Få tilgang til 2010 Alt-i-ett for LuckyTemplates jukseark

Hvordan designe en relasjonsdatabase i Access 2010

Når du bruker et databaseprogram som Access 2010, kan du ikke bare begynne å legge inn data. I stedet må du lage et relasjonsdatabasedesign, dele informasjonen din inn i en eller flere tabeller, som hver består av felt (som er som kolonnene i et regneark). Tabeller kobles sammen ved hjelp av relasjonelle sammenføyninger, der et felt i en tabell samsvarer med (relaterer til) et felt i en annen. Her er den generelle ideen.

1. Identifiser dataene dine .

   Lag en liste over mulige felt (informasjonsdeler), inkludert tekst, numerisk, dato, sant/usant og andre typer data.

2. Eliminer overflødige felt.

   Ikke lagre den samme informasjonen på mer enn ett sted. Hvis du kan beregne ett felt fra et annet, lagrer du bare ett. (For eksempel, lagre fødselsdato eller alder, men ikke begge deler.)

3. Organiser feltene i tabeller.

   Grupper feltene dine i henhold til det de beskriver, slik at hver gruppe blir en tabell. For eksempel kan en ordreregistreringsdatabase for en butikk ha én tabell for kunder, én for produkter og én for bestillinger.

4. Legg til tabeller for koder og forkortelser.

   Planlegg å inkludere en tabell med statsnavn og tobokstavskoder, og en tabell annenhver kode eller forkortelse du planlegger å bruke i databasen. Du vil bruke disse tabellene til å lage rullegardinlister over verdier du kan velge mellom når du legger inn poster.

5. Velg en primærnøkkel for hver tabell.

   Primærnøkkelen er feltet som unikt identifiserer hver post i tabellen. Du kan gi Access beskjed om å tildele et unikt ID-nummer til hver post ved å bruke et AutoNumber-felt.

6. Koble sammen tabellene.

   Se hvilke tabeller som inneholder felt som samsvarer med felt i andre tabeller. I en ordreregistreringsdatabase må ordretabellen inneholde et felt for å identifisere kunden som har lagt inn bestillingen – et felt som samsvarer med primærnøkkelfeltet i Kunder-tabellen. De fleste relasjoner er én-til-mange, der én post i én tabell kan matche mer enn én (eller ingen) poster i en annen tabell.

Tips for å velge felttyper i Access 2010

Når du designer en database i Access 2010, bestemmer du hvilken type hvert felt skal være. Her er tips for når du skal bruke hvilken type felt.

Handy Access 2010 tastatursnarveier

Disse tastatursnarveiene er spesielt nyttige i Access 2010. Noen tastetrykk fungerer hvor som helst i Access 2010, mens andre fungerer bare i bestemte visninger, som nevnt.

Secrets of Access 2010 Database Design

Her er de fem budene for databasedesign, enten du bruker Access 2010 eller et annet databaseprogram. En godt utformet database gjør det enklere å vedlikeholde dataene dine.

• Lagre informasjon der den hører hjemme, ikke der den vises. Hvor du lagrer informasjon har ingenting å gjøre med hvor den vises. I et regneark skriver du informasjon der du vil at den skal vises når du skriver ut regnearket, men databaser fungerer annerledes. I en database lagrer du informasjon i tabeller basert på strukturen til informasjonen. En del informasjon kan vises i mange forskjellige rapporter, men du lagrer den i bare ett felt i en tabell.

• Lagre informasjon slik den virkelig eksisterer, ikke slik du vil at den skal vises i en spesifikk rapport. Dette er en følge av den første regelen. Hvis du vil at boktitler skal vises med store bokstaver (store) i innkjøpsordrene dine, kan Access bruke store bokstaver for deg. Lagre boktitlene med riktig bruk av store bokstaver, slik at du ikke blir sittende fast med dem med store bokstaver i hver rapport. Access har mange innebygde funksjoner som kan justere måten tekst, tall og datoer formateres på.

• Søppel inn, søppel ut (GIGO). Hvis du ikke gidder å lage et godt, fornuftig design for databasen din – og hvis du ikke er nøye med å legge inn korrekte, rene data – vil databasen din ende opp full av søppel.

  En godt utformet database er lettere å vedlikeholde enn en dårlig utformet en fordi hver informasjonsbit bare lagres én gang, i et tydelig navngitt felt i en tydelig navngitt tabell, med de riktige valideringsreglene på plass. Ja, det høres ut som mye arbeid, men å rydde opp i en database med 10 000 feil poster er (unnskyld underdrivelsen) enda mer arbeid.

• Skill dataene dine fra programmene dine. Hvis du oppretter en database som skal deles med (eller distribueres til) andre personer, lagrer du alle tabellene i én database ( baksiden ) og alle de andre objektene i en annen database ( grensesnittet ) . Deretter kan du koble disse to databasene sammen for å få alt til å fungere. Å skille tabellene fra alt annet effektiviserer hele rigmarolen med å oppdatere spørringer, skjemaer, rapporter eller andre ting senere uten å forstyrre dataene i tabellene.

• Back opp tidlig og ofte. Ok, dette tipset handler ikke om design, men det er for viktig til å utelate: Lag en sikkerhetskopi av databasen din hver dag. Med hell har kontoret ditt allerede et system med regelmessige (sannsynligvis nattlige) sikkerhetskopier som inkluderer databasen din. Hvis ikke, ta en sikkerhetskopi av databasen med jevne mellomrom, og absolutt før du gjør større endringer. Ta vare på flere sikkerhetskopier, ikke bare den nyeste, i tilfelle det tar litt tid å oppdage et problem.

Hvordan holde søppel ute av tilgangsdatabasen

Hvis dataene som går inn i databasen din gjennom tabeller og skjemaer er søppel, vil alle utdata eller analyser du gjør med spørringer og rapporter også gi deg søppel. Heldigvis tilbyr Access mange verktøy for å hjelpe deg med å sikre at dataene som går i hvert felt er dataene som skal gå i det feltet. Du kan finne mange av verktøyene for å holde søppel ute i tabelldesignvisningen:

• Datatype : Bruk riktig datatype for å forhindre at data av feil type legges inn.

• Feltstørrelse: Begrenser antall tegn. Hvis du for eksempel vet at et felt aldri skal overstige fire tegn, setter du feltstørrelsen til 4 tegn.

• Format: Får dataene til å se riktige ut. Du kan for eksempel endre tekst til store bokstaver eller små bokstaver. Inndatamasker fungerer for eksempel med egenskapen Format-felt.

• Inndatamaske : En inndatamaske begrenser informasjonen som er tillatt i et felt ved å spesifisere hvilke tegn du kan skrive inn. Bruk en inndatamaske når du vet hvilken form dataene skal ha - for eksempel hvis et ordrenummer har to bokstaver etterfulgt av fire sifre. Telefonnumre og postnummer er andre eksempler på felt der inndatamasker er nyttige.

• Standardverdi : Definerer en verdi som vises som standard hvis ingen annen verdi er angitt. Standardverdien vises i feltet til en annen verdi angis.

• Felt- eller postvalideringsregel : En regel som data må passere før de legges inn. Denne egenskapen fungerer med egenskapsregelen for valideringstekst .

• Påkrevd : Spesifiserer at feltet må ha en verdi for at du skal lagre posten. Når ingen verdi er angitt, oppretter ikke Access en ny post når Tab eller Enter trykkes, og Ny post-knappen er nedtonet.

• Tillat null lengde : Angir om en null-lengde oppføring som "" (anførselstegn uten mellomrom) er tillatt (bare for tekst-, notat- og hyperkoblingsfelt). Et felt med null lengde lar deg skille mellom informasjon som ikke eksisterer, og en nullverdi (tom) som er ukjent eller ikke er angitt. Når dette alternativet er angitt, tillater det en null-lengde streng i et obligatorisk felt. Det kan være lurt å bruke en inndatamaske for å få et null-lengdefelt til å se annerledes ut enn en nullverdi når begge er tillatt.

• Indeksert : Når du velger å indeksere et felt, kan du spesifisere at ingen dupliserte verdier er tillatt i feltet. Denne egenskapen er også tilgjengelig fra dataarkvisning - det er en avmerkingsboks på Dataark-fanen på båndet.

• Oppslagsfelt : La brukeren velge en verdi for et felt som er lagret i et annet felt. Dette eliminerer mange feilstavinger og standardiserer alternativene for feltet. Bruk oppslagsveiviseren til å opprette et oppslagsfelt.

Bruke VBA effektivt i Access 2010

Når du automatiserer en Access 2010-databaseapplikasjon ved hjelp av VBA, kan du gå deg vill med en tom side du kan begynne å skrive kode på. Hvor begynner du? Her er noen enkle retningslinjer å følge som vil få deg til å skrive VBA-kode som en proff:

• Få hjelp. Ja, denne artikkelen viser noen måter å forbedre bruken av VBA i Access på, men trykk F1 når som helst for å starte Microsoft Office Access Help, hvor du kan lære om og se eksempler på VBA-kode.

• Bruk objektleseren. Objektleseren lar deg utforske de forskjellige egenskapene og metodene til objektene i VBA. Fra VBA Editor-vinduet, velg Vis → Objektleser - eller trykk ganske enkelt F2.

• Få mer hjelp. Jada, de innebygde hjelpeverktøyene i Access 2010 VBA er fantastiske, men du kan også bruke favorittnettleseren din til å søke på Internett for å få hjelp om en rekke emner om å skrive VBA-kode. Du kan til og med finne eksempler som du kan stjele – eller låne – til ditt eget prosjekt.

• Håndter feilene dine. Selv den mest perfekte programmereren kan ikke stoppe feil i å oppstå, men han eller hun kan stoppe dem fra å stoppe et program. Bruk VBAs innebygde feilhåndtering med On Error Goto og Resume-setningene for å fange feil og endre programflyten slik at applikasjonene dine ikke frustrerer folk som bruker dem.

• Bruk funksjoner og underprosedyrer. Bruk funksjoner og underprosedyrer for å håndtere oppgaver som skal utføres av ulike områder av programmet. Som en generell regel, hvis du finner deg selv i å kopiere og lime inn kode fra ett område av et program til et annet, kan det være lurt å sette den koden i sin egen prosedyre.

• Konverter makroer til VBA-kode. Makrodesigneren i Access 2010 lar deg klikke og velge fra lister over forhåndsdefinerte oppgaver for å automatisere applikasjonen. Bygg en makro som gjør det du vil, og konverter deretter den makroen til VBA-kode slik at du kan se hvordan den ville ha det hvis du skrev den fra bunnen av.

Deling av data med andre programmer fra Access 2010

Access 2010 er en flott databaseapplikasjon alene, men den spiller også godt sammen med andre. Du kan vise og hente data fra en rekke forskjellige programmer. Hvis et program støtter VBA, kan du kontrollere det fra Access. Her er en kort liste over Microsoft-applikasjoner du kan ta kontroll over og dele data med:

• Excel: Mange Excel-brukere ender opp med å bli involvert i Access fordi de trenger mer struktur for å lagre dataene sine. Noen av disse menneskene gjør det imidlertid ikke, så det er fortsatt et sterkt bånd mellom Access og Excel. Du kan bruke et Excel-regneark som en tabell i Access, eller ta fullstendig kontroll over en Excel-applikasjon fra Access VBA.

• SQL Server: SQL Server er som Access på steroider - i det minste fra tabellen og spørringssynspunktet. Du kan flytte dataene dine fra Access til SQL Server for å forbedre hastigheten og ytelsen når du bruker store datamengder. Når dataene er i SQL Server, kan du bygge Access-skjemaer, rapporter, makroer og moduler for å bruke dataene fra SQL Server.

• Word: De fleste som bruker Access har også brukt Word. Enten du skriver et brev eller lager en liste over oppgaver som skal gjøres, er Word dit mange av oss henvender oss. Du kan også bruke Word som et rapporteringsverktøy der du kan lage bokmerker for å plassere data fra Access, slik at du kan få noen som ikke er kjent med Access til å endre de statiske dataene i rapporten.

• SharePoint: SharePoint er Microsofts visjon for deling og samarbeid med data på nettet, og fra Access 2010 kan du dele data med en SharePoint Server. Du kan til og med lage skjemaer og rapporter i Access og publisere dem til et SharePoint-nettsted slik at brukerne kan bruke dem fra nettleseren deres – alt uten å ha Access 2010 installert.

• Outlook: Outlook er mer enn bare et e-postverktøy; det er også et kontaktadministrasjonssystem. Ved å bruke Access 2010 kan du sende e-post og samle inn data direkte fra de mottatte e-postmeldingene. Du kan også dele kontakt-, kalender- og oppgaveinformasjon med Access-applikasjonen din, slik at du bare må angi disse dataene på ett sted.