Tabelldesign er en av de mest undervurderte bestrebelsene i Excel-rapportering. Tro det eller ei, grenser kommer i veien for raskt å lese dataene i en tabell. Fordi grenser hjelper til med å skille data i pent partisjonerte seksjoner, kan dette virke motintuitivt, men realiteten er at en tabells grenser er det første øynene dine ser når du ser på en tabell.
Tror du ikke det? Stå litt tilbake fra et Excel-bord og mys. Grensene vil dukke opp mot deg.
Du bør alltid forsøke å avvikle grenser og rutenett der du kan. Prøv å bruke det naturlige hvite rommet mellom kolonnene for å dele opp seksjoner. Hvis grenser er nødvendige, formater dem til lysere fargetoner enn dataene dine; lyse grå er vanligvis ideelle. Tanken er å indikere seksjoner uten å distrahere fra informasjonen som vises.
Denne figuren viser en tabell med mange distraherende rutenett, overskrifter og farger.
Denne figuren viser effekten av å minimere bruken av grenser og bruke de enkle regnskapsunderstrekningene for å fremheve kolonneoverskriftene. Legg merke til hvordan tallene ikke lenger er innkapslet i rutenett, og at overskrifter nå hopper ut av deg med tillegg av Enkelt regnskapsunderstreking.
Enkelt regnskapsunderstreking er forskjellig fra standardunderstrekingen du vanligvis bruker ved å trykke Ctrl+U på tastaturet. Standardunderstrekinger trekker bare en strek så langt teksten strekker seg - det vil si at hvis du understreker ordet JA, vil standardunderstreking gi deg en linje under de tre bokstavene.
Enkelt regnskapsunderstreking trekker derimot en strek over hele kolonnen, uavhengig av hvor stort eller lite ordet er. Dette gir en minimal, men tilsynelatende visuell avgrensning som fremkaller kolonneoverskriftene dine pent.
For å formatere kantlinjene, marker cellene du jobber med, høyreklikk og velg Formater celler. På kantlinjen i dialogboksen Formater celler, gjør følgende trinn som vist i figuren:
Velg en passende linjetykkelse.
Vanligvis betyr dette at du bør velge linjen med den letteste vekten.
Velg en passende farge.
Igjen, lysere fargetoner er det beste alternativet.
Bruk kantknappene for å kontrollere hvor grensene dine plasseres.
For å bruke den enkle regnskapsunderstrekingen, høyreklikk på kolonneoverskriftene og velg Formater celler. Klikk på Font-fanen i dialogboksen Formater celler og i rullegardinmenyen Understrek, velg alternativet Enkelt regnskap som vist i denne figuren.