Finansiell modellering i Excel: Hva du skal gjøre hvis filstørrelsen er ute av kontroll

Når du begynner å få en god del data i den økonomiske modellen din, er det ganske enkelt å ende opp med en enorm Excel-fil som tar lang tid å beregne, noe som gjør det vanskelig å se gjennom eller dele med andre.

Hvis den store filstørrelsen skyldes et stort antall rader (f.eks. mer enn 100 000), bør du vurdere å bruke Power Pivot til å lagre dataene i stedet.

Hvis du opplever at modellen din kommer ut av kontroll (og du bruker standard Excel, uten hjelp av Power Pivot eller andre tillegg), her er noen utprøvde tips du kan bruke for å beholde den filstørrelsen ned:

• Fjern all unødvendig formatering. Farger og formatering skal bare gjelde for det nødvendige området, ikke en hel rad eller kolonne. Unngå manuell formatering og bruk stiler i stedet.

  Når du sletter celler som du ikke lenger bruker, gjør du det sannsynligvis ved å velge cellen og trykke på Delete-tasten. Denne handlingen sletter innholdet og formlene, men den sletter ikke formateringen. Hvis du mistenker at dette er et problem, kan du trykke Ctrl+A for å velge alle cellene; deretter på Hjem-fanen på båndet, i redigeringsdelen, klikk på Tøm rullegardinmenyen og velg Slett formater.

• Sørg for at formler kun refererer til området de trenger (ikke velg hele raden eller kolonnen). Hvis formlene dine refererer til flere celler enn de trenger, vil dette bruke mer minne. Bruk for eksempel formelen =SUM(A1:A1000) for å tillate flere rader i stedet for =SUM(A:A). Alternativt kan du formatere dataene som en tabell og referere til de automatisk utvidende tabellområdene i formelen din i stedet.
• Fjern (eller i det minste sjekk størrelsen på) logoer eller bilder du bruker. En enkelt JPG-fil satt inn i en modell kan enkelt legge til 10 MB til en Excel-filstørrelse.
• Unngå pivottabeller. Pivottabeller tygger virkelig opp minnet. Hvis du har flere pivottabeller, sørg for at de bruker samme datakilde og ikke oppretter en helt ny.
• Fjern eksterne lenker til andre filer. For å sjekke om det er noen eksterne lenker i modellen din, gå til Data-fanen på båndet og klikk på Rediger koblinger i delen Tilkoblinger. Hvis knappen Rediger lenker er nedtonet, betyr det at det ikke er noen eksterne lenker. Hvis de finnes, klikker du på knappen og når dialogboksen Rediger kobling vises, klikker du Bryt koblinger for å lime inn dataene fra alle eksterne koblinger som verdier, og de eksterne koblingene vil bli fjernet. Hvis du absolutt må bruke eksterne lenker, ha kildefilen åpen samtidig; dette vil fremskynde ting.
• Se etter redundanser i inndata og beregninger. Noen ganger utvikler en modell seg, og det kan være deler som ikke lenger brukes eller deler hvor informasjon har endret seg.
• Unngå flyktige funksjoner. Noen av de mest brukte flyktige funksjonene er OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW og COLUMN. Overbruk av disse spesielle funksjonene i modellen din kan virkelig bremse utregningene dine. Hvis du må bruke dem, prøv å begrense utseendet deres i modellen. For eksempel er =TODAY() veldig nyttig for å gi dagens dato, men i stedet for å bruke den flere ganger i en formel, ha den i én enkelt celle og referer kontinuerlig tilbake til den ene cellen for dagens dato.
• Pass på at du ikke bruker XLS-filtypen. XLSX er en mye mer kompakt filtype, og du vil se en enorm forskjell i hastighet og filstørrelse hvis du bruker den. XLSB er en Excel binær arbeidsbok filtype som er enda mer kompakt enn XLSX.

Hvis du har prøvd alle disse tipsene og fortsatt har problemer, bør du vurdere å bytte beregningen til manuell (du kan gjøre dette ved å klikke på Formler-fanen på båndet, gå til Beregningsdelen og velge alternativet for manuell beregning). Trykk deretter F9 kun når du skal regne på nytt. Du vil vite om noe må beregnes, fordi du vil se Beregn i statuslinjen.

Til slutt, som en siste utvei, er et lite triks å la en celle stå øverst i kolonnen med live-lenken og lime inn alle de andre cellene som verdier. Kopier cellen ned og beregn på nytt når du trenger å oppdatere. Dette er absolutt ikke et foretrukket alternativ, fordi det er tidkrevende og utsatt for feil, men det er derfor det er en siste utvei.