Når du jobber med spørringer i Access 2007, kan det hende du finner ut at spørringene du oppretter kan trenge litt finjustering. Kanskje du ønsker å redusere resultatene slik at du ikke trenger å gå gjennom så mange poster, eller kanskje du har oppdaget at det virkelig er vondt å gå gjennom en hel haug med usorterte data. Uansett årsak, kan det være en sanntidsbesparelse å kunne endre eksisterende søk, i stedet for å starte fra bunnen av.
Når du eksperimenterer med å endre spørringer, må du passe på å følge advarselsmeldinger som Access viser når du prøver å kjøre den endrede spørringen. Husk at enkelte spørsmål og krysstabellspørringer er alltid trygt fordi de ikke endre noen av dine data, men de andre typer søk kan endre data.
Sletter et søk
Noen ganger er den enkleste, tryggeste og smarteste tingen å gjøre med en spørring å bli kvitt den helt og begynne på nytt. Hvis noe har gått galt og du ikke er sikker på hva det er, kan du slette søket. Bare marker den i listen over spørringer og trykk på Slett.
Endre et eksisterende søk
Uansett hvilken metode du brukte til å opprette en spørring, har du egentlig bare ett alternativ for å endre en eksisterende spørring. Det alternativet er å åpne spørringen i designvisning og gjøre endringer i spørringsredigeringsprogrammet. Access tilbyr ingen veivisere som hjelper deg med å endre eksisterende søk.
For å åpne en eksisterende spørring i Design View, velg spørringen i databasevinduet, høyreklikk den og velg Design View. Når du åpner en spørring på denne måten, ser spørringsredigeringsprogrammet ut akkurat slik den gjør når du oppretter en spørring i designvisning. Det vil si at det ikke er separate opprettelses- og redigeringsmoduser som kan forvirre deg.
I noen tilfeller kan det hende du oppdager at felt du har lagt til i en spørring, ikke vises i spørringsredigering når du redigerer spørringen. Årsaken til de mystiske forsvinnende feltene kan ikke tilskrives romvesener eller spøkelser; det er ganske enkelt at Access dropper alle ubrukte felt når du lagrer en spørring. Hvis du hadde felt i spørringen som ikke tjente noen hensikt i spørringen, er disse feltene borte når du åpner spørringen på nytt.
Etter at du har åpnet spørringen i designvisning, kan du klikke på Vis tabell-knappen på båndet. Dialogboksen Vis tabell vises slik at du kan legge til flere tabeller i spørringen. Du kan også legge til flere felt i spørringen ved å bruke de samme metodene du bruker når du først oppretter en spørring i designvisning. På samme måte kan du legge til eller endre hvilke som helst av søkekriteriene på nøyaktig samme måte som du gjør når du oppretter en spørring.
Omorganisere og slette felt i en spørring
Den ene oppgaveredigeringsoppgaven som du kanskje synes er litt forvirrende i begynnelsen, er å omorganisere feltene i spørringen. Du kan endre rekkefølgen på feltene ved å
- Dra og slipp nye felt: For å dra og slippe et felt, må du dra den veldig lille grå linjen som er rett over feltraden. Når du drar og slipper et felt på kolonnen i et eksisterende felt, vil det eksisterende feltet og eventuelle felt til høyre forskyves til høyre slik at det nye feltet settes inn før det eksisterende feltet.
- Klikk på feltboksen i en kolonne og velg et annet felt for kolonnen.
- Slette eksisterende felt: For å slette et felt, plasser musepekeren øverst i feltets kolonne rett over feltraden og klikk deretter når pekeren blir en hel svart nedoverpil. Velg riktig Slett-knapp fra båndet eller trykk Slett-tasten for å fjerne feltet. De resterende feltene til høyre skifter til venstre for å fylle den tomme kolonnen.