Få tilgang til 2007-skjemaer og rapporter for LuckyTemplates-jukseark

Å bruke Access 2007 til å lage spørringer, skjemaer og rapporter kan forenkles hvis du kjenner til vanlig brukte spørringer i Access, skjema- og rapportverktøy og noen få nyttige funksjoner. Med et kraftig verktøy som Access 2007 vil du organisere dataene dine på kort tid og på vei til å lage bedre skjemaer og rapporter.

8 ofte brukte spørringer i Access 2007

Spørringer er viktige nøkler som kan hjelpe deg med å lage typene skjemaer og rapporter du ønsker i Access 2007. Her er en liste over de åtte ofte brukte spørringene:

• Legg til: Legger til poster i en eksisterende tabell.

• Krysstabell: Beregner og viser sammendragsresultater ved hjelp av et regnearklignende oppsett.

• Slett: Fjerner et spesifisert sett med poster permanent.

• Lag-tabell: Oppretter en ny tabell og legger til poster i den nye tabellen.

• Parameter: Ber om postvalgkriteriene hver gang spørringen utføres.

• Velg: Viser poster som samsvarer med et spesifisert sett med kriterier.

• SQL-spesifikk: Spørringer som bare kan opprettes ved hjelp av SQL-setninger.

• Oppdatering: Endrer eksisterende poster i en database.

Få tilgang til 2007-skjema- og rapportverktøy

Å lage ditt første Access-skjema fra bunnen av i Design View kan virke litt skremmende. Når du velger dette alternativet, står du overfor et tomt rutenett, et bånd fullt av merkelige ikonverktøy over det, og ingen anelse om hva du skal gjøre videre.

Her er en rask beskrivelse av de ulike verktøyene du vil møte på båndet:

• Velg objekter: Klikk på denne knappen for å bruke musepekeren til å velge objekter du har lagt til i et skjema.

• Kontrollveivisere: Klikk på denne knappen for å aktivere veivisere som hjelper deg å legge til bestemte typer objekter som kombinasjonsbokser og kommandoknapper i skjemaene dine. Både kombinasjonsbokser og kommandoknapper er forklart andre steder i denne listen.

• Etikett: Klikk på denne knappen for å legge til en enkel tekstetikett hvor som helst på skjemaet.

• Tekstboks: Klikk på denne knappen for å legge til en tekstboks i skjemaet. I motsetning til en etikett, kan en tekstboks settes til å endre informasjonen den viser når skjemaet brukes. Tekstbokser har faktisk to deler - en etikett og boksen der en bruker kan legge inn informasjon.

• Alternativgruppe: Klikk på denne knappen for å opprette et sett med relaterte alternativknapper (som Skattepliktig og Skattefritak). Knappene fungerer som en gruppe, og du kan kun velge ett alternativ om gangen. Du kan for eksempel velge avgiftspliktig eller avgiftsfri for en ordre, men ikke begge deler.

• Veksleknapp: Klikk på denne knappen for å legge til en knapp som har to tilstander - opp for av og ned for på. For eksempel opp for Skattepliktig og ned for Ikke-skattepliktig.

• Alternativknapp: Klikk på denne knappen for å legge til alternativknapper som fungerer som en veksleknapp eller en avmerkingsboks. Vanligvis bruker du alternativknapper i en alternativgruppe for å begrense en bruker fra å velge mer enn ett element i en gruppe.

• Avmerkingsboks: Klikk på denne knappen for å legge til et element som kan velges eller fjernes uavhengig av andre alternativer.

• Kombiboks: Klikk på denne knappen for å legge til en boks der brukeren kan velge fra en liste med alternativer eller angi en ny verdi. Du kan for eksempel ha en liste over bøker av favorittforfatteren din som elementer å foreslå, men også la brukeren skrive inn navnet på en bok som ikke er på listen.

• Listeboks: Klikk på denne knappen for å lage en listeboks der en bruker kan velge et sett med eksisterende verdier. En listeboks ser omtrent ut som en kombinasjonsboks, men tillater ikke brukeren å angi nye verdier.

• Kommandoknapp (eller bare vanlig knapp): Klikk denne knappen for å legge til en knapp som utfører en makro eller en VBA-prosedyre (Visual Basic for Applications).

• Bilde: Klikk på denne knappen for å legge til et digitalt bilde (for eksempel en firmalogo) i skjemaet.

• Ubundet objektramme: Klikk denne knappen for å legge til objekter som tekst eller bilder som ikke endres når du flytter mellom poster.

• Bundet objektramme: Klikk på denne knappen for å legge til objekter som endres når informasjonen i databasen endres - for eksempel bilder som er lagret i felt i tabellen.

• Sideskift: Klikk på denne knappen for å lage flersideskjemaer når du har for mange objekter til å vise på en enkelt side.

• Fanekontroll: Klikk denne knappen for å lage et skjema med to eller flere faner som grupperer relaterte objekter.

• Underskjema/underrapport: Klikk på denne knappen for å legge til et underskjema slik at brukeren kan se poster fra en relatert tabell – for eksempel de individuelle linjeelementene på en ordre.

• Linje: Klikk på denne knappen for å legge til linjer i skjemaet for å skille mellom ulike grupper av objekter på skjemaet.

• Rektangel: Klikk på denne knappen for å tegne et rektangel på skjemaet slik at brukere kan se hvordan objekter er relatert.

Nyttige funksjoner i Access 2007

Selv om Access 2007 har flere innebygde funksjoner, kan du ikke bruke mer enn noen få av dem i rapportene dine. Likevel, hvis du ikke vet at de er tilgjengelige, kan du gå glipp av mange av funksjonene som du kanskje finner veldig nyttige.

Selv om denne listen er langt fra utfyllende, viser denne tabellen en rekke funksjoner som du kanskje vil bruke når du vil ha litt mer enn bare en enkel sum.