I tillegg til forutsigbarheten av distribusjonskostnadene i både tid og ressurser, tilbyr Exchange Online fra Office 365 muligheten til enkelt å justere antall lisenser for personer som bruker programvaren. En ansettelsesleder kan planlegge å ansette 45 personer, men finner ut senere på året at de må ansette ytterligere 30 ettersom selskapet vokser raskere enn forventet.
Det er enkelt å klargjøre nye brukere for Office 365 gjennom det enkle administrative grensesnittet.
En annen fordel med SAAS-programvare er at finansdirektør-typer kan finne ut nøyaktig hva kostnadene vil være nå og i fremtiden. CTOen trenger ikke å forklare hvorfor prosjektet var åtte ganger over budsjettet eller hvorfor det var nødvendig med fire flere personer for at IT-teamet skulle støtte den nye programvaren. Prisen på ressurser, mennesker og tid er veldig gjennomsiktig og åpenbar fra begynnelsen.
Kostnadene er med andre ord svært forutsigbare, noe regnskapsfolk og ledere liker å se.
Selv om det kan virke åpenbart at programvare bør være tilgjengelig hele tiden, kan du bli overrasket over hvor mange bedriftssystemer som kun er tilgjengelig i visse arbeidstider. Exchange Online er tilgjengelig hele dagen, hver dag, uten avbrudd. Faktisk garanterer Microsoft en oppetid på 99,9 prosent.