Fokus på felt i Access 2003

Et felt er stedet der dataene dine bor; ett felt inneholder ett stykke data, for eksempel år eller team.

Fordi det er så mange forskjellige typer ting i verden, tilbyr Access 2003 en rekke felttyper for oppbevaring av ting. Faktisk stiller Access 2003 ti felttyper til din disposisjon. Ved første rødhet virker ti valg kanskje ikke som mye fleksibilitet, men når du først kommer inn i Access 2003, vil det være mer enn nok. Og takket være feltalternativene kan du også tilpasse hvordan feltene ser ut og fungerer for å passe dine behov nøyaktig. Alt dette, og det lager popcorn også.

Hvert felt tilbyr en rekke alternativer for å gjøre tilpasning utrolig nyttig. Du kan be om litt informasjon, teste oppføringen for å se om det er det du leter etter, og deretter formatere feltet automatisk slik du vil.

Alle felttypene vises i listen nedenfor. De er i samme rekkefølge som de vises på skjermen i Access 2003. Ikke bekymre deg hvis du ikke kan finne ut hvorfor noen vil bruke en eller annen type. Bare fokuser på de du trenger, gjør en mental notat om de andre, og fortsett med arbeidet ditt.

• Tekst: Lagrer tekst – bokstaver, tall og enhver kombinasjon av disse – opptil 255 tegn.

• Tall i et tekstfelt er ikke tall. de er bare en haug med siffer som henger sammen i et felt. Vær forsiktig med dette når du designer tabellene i databasen.

• Tekstfelt har én innstilling du trenger å vite om: størrelse. Når du oppretter et tekstfelt, vil Access 2003 vite hvor mange tegn feltet inneholder. Det er feltstørrelsen . Hvis du oppretter et felt som heter Fornavn og gjør størrelsen 6, passer Joseph inn i feltet, men ikke Jennifer. Denne begrensningen kan være et problem. En god generell regel er å gjøre feltet litt større enn du tror du trenger. Det er lett å gjøre feltet enda større hvis du trenger det, men det er veldig farlig å gjøre det mindre.

• Notat: Holder opptil 64 000 tegn med informasjon – det er nesten 18 sider med tekst.

• Dette er et veldig stort tekstfelt. Det er flott for generelle notater, detaljerte beskrivelser og alt annet som krever mye plass.

• Tall: Inneholder virkelige, sikre tall.

• Du kan legge til, trekke fra og beregne veien til berømmelse og formue med tallfelt. Hvis du jobber med dollar og cent (eller pund og pence), bruk et valutafelt.

• Dato/klokkeslett: Lagrer tid, dato eller en kombinasjon av de to, avhengig av hvilket format du bruker.

• Bruk et dato/klokkeslett-felt for å spore når i livet . Ganske allsidig, ikke sant?

• Valuta: Sporer penger, priser, fakturabeløp og så videre.

• I en Access 2003-database stopper pengene her. For den saks skyld, det samme gjør lira, mark og yen. Hvis du er i humør for en annen type nummer, sjekk ut nummerfeltet.

• AutoNumber: Gjør akkurat det den sier: Den fyller seg selv med et automatisk generert tall hver gang du lager en ny post.

• AutoNumber er veldig kult. Bare tenk at når du legger til en kunde i tabellen, genererer Access 2003 kundenummeret automatisk! Selv om Microsoft SQL Server har noe lignende, må de stakkars som bruker Oracle hoppe gjennom bøyler for å generere kundenummer (eller andre typer).

• Ja/Nei: Holder Ja/Nei, Sant/Usant og På/Av, avhengig av formatet du velger. Når du trenger et enkelt ja eller nei, er dette feltet du skal bruke.

OLE-objekt: Står for Object Linking and Embedding, en veldig kraftig, veldig nerdete teknologi, og uttales "O-Lay." Et OLE-objekt er noe sånt som et Word-dokument, et Excel-regneark, en Windows-bitmap (et bilde), eller til og med en MIDI-sang. Ved å bygge inn et OLE-objekt i tabellen din, vil databasen automatisk "vete" hvordan du redigerer et Word-dokument eller et Excel-regneark, spiller en MIDI-sang, og så videre.

• Hyperkobling: Takket være denne felttypen (og litt nettmagi levert av Microsoft Internet Explorer), forstår og lagrer Access 2003 nå det spesielle lenkespråket som gjør Internett til et så kult sted.

• Hvis du bruker Access 2003 på bedriftens nettverk eller bruker Internett mye, er denne felttypen for deg.

• Oppslagsveiviser: En av de kraftigste funksjonene i et databaseprogram er oppslag. Det gjør at datainntasting går raskere (og med færre feil) ved å la deg velge et felts riktige verdi fra en forhåndsinnstilt liste. Ingen skriving, ingen bekymringer, ikke noe problem – det er et ganske nyttig triks. I noen databaseprogrammer er det veldig vanskelig å legge til et oppslag i en tabell. Heldigvis gjør Access 2003 Lookup Wizard prosessen mye mindre smertefull. Spør Office Assistant om alle detaljer om oppslagsveiviseren.