Felttyper og bruksområder i Access 2019-databaser

Et felt i Access 2019, husker du, er der dataene dine bor. Hvert felt inneholder ett stykke data, for eksempel etternavn eller slaggjennomsnitt. Fordi det er så mange forskjellige typer informasjon i verden, tilbyr Access en rekke felttyper for lagring av den . Faktisk stiller Access følgende felttyper til din disposisjon:

• Kort tekst
• Lang tekst
• Nummer
• Valuta
• Autonummerering (denne datatypen brukes som standard på start-ID-feltet i enhver ny tabell)
• Dato tid
• Ja Nei
• Oppslag og forhold
• Rik tekst
• Vedlegg
• Hyperkobling
• OLE Objekt
• Regnet ut
• Oppslagsveiviser

Typene som nettopp er oppført er de som er tilgjengelige for felt du oppretter i tillegg til det første feltet - de som vil inneholde dataene dine.

For nå er det nok å si at det nevnte AutoNumber-feltet er et felt som inneholder et automatisk generert nummer slik at hver post er unik ved at den har en unik AutoNumber, eller ID.

For nå, ikke bekymre deg for å finne ut hva hver felttype er eller hva den gjør basert på navnet - jeg går over hver enkelt kort tid. Som du kan se, dekker listen imidlertid omtrent alle typer data du kan forestille deg. Og husk at hver enkelt kan tilpasses mye, noe som resulterer i felt som dekker akkurat dine behov.

Den kommende punktlisten introduserer de tilgjengelige felttypene og hvordan de brukes. Du vil også finne ut litt om hvordan du kan tilpasse dem for å møte dine spesifikke behov:

• Kort tekst: Lagrer opptil 255 tegn med tekst – bokstaver, tall, tegnsetting og enhver kombinasjon av disse.
• Lang tekst: Dette erstatter Memo-felttypen som finnes i versjon 2010 og tidligere. Et langt tekstfelt kan inneholde opptil 64 000 tegn med informasjon – det er nesten 18 sider med tekst. Dette er et veldig stort tekstfelt. Det er flott for generelle notater, detaljerte beskrivelser og alt annet som krever mye plass.

Tall i et tekstfelt er ikke tall å beregne med; de er bare en haug med siffer som henger sammen i et felt. Vær forsiktig med dette når du designer tabellene i databasen din - du vil ikke angi for eksempel en verdi som du har tenkt å bruke i et kalkulert felt eller å trekke ut annen type informasjon fra en rapport og ha den verdien lagret som tekst, noe som gjør den ubrukelig som et tall. Hvis dataene er numeriske, lagrer du dem på den måten.

Tekstfelt har én innstilling du trenger å vite om: størrelse. Når du oppretter et tekstfelt, vil Access vite hvor mange tegn feltet inneholder. Det er feltstørrelsen . Hvis du oppretter et felt som heter Fornavn og gjør størrelsen 6, passer Joseph inn i feltet, men ikke Jennifer. Denne begrensningen kan være et problem. En god generell regel er å gjøre feltet litt større enn du tror du trenger. Det er lett å gjøre feltet enda større på et senere tidspunkt hvis du trenger det, men det er potensielt farlig å gjøre det mindre.

• Tall: Inneholder virkelige, sikre tall. Du kan legge til, trekke fra og beregne veien til berømmelse og formue med tallfelt. Men hvis du jobber med dollar og cent (eller pund og pence), bruk et Valuta-felt i stedet.
• Valuta: Sporer penger, priser, fakturabeløp og så videre. I en Access-database stopper pengene her. For den saks skyld, det samme gjør liraen, marken og yenen. Hvis du er i humør for en annen type nummer, sjekk ut nummerfeltet.
• Dato/klokkeslett: Lagrer tid, dato eller en kombinasjon av de to, avhengig av hvilket format du bruker. Bruk et dato/klokkeslett-felt for å spore når i livet. Ganske allsidig, ikke sant?
• Ja/Nei: Holder Ja/Nei, Sant/Usant og På/Av, avhengig av formatet du velger. Når du trenger et enkelt ja eller nei, er dette feltet du skal bruke.
• Oppslag og relasjon: Hvis du vil at et felt i en tabell faktisk skal vise innhold fra et felt i en annen tabell, velger du dette som felttype. En enkel oppslagsveiviser åpnes så snart denne felttypen er valgt, der du velger tabellen og feltet for å slå opp gjennom dette nye feltet i tabellen din.
• Rik tekst: Trenger du at innholdet i et bestemt felt skal formateres akkurat slik? Velg denne felttypen, og formateringen som brukes på dataene i feltet (ved å bruke tekstformateringsverktøyene på Hjem-fanen) vil være hvordan de vises på skjermen og i rapporter.
• OLE-objekt: Du kan bruke OLE-objektdatatypen til å koble eller bygge inn et objekt – for eksempel et Excel-regneark eller Word-dokument – ​​til en Access-tabell.
• Vedlegg: Bruk denne felttypen til å legge ved filer – Word-dokumenter, Excel-regneark, PowerPoint-presentasjoner eller andre typer filer, inkludert grafikk (et bilde av frivilligheten, produktet eller stedet, kanskje?) – til posten.
• Hyperkobling: Takket være denne felttypen forstår og lagrer Access det spesielle lenkespråket som gjør Internett til et så kraftig sted. Hvis du bruker Access på bedriftens nettverk eller bruker Internett mye, er denne felttypen for deg.
• Beregnet: Bruk denne felttypen når du ønsker å fylle ut det aktuelle feltet med resultatet av en formel som bruker ett eller flere andre felt i samme tabell. For eksempel, i en tabell som inneholder en liste over produktene dine, kan andre felt inkludere Pris og Rabatt. Hvis du også vil ha et felt som beregner den nye prisen (Prisen minus rabatten), vil du gjøre det til et beregnet felt. Når du velger dette som felttype, bruker du en undermeny til å velge hva slags data som skal inneholde resultatet, og deretter vises en Expression Builder-dialogboks, der du setter opp formelen.

For å hjelpe deg med å begynne å tenke på databasen og dataene dine og begynne å forestille deg feltene du kan bruke for noen vanlige typer data, presenterer denne tabellen en oversikt over felttyper og måter du kan bruke dem på.

Vanlige felt for hverdagstabeller

Alle felttypene som er oppført som eksempler i denne tabellen er egentlig tekstfelt , selv de for telefonnumre. Dette er fordi Access ser innholdet deres som tekst i stedet for som et tall som kan brukes i en beregning. (Se følgende tabell for feltnavning nei-nr.)

Forbudte symboler

Selvfølgelig er en annen felttype (oppført i Type-kolonnen) verken et kort tekst- eller lang tekstfelt - du ser også Hyperkobling-feltet. Denne datatypen regnes også som tekst, men hyperkoblingsdatatypen lagrer URL-er, som URL-er – ikke bare som en tekststreng og tegnsetting.

Hvis alt dette tekst versus tall forvirrer deg, husk at datamaskiner tror det er en forskjell mellom et tall (som du vil bruke i en beregning) og en streng med sifre, for eksempel sifrene som utgjør et telefonnummer. Når det kommer til ulike typer tekstfelt, er det et spørsmål om hvor mye tekst som skal lagres i feltet, og om det trenger noen spesiell formatering for å fungere skikkelig i databasen.