I 2003 ble en tvilsom milepæl i e-posthistorien oppnådd - flere søppelpostmeldinger ble sendt over Internett enn legitime. Det er nå trygt å anta at hvis du får e-post, får du søppelpost, også kjent som spam . Outlook 2003 inkluderer et filtreringssystem som ser over all innkommende e-post og automatisk flytter alt som ser ut som søppelpost til en spesiell mappe. Du kan slette alt som blir flyttet til søppelpostmappen din av og til - etter å ha sjekket at Outlook ikke ved en feiltakelse flyttet ekte e-post til søppelpostmappen.
Ingen maskin er perfekt, og intet program som kjører på en maskin er perfekt. Måtene Outlook finner ut hvilke meldinger som er søppelposter og hvilke som er ekte er et virkelig mysterium. Noe søppelpost kan komme igjennom, men Outlook vil sannsynligvis fange opp mer enn halvparten av søppelmeldingene du er bestemt til å motta. Outlook kan til og med være så dristig at den dumper elementer fra ekte mennesker inn i søppelpostmappen. Sånn er livet.
Finjustering av filterets følsomhet
Du trenger ikke gjøre noe for å slå på søppelpostfiltrering i Outlook 2003. Programmet beskytter allerede mot søppelpost første gang du starter det opp; beskyttelsesnivået er imidlertid satt til Lavt.
Enten du føler at Outlook flytter for mange innkommende meldinger – eller for få – til søppelpostmappen, kan du justere Outlooks følsomhet for å passe din smak ved å endre søppelpostinnstillingene.
Følg disse trinnene for å justere innstillingene for søppelpost i Outlook:
1. Velg Handlinger –> Søppelpost –> Alternativer for søppelpost.
Dialogboksen Alternativer for søppelpost vises med fanen Alternativer øverst.
2. Klikk på alternativet du foretrekker.
Sirkelen ved siden av alternativet du klikker på, blir mørkere for å vise hva du har valgt. Alternativene som Outlook tilbyr deg inkluderer
• Ingen beskyttelse: Med denne innstillingen går hver sleipe melding rett til innboksen din, uimotsagt. Hvis det er din kopp te, greit. De fleste ønsker litt mer filtrering.
• Lavt: Den mest useriøse av søppelet blir flyttet, men mye ekkelt kommer fortsatt gjennom.
• Høy: Denne innstillingen er aggressiv nok til at du kan forvente å se en viss mengde legitim e-post havne i søppelpostmappen. Hvis du velger denne innstillingen, sørg for å sjekke søppelpostmappen fra tid til annen for å være sikker på at viktige meldinger ikke blir kastet ved en feiltakelse.
• Bare sikre lister: Denne innstillingen flytter alle meldinger ut av innboksen din bortsett fra de fra personer eller selskaper som du har angitt i listen over sikre avsendere.
Avmerkingsboksen nederst på Alternativer-fanen gir deg også en sjanse til å permanent slette mistenkt søppelpost. Fordi et perfekt søppelpostfilter ennå ikke er oppfunnet, er det sannsynligvis bedre å skyve søppelpost over til søppelpostmappen og tømme mappen av og til. På den annen side kan du jobbe i et selskap som begrenser mengden e-post du har lov til å lagre, og meldingene i søppelpostmappen din teller mot grensen din. Så zapping av søppelpost kan være det beste alternativet.
3. Klikk OK.
Dialogboksen Alternativer for søppelpost lukkes.
Der er du! Med litt flaks trenger du ikke lenger å vasse gjennom meldinger om bli rik-fort-planer eller piller som forstørrer kroppsdeler du ikke engang har.
Filtrering av e-post med sender- og mottakerlister
Outlooks funksjon for håndtering av søppelpost inkluderer et alternativ som du kan velge om du vil sette opp dine egne sikre lister for håndtering av hvor e-posten din kommer fra eller går til. Du kan lage en liste over personer hvis meldinger alltid skal flyttes til søppelpostmappen (eller personer hvis meldinger aldri skal flyttes dit). Sjekk ut de andre fanene i dialogboksen Alternativer for søppelpost for beskrivelser av typene avsendere du kan skrive inn:
- Trygge avsendere: Når en melding kommer med en e-postadresse eller et domene på denne listen i Fra-linjen i meldingen, sørger Outlook for å ikke behandle meldingen som søppelpost – uansett hva meldingen ellers sier.
- Trygge mottakere: Hvis du mottar meldinger fra en nettbasert e-postliste, ser det ofte ut til at meldingene kommer fra mange forskjellige personer, men de er alltid adressert til listen. (For eksempel, hvis du tilhører noen av gruppene på yahoogroups.com, vil du se dette.) I dette tilfellet vil du sette navnet på listen i listen over sikre mottakere.
- Blokkerte avsendere: Dette er det motsatte av de to valgene ovenfor; meldinger fra adressene på denne listen behandles alltid som søppelpost.
Å legge til en person på listen over blokkerte avsendere er ganske enkelt: Når du mottar en melding fra noen du ikke vil høre fra lenger, velger du meldingen og velger Handlinger –> Søppelpost –> Legg til avsender i listen over blokkerte avsendere. Den samme metoden fungerer for å legge til personer i listene med trygge avsendere og trygge mottakere. Bare velg meldingen, velg Handlinger –> Søppelpost, og velg deretter listen du vil legge til avsenderen til.
Hvis du vil være mer presis, kan du selvfølgelig gå direkte til den aktuelle fanen i dialogboksen Alternativer for søppelpost og skrive inn adressene du vil filtrere.
Noen andre søppelpostalternativer som kan spare deg for tid inkluderer disse:
- Kontaktliste: En avmerkingsboks nederst på fanen Safe Senders er merket "Klarer også på e-post fra mine kontakter." Hvis den boksen er merket av, blir meldinger fra alle i kontaktlisten din automatisk behandlet som sikre meldinger.
- Importer og eksporter: Hvis du har en spesielt lang liste over personer du vil legge til i listen over sikre avsendere eller listen over blokkerte avsendere, kan du opprette en liste i Notisblokk og deretter importere listen til Outlook. Bedrifter med lange kundelister kan gjøre denne funksjonen tilgjengelig for alle.
Filtrering av domener
Outlook gir deg ett ganske kraftig alternativ blant søppelpostvalgene dine som du må være forsiktig med. Dette alternativet innebærer filtrering av domener. Hvis du gjør forretninger med folk i et bestemt selskap, kan du legge inn hele selskapet i listen over sikre avsendere ved å velge meldingen og deretter velge Handlinger –> Søppelpost –> Legg til avsenderes domene (@example.com) til sikre avsendere Liste.
Men hvis du ved et uhell legger til domenet til en venn som sender deg e-post via America Online til listen over sikre avsendere, overvinner du delvis hensikten med søppelpostfiltrene dine (fordi så mye søppelpost kommer fra aol. com - eller i det minste later som om de kommer fra aol.com). Så bruk domenefiltreringsfunksjonen med forsiktighet.