Finne ut hvordan SharePoint 2003 tilfører forretningsverdi

Hvis du vibrerer frem og tilbake med å implementere SharePoint, les videre for noen spesifikke måter som dette teamnettstedets verktøy kan tilføre verdi til virksomheten din.

Søking kan koste deg

All den tiden de ansatte bruker på å søke etter skjemaer, filer og telefonnumre summerer seg. For ikke å nevne tiden de ansatte bruker på å trolle rundt på kontoret på jakt etter den nyeste versjonen av et merkevarebilde eller selskapets retningslinjer for (for eksempel) å foreta personlige telefonsamtaler på mobiltelefoner levert av selskapet. Hold de ansatte ved skrivebordet og arbeid ved å bruke SharePoint for å gi referanseinformasjonen de trenger.

Selvbetjening sparer penger

Organisasjonen din kan spare penger ved å ikke reprodusere og distribuere papirdokumenter som brosjyrer og presentasjoner for intern distribusjon. Å sende papirkopier er dyrt og bortkastet. Du kan sende elektroniske kopier via e-post, men da vil du belaste e-postserveren din og belaste mottakerne med avgjørelsen om (og hvor) de skal lagre den vedlagte filen.

Hopp over alt det tullet og bruk SharePoint til å lagre og distribuere elektroniske versjoner av dokumentene dine:

• Bruk dokument-, bilde- og skjemabiblioteker til å lagre elektroniske versjoner av filene dine.

• Send en hyperkobling til filen i e-post.

• Opprett en oppføring på portalens hjemmeside, og kunngjør eventuelle lenge etterlengtede dokumenter, for eksempel neste års markedsføringsplan.

Ved å sende en hyperkobling til en fil som er lagret i et SharePoint-bibliotek, trenger ikke ansatte å bekymre seg for hvor de skal lagre den elektroniske eller papirfilen. De kan legge til hyperkoblingen i sine personlige lister over hyperkoblinger i My Site. Neste gang de vil huske presentasjonen fra forrige kvartals salgsseminar, trenger den ikke være lenger unna enn siden My Site.

Bygg bro over øyene dine

En bedrifts struktur egner seg ofte til å skape øyer med informasjon. Dessverre er det ofte nettopp denne strukturen som hindrer dine ansattes produktivitet eller er i veien for å finne tilfredshet for en kunde. I stedet for å se et selskap ut fra dets funksjonelle avdelinger (som markedsføring og regnskap), bruk SharePoint for å koble sammen øyer og bryte kjedene til den formelle rapporteringsstrukturen din. Slik hjelper SharePoint-funksjoner å få jobben gjort:

• Teamfleksibilitet: Du kan bruke teamsider til å lage et utpekt arbeidsområde for et team uavhengig av den fysiske plasseringen til teamets medlemmer eller hvem som rapporterer til hvem.

• Dokumentsentrisk samarbeid: Du kan tillate ansatte å samarbeide rundt et dokument, for eksempel en oppdatert personalhåndbok, ved å bruke et dokumentarbeidsområde.

• Home Sweet Meeting Workspace: Du kan bruke møtearbeidsområdene til å støtte møter (enkeltvis eller i serier) med en sentral plass for alle tilknyttede deltakere, agendaer og handlingspunkter.

• Forretningsprosessvisninger: Du kan dokumentere forretningsprosessene dine ved å legge dem på en gruppeside slik at hele selskapet eller teamet kan se og bruke dem.

• Formaliser det uformelle: Du kan grave inn i avdelingene dine og ta med avdelingsregneark, retningslinjer og skjemaer til SharePoint.

Sender en samlet melding

Bruk portalen til å kommunisere en felles visjon til dine ansatte om virksomheten din gjennom følgende elementer:

• Hjemmeside: Kommuniser verdien av en melding, for eksempel selskapets visjon, ved å plassere den rett på portalens hjemmeside slik at alle kan se den.

• Navigering: Bruk portalens navigasjonsfunksjoner for å lede ansatte til informasjon om produkter og kampanjer.

• Oppføringer: Bruk oppføringene – lenkene og kunngjøringene – på portalen din for å rette ansattes oppmerksomhet til de interne teamsidene og bedriftsnyhetene du vil at de skal legge merke til.

• Målgrupper: Målrett grupper av ansatte, for eksempel veiledere eller alle i kundeservice, med oppføringer som forsterker et budskap, for eksempel verdien av mersalg.

• Utseende og preg: Bruk fargevalget og merkevarebygging av portalen til å forvandle din Sharepoint portal fra en upersonlig stykke programvare for å den kilde for selskapets interne nyheter og informasjon.

Å skape en følelse av fellesskap

Bruk SharePoint for å holde de ansatte oppdatert med kunngjøringer om nye babyer og nyansatte. Du eller dine ansatte vil kanskje til og med bruke SharePoint for å lage en samkjøring eller finne en lunsjkompis.

Kutte kostnadene for informasjonssystemer

Tenk deg å redusere antallet hjemmelagde avdelingsløsninger som bruker regneark og Access-databaser. Ved å erstatte disse med lister og biblioteker i SharePoint oppnår du noen umiddelbare forbedringer:

• Enkel administrasjon: De bedriftsspesifikke løsningene dine vil være mer konsistente – noe som gjør dem enklere å administrere, støtte, sikkerhetskopiere og gjenopprette enn dusinvis av engangsløsninger laget av regnearkjockeyer.

• Tilgjengelighet, portabilitet og gjenbrukbarhet: Dataene som er lagret i SharePoints lister og biblioteker lagres i en SQL Server-database. Viktig informasjon er ikke låst inne i et regneark som bare brukes av én avdeling.

• Økt sikkerhet: SharePoint gir en innebygd modell for sikkerhet og tillatelser som bygger på din eksisterende investering i Active Directory. Enda bedre, avdelingene dine kan bruke den modellen til å administrere hvem som har tilgang til hva – uten å ringe brukerstøtten.

• Evne til å eliminere Office-klienter: Ved å bruke lister og biblioteker i SharePoint trenger du kanskje ikke ha Office-applikasjoner som Excel installert på alle klientmaskinene dine. Folk kan bruke nettleseren til å slå opp data (eller legge til data i en liste) i SharePoint. Den listen kan til og med kobles til et regneark som oppdateres mens en annen bruker legger til data ved å bruke nettleseren.

• Forenklet planlegging: Ved å bringe alt dette innholdet under ett tak og på radaren, forenkles kapasitetsplanleggingen din betydelig.

• Treningshjelp: Fordi SharePoint gir et konsistent utseende og følelse, er trening enklere.