Få tilgang til 2013 Alt-i-ett for LuckyTemplates jukseark

Access 2013 gjør det enkelt å administrere dataene dine, og kombinerer et visuelt grensesnitt med kraften til en relasjonsdatabase. Oppdag hvordan du kan organisere data i tabeller, designe skjemaer og rapporter for redigering og presentasjon av informasjon, og lage spørringer for å velge og kombinere informasjon. De neste trinnene er å skrive makroer og Visual Basic for Applications (VBA)-skript for å gjøre databasen din smart, og bruke SharePoint til å publisere data på nettet.

Utforme en relasjonsdatabase i Access 2013

Når du bruker et databaseprogram som Access 2013, kan du ikke bare begynne å legge inn data. I stedet må du lage et relasjonsdatabasedesign, dele informasjonen din inn i en eller flere tabeller, som hver består av felt (som er som kolonnene i et regneark). Tabeller er forbundet med relasjonelle sammenføyninger, der et felt i en tabell samsvarer med (relaterer til) et felt i en annen. Her er den generelle ideen:

Identifiser dataene dine.

Lag en liste over mulige felt (informasjonsdeler), inkludert tekst, numerisk, dato, sant/usant og andre typer data.

Eliminer overflødige felt.

Ikke lagre den samme informasjonen på mer enn ett sted. Hvis du kan beregne ett felt fra et annet, lagrer du bare ett. (Lagre fødselsdato eller alder, men ikke begge deler, for eksempel.)

Organiser feltene i tabeller.

Grupper feltene dine etter det de beskriver, slik at hver gruppe blir en tabell. En ordreregistreringsdatabase for en butikk kan ha én tabell for kunder, én for produkter og én for bestillinger.

Legg til tabeller for koder og forkortelser.

Planlegg å inkludere en tabell med statsnavn og tobokstavskoder, og en tabell over annenhver kode eller forkortelse du planlegger å bruke i databasen. Du vil bruke disse tabellene til å lage rullegardinmenyer med verdier du kan velge når du legger inn poster.

Velg en primærnøkkel for hver tabell.

Primærnøkkelen er feltet som unikt identifiserer hver post i tabellen. Du kan gi Access beskjed om å tildele et unikt ID-nummer til hver post ved å bruke et AutoNumber-felt.

Koble sammen tabellene.

Se hvilke tabeller som inneholder felt som samsvarer med felt i andre tabeller. I en ordreregistreringsdatabase må ordretabellen inneholde et felt som identifiserer kunden som la inn bestillingen – et felt som samsvarer med primærnøkkelfeltet i Kunder-tabellen. De fleste relasjoner er én-til-mange , der én post i én tabell kan matche mer enn én (eller ingen) poster i en annen tabell.

Tips for å velge felttyper i Access 2013

Når du designer en database i Access 2013, bestemmer du hvilken type hvert felt skal være. Access tilbyr 12 felttyper du kan velge mellom. Velg felttypen som best beskriver dataene du ønsker å lagre i feltet og som fungerer for den typen analyse du trenger for å bruke feltet. Her er tips om når du bør bruke hvilken type felt.

Handy Access 2013 tastatursnarveier

Noen mennesker vil heller bruke tastaturet enn musen, og Access 2013 har mange tastatursnarveier for disse menneskene. Følgende hurtigtaster er spesielt nyttige i Access 2013. Noen tastetrykk fungerer hvor som helst i Access 2013; andre fungerer bare i spesifikke synspunkter, som nevnt.

Secrets of Access 2013 Database Design

Her er de fem budene for databasedesign, enten du bruker Access 2013 eller et annet databaseprogram. En godt utformet database gjør det enklere å vedlikeholde dataene dine.

• Lagre informasjon der den hører hjemme, ikke der den vises. Hvor du lagrer informasjon har ingenting å gjøre med hvor den vises. I et regneark skriver du informasjon der du vil at den skal vises når du skriver ut regnearket, men databaser fungerer annerledes. I en database lagrer du informasjon i tabeller basert på strukturen til informasjonen. En del informasjon kan vises i mange rapporter, men du lagrer den i bare ett felt i én tabell.

• Lagre informasjon slik den virkelig eksisterer, ikke slik du vil at den skal vises i en spesifikk rapport. Denne regelen er en følge av den første regelen. Hvis du vil at boktitler skal vises med store bokstaver (store) i innkjøpsordrene dine, kan Access bruke store bokstaver for deg. Lagre boktitlene med riktig bruk av store bokstaver, slik at du ikke blir sittende fast med å ha dem med store bokstaver i hver rapport. Access har mange innebygde funksjoner som kan justere måten tekst, tall og datoer formateres på.

• Unngå søppel inn, søppel ut (GIGO). Hvis du ikke gidder å lage et godt, fornuftig design for databasen din – og hvis du ikke er nøye med å legge inn korrekte, rene data – vil databasen din ende opp full av søppel. En godt utformet database er lettere å vedlikeholde enn en dårlig utformet en fordi hver informasjonsbit bare lagres én gang, i et tydelig navngitt felt i en tydelig navngitt tabell, med de riktige valideringsreglene på plass. Ja, det høres ut som mye arbeid, men å rydde opp i en database med 10 000 feil poster er (unnskyld underdrivelsen) enda mer arbeid.

• Skill dataene dine fra programmene dine. Hvis du oppretter en database som skal deles med eller distribueres til andre personer, lagrer du alle tabellene i én database (bakenden) og alle de andre objektene i en annen database (grensesnittet). Deretter kan du koble disse to databasene for å få alt til å fungere. Å skille tabellene fra alt annet strømlinjeformer hele rigmarolen med å oppdatere spørringer, skjemaer, rapporter og andre ting senere uten å forstyrre dataene i tabellene.

• Back opp tidlig og ofte. Ok, dette tipset handler ikke om design, men det er for viktig til å utelate: Lag en sikkerhetskopi av databasen din hver dag. Med hell har kontoret ditt allerede et system med regelmessige (sannsynligvis nattlige) sikkerhetskopier som inkluderer databasen din. Hvis ikke, ta en sikkerhetskopi av databasen med jevne mellomrom, og ta en sikkerhetskopi før du gjør større endringer. Ta vare på flere sikkerhetskopier, ikke bare den nyeste, i tilfelle det tar litt tid å oppdage et problem.

Finne det riktige Access 2013-verktøyet for å holde søppel ute

Hvis dataene som går inn i databasen din gjennom tabeller og skjemaer er søppel, vil alle utdata eller analyser du gjør med spørringer og rapporter også gi deg søppel. Heldigvis tilbyr Access mange verktøy for å hjelpe deg med å sikre at dataene som går i hvert felt er dataene som skal gå i det feltet. Du kan finne mange av verktøyene som holder søppel ute i tabelldesignvisningen:

• Datatype: Bruk riktig datatype for å forhindre at data av feil type legges inn.

• Feltstørrelse: Denne egenskapen begrenser antall tegn. Hvis du vet at et felt aldri skal overstige fire tegn, for eksempel, sett feltstørrelse til 4.

• Format: Denne egenskapen gjør at dataene ser riktige ut. Du kan for eksempel endre tekst til store bokstaver eller små bokstaver.

• Inndatamaske: En inndatamaske begrenser informasjonen som er tillatt i et felt ved å spesifisere hvilke tegn du kan skrive inn. Bruk en inndatamaske når du vet hvilken form dataene skal ha - hvis et ordrenummer for eksempel har to bokstaver etterfulgt av fire sifre. Telefonnumre og postnummer er andre eksempler på felt der inndatamasker er nyttige. Inndatamasker fungerer med Format-feltegenskapen.

• Standardverdi: Denne egenskapen definerer en verdi som vises som standard hvis ingen annen verdi er angitt. Standardverdien vises i feltet til en annen verdi angis.

• Felt- eller postvalideringsregel: Data må bestå denne regelen før de legges inn. Denne egenskapen fungerer med egenskapsregelen for valideringstekst.

• Påkrevd: Denne egenskapen angir at feltet må ha en verdi for at du skal lagre posten. Når ingen verdi er angitt, oppretter ikke Access en ny post når Tab eller Enter trykkes, og Ny post-knappen er nedtonet.

• Tillat null lengde: Denne egenskapen spesifiserer om en null-lengde oppføring som "" (anførselstegn uten mellomrom mellom dem) er tillatt (bare for tekst-, lang tekst- og hyperkoblingsfelt). Et felt med null lengde lar deg skille mellom informasjon som ikke eksisterer og en nullverdi (tom) som er ukjent eller ikke er angitt. Når dette alternativet er angitt, tillater det en null-lengde streng i et obligatorisk felt. Det kan være lurt å bruke en inndatamaske for å få et null-lengdefelt til å se annerledes ut enn en nullverdi når begge er tillatt.

• Indeksert: Når du velger å indeksere et felt, kan du angi at ingen dupliserte verdier er tillatt i feltet. Denne egenskapen er også tilgjengelig fra dataarkvisning; det er en avmerkingsboks på Dataark-fanen på båndet.

• Oppslagsfelt: Denne egenskapen lar brukeren velge en verdi for et felt som er lagret i et annet felt, og dermed eliminere mange feilstavinger og standardisere alternativene for feltet. Bruk oppslagsveiviseren til å lage et oppslagsfelt.

Bruke Visual Basic for applikasjoner effektivt i Access 2013

Når du automatiserer en Access 2013-databaseapplikasjon ved å bruke Visual Basic for Applications (VBA), kan du gå deg vill med en tom side for å begynne å skrive kode. Hvor begynner du? Her er noen enkle retningslinjer å følge som vil få deg til å skrive VBA-kode som en proff:

Få hjelp.

Trykk F1 når som helst for å starte Microsoft Access-hjelpen, der du kan se eksempler på VBA-kode.

Bruk objektleseren.

Objektleseren lar deg utforske egenskapene og metodene til objektene i VBA. I Visual Basic Editor velger du Vis og deretter Objektleser eller trykker ganske enkelt F2.

Få mer hjelp.

Jada, de innebygde hjelpeverktøyene i VBA er fantastiske, men du kan også bruke favorittnettleseren din til å søke på Internett for å få hjelp til å skrive VBA-kode. Du kan til og med finne eksempler som du kan stjele – eller låne – til ditt eget prosjekt.

Håndter feilene dine.

Selv den mest perfekte programmereren kan ikke stoppe feil i å oppstå, men han eller hun kan stoppe dem fra å stoppe et program. Bruk VBAs innebygde feilhåndtering med On Error Goto og Resume-setningene for å fange feil og endre programflyten slik at applikasjonene dine ikke frustrerer folk som bruker dem.

Bruk funksjoner og underprosedyrer.

Bruk funksjoner og underprosedyrer for å håndtere oppgaver som skal utføres av ulike områder av programmet. Som en generell regel, hvis du finner deg selv i å kopiere og lime inn kode fra ett område av et program til et annet, kan det være lurt å sette den koden i sin egen prosedyre.

Konverter makroer til VBA-kode.

Makrodesigneren i Access 2013 lar deg velge blant lister over forhåndsdefinerte oppgaver for å automatisere applikasjonen din. Bygg en makro som gjør det du vil, og konverter deretter den makroen til VBA-kode slik at du kan se hvordan den ville sett ut hvis du hadde skrevet den fra bunnen av.

Deling av data med andre programmer fra Access 2013

Access 2013 er en flott databaseapplikasjon alene, men den spiller også godt sammen med andre, slik at du kan vise og hente data fra flere andre programmer. Hvis et program støtter Visual Basic for Applications (VBA), kan du kontrollere det fra Access. Her er en kort liste over applikasjoner du kan ta kontroll over og dele data med:

• Microsoft Excel: Mange brukere av Excel ender opp med å bli involvert i Access fordi de trenger mer struktur for å lagre dataene sine. Noen av disse menneskene tar imidlertid ikke spranget til Access, så det eksisterer fortsatt et sterkt bånd mellom Access og Excel. Du kan bruke et Excel-regneark som en tabell i Access eller ta fullstendig kontroll over en Excel-applikasjon fra VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server er som Access på steroider - i det minste fra tabellen og spørringssynspunktet. Du kan flytte dataene dine fra Access til SQL Server for å forbedre hastigheten og ytelsen når du bruker store datamengder. Etter at dataene er i SQL Server, kan du bygge Access-skjemaer, rapporter, makroer og moduler for å bruke dataene fra SQL Server.

• Microsoft Word: De fleste som bruker Access har også brukt Word. Enten du skriver et brev eller lager en liste over oppgaver du skal gjøre, er Word der du kanskje er vant til å snu. Du kan også bruke Word som et rapporteringsverktøy, der du kan lage bokmerker for å plassere data fra Access og noen andre – som kanskje ikke er kjent med Access – kan redigere den øvrige informasjonen i Word-dokumentet.

• Microsoft SharePoint: SharePoint er Microsofts visjon for deling og samarbeid med data på nettet. Fra Access 2013 kan du dele data med en SharePoint-server. Du kan til og med lage en tilpasset nettapp som lagrer Access-tabeller, spørringer, skjemaer (som visninger) og makroer på en SharePoint 2013-server og lar deg eller noen andre få tilgang til disse skjemaene på nettet – alt uten å ha Access 2013 installert.

• Microsoft Outlook: Outlook er mer enn bare et e-postverktøy; det er også et kontaktadministrasjonssystem. Du kan dele kontakt-, kalender- og oppgaveinformasjon med Access-applikasjonen din, slik at du bare må angi den på ett sted.