggelig, men vil du virkelig høre hver eneste detalj?)
Vel, du kan unngå denne tidskastende fallgruven med Outlook 2002s nye Foreslå en ny tid-funksjon, som drastisk kan redusere tiden det tar å planlegge et møte på nytt. Bare følg disse trinnene:
1. Dobbeltklikk på møteforespørselsmeldingen du nettopp mottok. Meldingen åpnes i sitt eget vindu.
Du kan også vise meldinger i forhåndsvisningsruten uten å dobbeltklikke for å åpne dem. Outlook 2002 har lagt til muligheten til å godta, avslå eller foreslå et nytt tidspunkt rett fra forhåndsvisningsruten. For å aktivere forhåndsvisningsruten, velg Vis, Forhåndsvisningsrute; Deretter klikker du bare én gang på meldingen for å se forhåndsvisningen.
2. Klikk på Foreslå nytt tidspunkt. Dialogboksen Foreslå nytt tidspunkt vises, og viser tidsplanene til alle deltakerne for det opprinnelige møtet.
3. I planområdet markerer du et nytt tidspunkt for møtet.
Du kan også bruke boksene Møtestarttid og Møtesluttid for å gå direkte til tidspunktet du ønsker. Eller, kanskje mer praktisk, kan du bruke AutoPick frem-knappen for raskt å hoppe til neste tilgjengelige tidspunkt for alle deltakere.
4. Klikk på Foreslå tid.
En ny e-postmelding vises med ditt foreslåtte nye møtetidspunkt. Du kan endre emne og ta med et notat om hvorfor du foreslår et nytt tidspunkt.
5. Klikk Send.
E-postmottakeren vil ha muligheten til å godta eller avslå det foreslåtte nye tidspunktet og kan sende en oppdatert møteforespørsel.