Alle databasefunksjoner i Excel tar en databasereferanse som det første argumentet. Databaseområdet må inkludere overskrifter (feltnavn) i den første raden. I den følgende figuren bruker den første raden Student-ID, Klasse, Lærer og Sluttkarakter som overskrifter til informasjonen i hver respektive kolonne.
Bruke en database for å lagre studentinformasjon.
En fin måte å jobbe med databasefunksjonene på er å navngi databaseområdet og deretter skrive inn navnet, i stedet for områdeadressen, i funksjonen.
Følg disse trinnene for å sette opp et navn:
Velg hele databaseområdet.
Sørg for at den øverste raden har overskrifter og er inkludert i utvalget.
Klikk på Formler-fanen (øverst i Excel-vinduet).
Klikk på Definer navn i området Definerte navn.
Dialogboksen Nytt navn vises, med områdeadressen angitt i Referer til-boksen.
Skriv inn et navn i navneboksen (eller bruk det foreslåtte navnet).
Klikk OK for å lukke dialogboksen.
Senere, hvis poster legges til nederst i databasen, må du omdefinere det navngitte områdets område for å inkludere de nye radene. Du kan gjøre dette på følgende måte:
Klikk på Navnebehandling-knappen på Excel-formler-fanen.
Dialogboksen Navnebehandling vises.
Klikk på navnet i listen du vil omdefinere.
Klikk på Rediger-knappen i dialogboksen.
Excel åpner dialogboksen Rediger navn, vist her, med informasjon om det valgte området.
Oppdaterer referansen til et navngitt område.
Endre referansen i Referer til-boksen.
Du kan bruke den lille firkantede knappen til høyre for Referer til-boksen for å definere den nye referansen ved å dra musepekeren over den. Ved å klikke på den lille firkantede knappen reduseres størrelsen på dialogboksen Rediger navn og gir deg tilgang til regnearket. Når du er ferdig med å dra musen over det nye regnearkområdet, trykk Enter for å gå tilbake til dialogboksen Rediger navn.
Klikk på OK-knappen for å lagre referanseendringen og lukke dialogboksen.
Klikk Lukk.
Hvis du legger til poster i databaseområdet ditt ved å sette inn nye rader et sted i midten, i stedet for å legge dem til på slutten, justerer Excel automatisk referansen til det navngitte området.